Учет расчетов с покупателями и заказчиками

4. Аналитический учет расчетов с покупателями и заказчиками

         Аналитический учет по счету 62 ведется по каждому предъявленному покупателям счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику. Аналитический учет по каждому покупателю ведется в ведомости №38. В конце месяца данные по счету 62 переносятся в журнал-ордер №11, а из него - в Главную книгу. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по: покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным; векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселям, дисконтированным (учтенным) в банках; векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

5. Синтетический и аналитический учет расчетов с покупателями за отгруженные товары

         Синтетический и аналитический учет расчетов с покупателями за отгруженные товары (учет операций по счету 62) ведется в журнале-ордере по счету 62 в разрезе каждого дебитора, которые дают возможность контролировать наличие задолженности покупателей, сроки оплаты за отгруженный товар. Аналитический учет на этом счете ведут в разрезе покупателей и каждого отгрузочного и платежного документа. Покупатели и заказчики должны погасить задолженность по приобретенным товарно-материальным ценностям в течение срока и на условиях, определенных в договоре купли-продажи или поставки. Аналитический учет ведется в хронологическом порядке. При этом построение аналитического учета обеспечивает возможность получения необходимых данных по: покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным.

         Оплата счетов покупателем может производиться как в безналичной форме, так и наличными деньгами в кассу предприятия (в пределах лимита, установленного для расчетов между юридическими лицами, наличными деньгами). Банковская выписка по счету поступает на предприятие только на следующий день, поэтому используется система «клиент-банк» Сберегательного банка РФ, которая позволяет увидеть поступление средств на расчетный счет в этот же день, и отслеживать в реальном времени процесс проведения операций по расчетному и валютному счетам, а также контролировать поступление денежных средств от покупателей. Это оказывается очень удобно для покупателей, которые могут получить товар в день оплаты счета.

6. Совершенствование учета расчетов с покупателями и заказчиками

         Среди недостатков организации учета можно отметить следующие:

Основным общим недостатком  системы учета на предприятии  является недостаточный контроль за деятельностью бухгалтерии со стороны руководства предприятия. При такой системе руководитель как бы не является потребителем бухгалтерской информации в той степени, в которой ему следует им быть теоретически. Практически достаточных усилий по контролю руководитель предприятия не прикладывает, хотя нормативные требования соблюдаются им с наибольшей возможной точностью.

         Счет фактура должен быть выставлен покупателю в течение 5 дней с момента отгрузки товара, иначе, согласно действующему законодательству он будет считаться недействительным. Фактически же на предприятии нередки случаи выставления счетов фактур спустя неделю, а иногда и больше.

         Недостаточность контроля со стороны как главного бухгалтера предприятия, так и руководителя приводит к ошибкам зачисления поступивших средств и путанице при платежах третьих лиц, описанных во второй главе. Несвоевременно проводится, проводится частично или не проводится совсем инвентаризация расчетов, хотя это и предусмотрено учетной политикой предприятия, что не способствует своевременному выявлению просроченной задолженности и принятию мер к ее погашению.

         Перегруженность работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильность и неоднозначность правил учета и составления отчетности, регулярные (нередко по нескольку раз в год) изменения, вносимые в руководящие документы, и др.

         Невыполнение старого (но никогда не теряющего своего значения) правила проверки документов (сводных, платежных, отчетности и др.), подготавливаемых бухгалтерией, самими работниками бухгалтерии, т.е. отсутствует проверка «во вторую руку». Проверка «во вторую руку» заключается в том, что после составления документа одним работником бухгалтерии другой проверяет полностью этот документ, расписывается за проведенную проверку и несет ответственность за правильность данных наряду с сотрудником, составившим документ.

         Несвоевременность предоставления в бухгалтерию документации со стороны отдела продаж, что не способствует сокращению ошибок в учете.

 

 

Заключение

         На основании проведенного анализа и выявленных недостатков, можно дать следующие рекомендации:

1. Обязательная внутренняя проверка  документов. Для проверки документа  требуется значительно меньше  времени (порядка 10%), чем для  его составления. Но качество  подготовки и достоверность документов  после проверки значительно возрастает. Кроме того, при этом повышается  взаимозаменяемость работников  бухгалтерии и значительно сокращается  время на последующее исправление  недостатков, которые могут быть  выявлены сторонними проверяющими  в уже представленных им отчетных  документах. Наиболее продуктивным, по нашему мнению, способом выявления  и устранения недостатков и  нарушений в деятельности организаций  является проведение аудиторских  проверок. Такие проверки могут  принимать форму внутреннего  и внешнего аудита. Последний проводится специализированными аудиторскими фирмами.

2. Большое значение для устранения  недостатков в учете имеет  правильная организация внутреннего  документооборота в фирме, который  должен быть установлен приказом  ее руководителя. В приказе должны  быть четко определены формы  представления в бухгалтерию  документов, сроки их представления,  ответственные за это лица. Также  должны быть установлены жесткие  санкции за несвоевременную и  некачественную обработку документов. При этом необходимо четко  и наглядно наладить учет поступления  в бухгалтерию документов. При  выявлении несвоевременности представления  документов или их некачественного  составления главный бухгалтер  должен (возможно, после одного - двух  предупреждений) подавать руководителю  докладную записку и добиваться  наложения соответствующих санкций  на виновных с объявлением  их в приказе по фирме. Кроме  того, важно, по возможности, возложить  обязанность по получению исправленных  документов на тех же виновных  лиц. Это убедит последних в  том, что гораздо лучше сразу  же проследить за правильностью  получаемого от контрагентов или же от своих подчиненных документа, чем потом принудить их составить еще один документ, устранив ошибки.

3. Посещение бухгалтером по расчетам  семинаров или курсов по повышению  квалификации, что позволит сократить  до минимума ошибки и неточности  в учете. Нелишним также будет  усиление взаимодействия бухгалтерии  и Юридического отдела.

4. Создать комиссию по работе  с дебиторской задолженностью, в  обязанности которой входят систематическое  наблюдение за состоянием расчетной  дисциплины, проведение регулярных  сверок расчетов с покупателями. Важной составной частью оперативной  работы комиссии должно стать  ведение картотеки напоминаний  должникам, и своевременное предъявление  претензий по оплате продукции.

5. Необходимо производить анализ  состава и структуры дебиторской  и кредиторской задолженности  по конкретным поставщикам и  покупателям, а также по срокам  образования задолженности или  сроках их возможного погашения,  что позволит своевременно выявлять  просроченную задолженность и  принимать меры к ее взысканию.  Данные о сроках образования  (погашения) задолженности должны  быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать  в отдельном документе, например: реестр старения счетов дебиторов,  кредиторов. Составлять такой реестр  можно в виде матрицы, по  строкам указываются субъекты  задолженности, по столбцам указываются  субъекты задолженности, по столбцам - сроки образования. Реестр может  оперативно выявлять тех должников,  успешная работа с которыми  может принести наибольший результат для предприятия, а также тех с которыми должны устанавливаться особые отношения;

6. Постоянно следить за соотношением  дебиторской и кредиторской задолженности,  так как значительное преобладание  дебиторской задолженности создает  угрозу финансовой устойчивости  предприятия и делает необходимым  привлечение дополнительных источников  финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия.

7. Контролировать оборачиваемость  дебиторской и кредиторской задолженности,  а также состояние расчетов  по просроченной задолженности,  так как в условиях инфляции  всякая отсрочка платежа приводит  к тому, что предприятие реально  получает лишь часть стоимости  поставленной продукции, поэтому  желательно расширить систему  авансовых платежей;

8. В сложившейся ситуации можно  посоветовать организовать на  предприятии систему аналитического  учета дебиторской задолженности  не только по срокам, но и  по размерам, местонахождению юридических  лиц, физических лиц и предлагаемых  условий оплаты;

9. На высоком уровне организовать  работу с договорами, в карточке  клиента отличать работает он  под реализацию или по системе  предоплаты.

10. Внедрить на предприятии программный  продукт 1С: Бухгалтерия 8.0. Это  позволит значительно сэкономить  время выполнения некоторых типовых  операций и расширить функциональные  возможности автоматизированного  учета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Алборов Р.А. Основы бухгалтерского учета: Учебное пособие. - «ДИС» 2001.
2. Богаченко В.М., Кириллова Н.А. 3000 основных бухгалтерских проводок. «Феникс», 2008.
3. Брыкова Н.В. Основы бухгалтерского учета. Академия», 2003.
4. Глушков И.Е. Бухгалтерский учет на современном предприятии. - М.: Кнорус; Экор-Книга, 2002.
5. Лубяная В.С. Дебиторская и кредиторская задолженность. Бухгалтерский учет. Налоговые аспекты. / Налоговый вестник - 2002, №10 - 99 с.
6. Машков С.А. Самоучитель по бухгалтерскому учету. «Альфа-Пресс», 2003.
7. Снитко М.А. Теория бухгалтерского учета. - «Мисанта», 2009.

Практическая часть