Учет поступлений материалов и расчетов с поставщиками

При отпуске материалов в производство и ином выбытии их оценка производится организацией одним из следующих способов.

При списании (отпуске) материалов по себестоимости каждой единицы запасов могут применяться два варианта исчисления себестоимости единицы запаса:

- включая все расходы, связанные  с приобретением запаса;

- включая только стоимость запаса  по договорной цене (упрощенный  вариант).

Списание (отпуск) материалов по способу ФИФО производится в оценке, рассчитанной исходя из допущения, что запасы используются в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления), т. е. запасы, первыми поступающие в производство (продажу), должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретения с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца. При применении этого способа оценка материалов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретения материалов, а в себестоимости проданных товаров, продукции, работ, услуг учитывается себестоимость ранних по времени приобретения.

Применение  какого-либо из перечисленных способов по группе (виду) материалов должно производиться  в течение отчетного года и отражается в учетной политике организации исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

 

 

Глава 2. Организация учета материалов и расчетов с поставщиками.

2.1. Документальное оформление движения материалов и расчетов с поставщиками.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском  учете», должны оформляться оправдательными  документами. Эти документы являются первичными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной  операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений  и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным  учетным документом, не принимаются  к учету и не подлежат отражению  в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются  к учету в том случае, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации. Разработанные  и утвержденные унифицированные  формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997года №835 должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.

  По  учету материалов такими первичными документами являются представленные ниже.

     Доверенность (ф. № М-2)¹ предназначена для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации для получения материальных ценностей. Она составляется в одном экземпляре и выдается получателю под расписку бухгалтерией организации. Срок выдачи доверенности — 15 дней, но при получении ценностей в порядке плановых платежей — календарный месяц.

Организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит  массовый характер, применяют форму  №М-2а и выдачу этих доверенностей  регистрируют в журнале учета  выданных доверенностей, который предварительно пронумеровывают и прошнуровывают.

     Приходный ордер (ф. № М-4)² используется для оформления учета запасов, поступивших на склад организации от поставщиков. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в пронумерованном виде. Они составляются в одном экземпляре на фактически принятое количество ценностей в день их поступления.

     Акт о приемке материалов (ф.  № М-7)³ нужен для оформления приемки материально-производственных запасов в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется также при приемке запасов, поступивших без документов. Акт заполняется в двух экземплярах приемочной комиссией с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или незаинтересованной организации. Он утверждается руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию организации для принятия на учет материальных ценностей, второй — отделу снабжения для направления претензионного письма поставщику. Графа «Номер паспорта» заполняется только в случаях обнаружения расхождений по ценностям, содержащим драгметаллы и камни.

     Требование-накладная (ф. № М-11)⁴ используется для учета движения материально-производственных запасов в самой организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Заполняется в двух экземплярах материально ответственным лицом склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей (складом, цехом и т. п.), второй — для оприходования ценностей принимающей стороной.

     Накладная на отпуск материалов  на сторону (ф. №  М-15) необходима  для учета отпуска подразделениям  предприятия, расположенным на  другой территории, или сторонним  организациям. Накладную выписывают  в двух экземплярах на основании  договоров, нарядов и предъявления  получателем доверенности на  получение груза. Первый экземпляр  передают складу в качестве  основания для отпуска запасов,  второй — получателю. При отпуске материально-производственных запасов на месте, т. е. самовывозом, накладную, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки платежных документов, если материальные ценности были отпущены с последующей оплатой.

     Карточка  учета материалов (ф.  № М-17) служит для учета движения  запасов на складе по каждому  номенклатурному номеру, виду, сорту,  размеру. Карточки являются документами  строгой отчетности и выдаются  кладовщику под расписку. Материально  ответственное лицо (кладовщик, заведующий  складом) производит записи в  карточках на основе первичных  приходно-расходных документов в  день совершения операций в  натуральном выражении. При оформлении внутреннего перемещения  запасов (между базовыми складами и цеховыми кладовыми) может быть использован способ записи непосредственно в карточках учета материально-производственных запасов.

     Движение  товара от поставщика  к потребителю  оформляется  товаросопроводительными  документами,  предусмотренными условиями   поставки товаров и правилами   перевозки грузов (накладной, товаротранспортной  накладной, железнодорожной накладной,  счетом или счетом–фактурой). Накладная   в торговой организации может   выступать как приходным, так   и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным  лицом при оформлении отпуска  товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т), которая является основным перевозочным документом.

При доставке товаров железнодорожным  транспортом в качестве сопроводительного  документа выступает железнодорожная  накладная. К железнодорожной накладной  могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем  делается отметка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном  контейнере».

     Счет-фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров  велик. Счет-фактура является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками.

     Для оплаты поступающих товаров  может  быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

     Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно–транспортной накладной, счете–фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

     Если  товары получает материально–ответственное   лицо вне склада покупателя, то  необходимым  документом является  доверенность, которая  подтверждает  право материально  ответственного  лица на получение товара. Порядок  оформления и получения  по  ним товаров установлен «Инструкцией  о порядке выдачи доверенностей   на получение товарно–материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Постановлением Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. № 71а.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительными документами (наличие или отсутствие) и т.д.

     Если  количество и качество  товара соответствует  указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой  печатью торговой организации.

     При нарушении правил приема  и сроков торговые организации  лишаются возможности  предъявления  претензий поставщикам  или  транспортным организациям при   недостаче или снижении качества  товаров.

     В случае несоответствия фактического  наличия  товаров или отклонении  по качеству, установленному в  договоре, или данным, указанным  в сопроводительных документах, должен составляться акт, который  является юридическим основанием  для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе  следует сделать отметку  об  актировании. Акт составляется  комиссией, в состав которой  должны входить  материально  ответственные лица торговой  организации, представитель  поставщика.

          После проверки, приемки и таксировки, принятых от материально ответственных   лиц отчетов о движении материальных  ценностей с приложенными оправдательными   документами, на основании которых   были сделаны записи в «Журнале  поступления  товаров», бухгалтер  предприятия  переносит остатки  на конец месяца из отчетов в сальдовые ведомости.

     Отчеты  о движении материальных  ценностей  являются регистрами  аналитического учета  и одновременно  оборотными ведомостями. Они составляются  материально ответственным  лицом  в двух экземплярах в  количественном  выражении на основании  первичных  документов. Бухгалтер, после   проверки отчета и таксировки, второй экземпляр отчета передает на склад  материально ответственному лицу с  отметкой о дате приема от него отчета и дате окончания его обработки.

     Регистром для учета расчетов  с поставщиками и подрядчиками  является журнал–ордер № 6, в  котором совмещается синтетический   учет с аналитическим.

     Журнал–ордер  № 6 открывается  на первое число  каждого  месяца незаконченными расчетами:

     1) по акцептованным платежным  документам, срок оплаты которых  не наступил, или просроченным – материалы  поступили ;

     2) по акцептованным платежным  документам  оплаченным – материалы  не  поступили;

     3) сальдо на начало месяца по  неотфактурованным поставкам.

     Журнал–ордер  ведется линейно–позиционным  способом, что позволяет судить  о состоянии  расчетов с  каждым платежным документом  каждого поставщика.

 

 

 

 2.2. Схема основных проводок.

Учет поступления материалов по договору поставки.

№	Содержание	Основания	Д	К	Сумма
Проводки, отражающие учет поставки материалов с оплатой поставщику после получения  материалов
1	Отражается  поступление материалов от поставщика на склад организации. Субсчет счета 10 определяется видом поступаемых материалов	Товарная  накладная (форма № ТОРГ-12)  Приходный ордер (ТМФ № М-4)	10	60.01	Стоимость материалов без НДС
2	Отражается  сумма НДС, относящегося к полученным материалам	Товарная  накладная (форма № ТОРГ-12)  Счет фактура	19.3	60.01	Сумма НДС
3	Относится сумма  НДС к возмещению из бюджета. Проводка делается при наличии счета фактуры  поставщика	Счет фактура  Книга покупок  Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)	68.2	19.3	Сумма НДС
4	Отражается  факт погашения кредиторской задолженности  поставщику за полученные ранее материалы	Банковская  выписка  Платежное поручение	60.01	51	Покупная  стоимость товаров
Проводки по учету поставки материалов по предоплате
5	Отражается  предоплата поставщику за материалы	Банковская  выписка  Платежное поручение	60.02	51	Сумма предварительной  оплаты
6	Отражается  поступление материалов от поставщика на склад организации. Субсчет счета 10 определяется видом поступаемых материалов	Товарная  накладная (форма № ТОРГ-12)  Приходный ордер (ТМФ № М-4)	10	60.01	Стоимость материалов без НДС

 

7	Отражается  сумма НДС, относящегося к полученным материалам	Товарная  накладная (форма № ТОРГ-12)  Счет фактура	19.3	60.01	Сумма НДС
8	Относится сумма  НДС к возмещению из бюджета. Проводка делается при наличии счета фактуры  поставщика	Счет фактура  Книга покупок  Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)	68.2	19.3	Сумма НДС
9	Зачитывается  ранее перечисленная предоплата в счет погашения задолженности  за полученные материалы	Бухгалтерская справка-расчет	60.01	60.02	Покупная  стоимость товаров
Поступление материалов от подотчетных  лиц по стандартной схеме
10	Отражается  выдача денежных средств из кассы  организации подотчетному лицу	Расходный кассовый ордер. Форма № КО-2	70	50.01	Сумма, выданная в подотчет
11	Отражается  поступление материалов от подотчетного лица на склад организации на основании  первичных документов, приложенных  к авансовому отчету. Субсчет счета 10 определяется видом поступаемых материалов	Товарная  накладная (форма № ТОРГ-12)  Приходный ордер (ТМФ № М-4)  Авансовый отчет	10	71	Стоимость материалов без НДС
12	Отражается  сумма НДС, относящегося к полученным материалам	Товарная  накладная (форма № ТОРГ-12)  Счет фактура	19.3	71	Сумма НДС
13	Относится сумма  НДС к возмещению из бюджета. Проводка делается при наличии счета фактуры  поставщика	Счет фактура  Книга покупок  Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)	68.2	19.3	Сумма НДС
Поступление материалов от подотчетных  лиц по схеме, использующей счет расчетов с поставщиками
14	Отражается  поступление материалов от подотчетного лица на склад организации на основании  первичных документов, приложенных  к авансовому отчету. Субсчет счета 10 определяется видом поступаемых материалов	Товарная  накладная (форма № ТОРГ-12)  Приходный ордер (ТМФ № М-4)	10	60.01	Стоимость материалов без НДС
15	Отражается  сумма НДС, относящегося к полученным материалам	Товарная  накладная (форма № ТОРГ-12)  Счет фактура	19.3	60.01	Сумма НДС
16	Относится сумма  НДС к возмещению из бюджета. Проводка делается при наличии счета фактуры  поставщика	Счет фактура  Книга покупок  Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)	68.2	19.3	Сумма НДС
Безвозмездное поступление материалов
17	Отражаем  безвозмездное поступление материалов. Субсчет счета 10 определяется видом  поступаемых материалов	Приходный ордер (ТМФ № М-4)  Акт приема передачи материалов	10	91.1	Рыночная  стоимость материалов на дату принятия к учету
Учет материалов по фактической  себестоимости.
18	Отражается  выпуск (изготовление) материалов по фактической  себестоимости	Приходный ордер (ТМФ № М-4)	10	20	Фактическая производственная себестоимость