Учет поступления товара с использованием документа счет-фактура

Федеральное агентство  по образованию

ГОУ ВПО

Уральский государственный  экономический университет

Институт непрерывного образования

Факультет сокращенной  подготовки

 

 

 

 

 

Курсовая работа

По дисциплине: «Проектирование ЭИС»

На тему: « Учет поступления товара с использованием документа счет-фактура»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студент 3курса группы ЗЭИ-10   

В.Г.  Валиулин

Проверил:

Преподаватель  О.В. Рузакова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2012

 

Содержание.

Введение  ……………………………………………………………………….. 3 

1. Постановка задачи.          
0. 1.1 Организационно-экономическая сущность задачи …………………… 5 
0. 1.2 Входная информация …………………………………………………… 8 
0. 1.3 Нормативно-справочная информация ……………………………….…9
0. 1.4 Выходная информация …………………………………………………. 10
2. Алгоритм решения  ……………………………………………………….... 10
3. Технологическая сеть проектирования документа . ……………………… 12
4. Руководство пользователя ………………………………………………… 13 
0. 4.1 Назначение и условия применения программы ………………….…...13

    4.2 Подготовка к работе……………………………………..………….…...16

    4.3 Описание операций ……………………………………..………….…...16

    4.4 Основные данные по форме «счет-фактура»………………..…….…..17

    4.5 Аварийные ситуации ………………..……………………………...…..17

5. Расчет экономической эффективности …………………………………... 18  

Заключение …………………………………………………………………… 22 

Список используемой литературы . …………………………………………. 23 

6. Приложения …………………………………………………...…………… 24 

 

Введение.

      Разработка  и использование унифицированных  форм документов не решают  всех проблем, связанных с   увеличением  эффективности обработки  данных, хранящихся в этих документах, необходимых для принятия своевременных управленческих решений. В соответствии с данными консалтинговых агентств более 80%  всех  деловых документов приходится на долю бумажных форм. Обработка традиционных печатных форм  - дорогостоящее дело: она включает задачи проектирования форм, заполнения, хранения данных, а также рутинной обработки каждой созданной формы. Для того чтобы только напечатать все эти формы, как уверяют аналитики Gartner Group, требуется   6  млрд. долл.

Хранение, распространение и обработка обходится еще в несколько раз дороже – стоимость этих процессов достигает совокупно 40 млрд.долл.

      Борьба  с возрастающим потоком бумажных  форм на предприятиях и в  организациях ведется в двух  направлениях: переход от бумажных форм документов к электронным и применение все более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм.

Целью данного курсового проекта  является разработка проектного решения  по проектированию экономической информационной системы учета счетов-фактур.

В настоящее время  использование информационных систем на предприятии становиться неотъемлемой частью организации производственного  процесса. Применение данной системы  на предприятии позволило бы автоматизировать операции по учету счетов фактур, ведению справочной информации о поставщиках, товарах, странах производителей и т.д., а также формированию отчетов. Это бы привело к получению материальных выгод по следующим направлениям:

а) уменьшение количества времени, затрачиваемого на оформление документации, что позволит сократить трудозатраты;

б) сокращение объема документооборота, что позволит снизить расходы  на хранение и утилизацию промежуточной  документации;

в) наглядность представления  и быстрота получения информации позволила бы ускорить и облегчить процесс принятия управленческих решений, что могло бы благоприятно сказаться на хозяйственной деятельности предприятия в целом.

 

1. Постановка задачи.          

1.1 Организационно-экономическая  сущность задачи

Цель задачи

Программа разработана  с целью автоматизации учета поступления товара с использованием документа счет – фактур. Автоматизация обеспечит оперативный и экономически выгодный учет поступления товаров, что позволит избежать ошибок, возникающих при заполнении вручную. Также произойдет экономия рабочего времени на поиск, оформление и получение необходимой информации.

Назначение  и краткое содержание постановки задачи. Назначение задачи состоит в обеспечении наиболее эффективной обработки информации о поступающих товарах на предприятие, расчете себестоимости, оформление финансового плана с выходом на чистую прибыль, а также определение фактического объема продаж.

Данная задача предназначена для оперативного составления отчетности, получения  необходимых данных.

Создание программы  с использованием СУБД Microsoft Access по следующим этапам:

- создание справочников (таблиц);

- установление  связей между таблицами;

- создание форм на основе  справочников;

- заполнение (введение информации  с первичных документов);

- создание запросов для  выходной информации;

- формирование и получение  отчетов.

Метод решения задачи

Задача решается аналитическим  путем с использованием расчетного метода при подсчете количества и  стоимости товаров.

Технологический метод решения  задачи

Производится ведение  основной базы данных по следующим этапам:

- ввод информации о  поступлении с первичных документов  в компьютер;

- контроль входной информации  с целью выявления случайных  ошибок для обеспечения правильного  ведения массива. При необходимости  производится корректировка;

- просмотр массива, по необходимости сортировка массива по нужным полям;

- создание, просмотр и  контроль выходных документов.

Перечень объектов, на которые  распространяется задача

Задача ориентирована  на автоматизацию работы бухгалтеров, связанной с учетом поступления товара по счет – фактурам и расчету себестоимости товаров.

Периодичность решения задачи

Программа используется:

- при необходимости ввести  информацию с первичных документов;

- при необходимости откорректировать  введенную информацию;

- при необходимости получить оперативную выходную информацию;

- при необходимости получить  ежедневные, ежемесячные, ежеквартальные  и годовые выходные документы.

Требования к организации  сбора информации

К организации сбора информации предъявляются следующие требования:

- полнота;

- достоверность;

- своевременность;

- точность;

- контроль ввода;

- периодическое  обновление.

Сроки поступления  входной информации не ограничены временными рамками, т. к. «Счет – фактура» заполняется по мере проведения финансовых операций. Контроль данных осуществляется посредством встроенных функций на этапах ввода и корректировки.

 

1.2 Входная информация

 

 При обработке информации по учёту счет – фактур предполагается использование постоянных и переменных данных. В качестве постоянных данных будут использоваться различные справочники (Покупатели, Продавцы, Грузоотправители, Грузополучатели, Валюты, Наименование товаров, страна производитель и Единицы измерения). Переменная информация представляется для учета поступления товара с использованием документа счет – фактур в виде первичного документа «счет – фактура» (Приложение 1).

№ входного документа	Наименование	Периодичность поступления
1	счет – фактура	По мере поступления

 

Входная информация будет  иметь такой вид:

Наименование	Реквизиты
счет – фактура	Номер счет – фактуры, дата, код поставщика, код грузоотправителя, код грузополучателя, код покупателя, номер платежно – расчетного документа, код валюты, код товара, код единицы измерения, количество, цена, сумма, сумма акциза, НДС, суммма НДС, номер таможенной декларации, код страны

 

Входная информация проверяется  на правильность ввода: контролируется формат полей дата, идентификационных  кодов организаций, контролируется тип вводимых данных, длина полей, числовые коды не должны иметь отрицательных  числовых значений.

На основе входных  документов создается БД, состоящая  из таблицы Основной, Подчиненной  и 8 справочников.

 

 

1.3 Нормативно-справочная  информация

Структура справочников выглядит следующим образом:

1) Справочник: Покупатель:

– Код покупателя;

– ИНН покупателя;

– Наименование;

– Адрес.

2) Справочник: Продавец:

– Код продавца;

– ИНН продавца;

– Наименование;

– Адрес.

3) Справочник: Единицы  измерения:

– Код единицы измерения;

– Наименование единицы измерения.

4) Справочник: Грузоотправители:

– Код грузоотправителя;

– Наименование грузоотправителя;

– Адрес.

5) Справочник: Грузополучатели:

– Код грузополучателя;

– Наименование грузополучателя;

– Адрес.

6) Справочник: валюта:

– Код валюты;

– Наименование;

7) Справочник: наименование товара:

– Код товара;

– Наименование;

8) Справочник: страна производитель:

– Код страны;

– Наименование;

Схема данных, показывающая взаимосвязь всех таблиц БД представлена в Приложении 2.

 

1.4 Выходная  информация

Отчёты

1) Отчет по количеству  и стоимости товара;

2) Отчет по количеству продавцов

3) Отчет по количеству  покупателей

 

2. Алгоритм решения задачи

1. Сбор первоначальной  информации:

·   получение счет – фактуры;

·   контроль ввода.

2. Блок создания справочников.

Работа со справочниками  предусматривает создание БД. Внешний вид БД представлен следующими справочниками:

Справочник Продавцов;

Справочник Покупателей;

Справочник  Наименование товаров;

Справочник Страна производитель;

Справочник Грузоотправителей;

Справочник Грузополучателей;

Справочник Единиц измерения;

Справочник Валюта;

Основные справочники  ведутся самими пользователями, т.е. добавляются записи самостоятельно по мере необходимости.

3. Обработка информации.

Обработка приходящих документов осуществляется с помощью экранной формы, которая заполняется в  диалоговом режиме с использованием первичных документов счет – фактур и справочников БД. Работа со справочниками и ведение экранной формы предполагает корректировки и просмотр документов введённых ранее.

4. Формирование выходной  информации.

Основными выходными  документами являются:

1) Отчет по количеству и стоимости товара.

2) Отчет по количеству продавцов.

3) Отчет по количеству  покупателей.

5. Печать отчётов.

· печать отчета по количеству и стоимости товара;

· печать отчета по количеству продавцов;

· печать отчета по количеству покупателей;

 

3. Технологическая сеть проектирования документа «Постановка и алгоритм решения задачи»

  

 

 

 

 

 

П1 – описание организационно-экономической сущности задачи.

D1 – технико-экономическое обоснование  задачи;

D2 – предпроектное обследование  объекта;

D3 – техническое задание на  АС «Учёт количества товаров по документу счет – фактура»;

D4 – организационно-экономическая сущность задачи (первый раздел документа).

П2 – проектирование входной информации.

D3 – техническое задание на  АС «Учёт количества товаров по документу счет – фактура»;

D4 – организационно-экономическая  сущность задачи (первый раздел  документа);

U1 – унифицированные формы входных документов;

D5 – формы входной информации (Счет – фактура).