Учет расчетов с подотчетными лицами

Филиал НОУ ВПО

МИЭМП (Р)

 

 

 

 

Курсовая работа по дисциплине

«Бухгалтерский финансовый учет»

на тему:

«Учет расчетов с подотчетными лицами»

 

 

 

Выполнил:

студентка экономического

факультета, очной формы

обучения, группы ЭД 21 – 07

Оленникова Яна Сергеевна

Проверил:

доцент Нюхня И. В.

 

 

 

 

 

 

Рязань

2009

Содержание:

Введение 3 - 4

Глава I. Нормативное регулирование  учета расчетов

с подотчетными лицами 5 - 10

Глава II. Теоретические  основы учета расчетов

с подотчетными лицами 11

2. 1. Документальное оформление учета расчетов

с подотчетными лицами 11 - 14

2. 2. Основные бухгалтерские  записи по учету расчетов 

с подотчетными лицами 15 - 17

Заключение 18 - 19

Список используемой литературы 20 - 21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. Весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники), оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств, расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу, представительские расходы.

Во всех случаях расчеты наличными  денежными средствами должны производиться  через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с  подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

1.  своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2.  документальная  обоснованность использования подотчетных  сумм и обоснованность включения  в состав затрат;

3.  контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на  хозяйственно - операционные цели.

           Бухгалтерский учет с подотчетными  лицами имеет свои особенности. Цель данной работы - изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.

Работа состоит из двух глав. В первой главе будут рассмотрены нормативные акты, касающиеся данного раздела учета. Во второй главе - основные первичные документы и бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Нормативное регулирование учета расчетов

с подотчетными лицами.

 

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.

Основные положения по отражению  расходов с подотчетными лицами в  бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе "О бухгалтерском учете". В нем говорится, что как и любые другие хозяйственные операции, операции с подотчетными лицами должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной  операции;

д) измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных  лиц;

Перечень лиц, имеющих право  подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации  по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации  и главным бухгалтером или  уполномоченными ими на то лицами. [1, ст. 9]

В настоящее время наличное денежное обращение в Российской Федерации регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Банка России.

Выдача наличных денег под отчет  производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.[2, п.10]

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. [2, п. 11]

В связи с тем, что расчеты  с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка Российской Федерации «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 рублей. [3, п. 1]

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, то есть они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса Российской Федерации. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентируют порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

Необходимость налогового учета командировочных расходов возникает в случае, если формирование налоговой базы предполагает включение в нее сумм выплат, произведенных работникам, или начислений на них.

Таким образом, налоговый учет вышеуказанных  расходов может иметь место в  отношении:

– НДС – по суммам налоговых вычетов по стоимости произведенных расходов.

Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной  командировки и обратно, включая  расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. [4, ст.171]

– налога на доходы физических лиц и единого социального налога – по суммам выплат, превышающим установленный законодательством лимит.

С 2009 года размер суточных для целей  налогообложения прибыли больше не нормируется. Однако нужно помнить, что в Налоговом Кодексе Российской Федерации установлены нормативы  суточных, которые применяются в целях исчисления НДФЛ: для командировок по России – 700 руб. в сутки; для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Указанные нормативы установлены с 1 января 2008 года и сохранили свое действие на 2009 год. Соответственно, если суточные работникам выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ. [4, ст.217]

При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению ЕСН суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, если суточные выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться ЕСН. [4, ст.238]

– налога на прибыль – по суммам, принимаемым для целей налогообложения в полном размере, и по суммам, которые при формировании налоговой базы не учитываются.

Под документально подтвержденными  расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. [4, ст. 252]

Расходы на командировки относятся  к прочим расходам организации как налогоплательщика, связанным с производством и реализацией. [4, ст. 264]

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса Российской Федерации, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку, а также порядок оплаты командированного сотрудника в выходные и праздничные дни. В командировку нельзя направлять беременных женщин и работников младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов). С письменного согласия сотрудников и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями допустимо направление в командировку:  

- женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;  

- работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;  

- работников, осуществляющих уход за больными членами своих семей в соответствии с медицинским заключением.  

Эти работники должны быть ознакомлены  в письменной форме с информацией о своем праве на отказ от служебной командировки. [5, ст. 259] 

Сотрудник, находящийся в командировке, обязан работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл. Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляют. В случае если он специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в означенные дни ему должны начислить доплату. При этом работодатель не имеет права забывать, что работу в выходные и праздничные дни оплачивают в двойном размере. [5, ст. 153]  

Если сотрудник выезжает в командировку в выходной день, по возвращении  ему предоставляют другой день отдыха по его заявлению. В таком случае в приказе о направлении в командировку оговаривают, что работник должен выехать в выходной день в связи со служебной (производственной) необходимостью. За рабочие дни в командировке человеку выплачивают среднюю заработную плату за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

При направлении сотрудника в командировку за границу РФ применяют следующий нормативный акт: Положение по бухгалтерскому учету № 3/2006 «Учет активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте».

1) если сумма выданного работнику аванса полностью, «тютелька в тютельку», покрыла понесенные расходы, списывать командировочные, оплаченные в валюте, нужно по тому же курсу, по которому работнику выдавалась эта валюта. [7, п. 9]

2) если сумма выданного аванса превысила реальные командировочные расходы, то есть у работника остались неизрасходованные подотчетные суммы, расходы списываются по курсу Центрального Банка на дату выдачи аванса, а возвращаемый остаток приходуется по курсу Центрального Банка на дату фактического внесения денег в кассу, в связи, с чем может образоваться курсовая разница по данному остатку. [7, п. 7]