Учёт расходов с податчётными лицами

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………..3-4

1.  Организация расчетов наличными денежными средствами…4

1.1 Порядок выдачи  наличных денежных средств под  отчет на предстоящие расходы………………………………………………….4-6

1.2 Порядок возмещения  расходов при служебных командировках, в том числе и за границу……………………………………………….. 6-12

2. Методика учета  расчетов с подотчетными лицами………..12

2.1 Документальное  оформление расчетов с подотчетными  лицами..12

2.1.1 Документальное  оформление расчетов с подотчетными   лицами по хозяйственным расходам…………………………………………..12-13

2.1.2 Документальное  оформление расчетов с подотчетными   лицами по командировочным расходам………………………………………..15-16

2.2 Синтетический  и аналитический учет расчетов  с подотчетными лицами……………………………………………………………………17-19

3. Учетная политика и практика учета расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии…………………………………………...20

3.1 Применяемая  форма бухгалтерского учета, первичные  документы, регистры и технические  средства по учету расчетов с подотчетными лицами………………………………………………………………….20-21

3.2 Ведение Главной  книги и содержание основных  хозяйственных операций по учету  расчетов с подотчетными лицами…………………..21-22

Заключение…………………………………………………………..22

Список литературы……………………………………………….....22-24

ВВЕДЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Основным нормативным  документом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях любой формы собственности, является Закон «О бухгалтерском учете и отчетности». Он определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливающие требования, предъявляемые к составлению и предоставлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь. В соответствии с этим законом законодательство Республики Беларусь о бухгалтерском учете и отчетности должно обеспечивать:

·  единообразие ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций всеми организациями;

·  сопоставимость учетной информации различных организаций;

·  достоверность учетной информации каждой организации.

Правильное  ведение и оформление учета расчетов с подотчетными лицами позволит избежать не только появления негативных моментов и ошибок при ведении своей  хозяйственной деятельности, но и  конфликтных ситуаций, которые могут  возникнуть между руководителем предприятия и его работниками.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место  практически на каждом предприятии. В условиях функционирования предприятий, налаживания внешнеэкономических  связей с поставщиками и партнерами, производства работ в разных точках страны, а так же необходимость использования наличных денежных средств, актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.

Целью работы является рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами, в том числе  и на примере ООО “БелТАСП- строительного  предприятия частной формы собственности, осуществляющего работы по тепловой реабилитации зданий.

В связи с  этим задачи данной работы следующие:

·  ознакомиться с теоретическим аспектом по данному вопросу;

·  изучить документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия;

·  ознакомиться с нормативной базой, регламентирующей порядок ведения данного вида расчетов;

·  на основании документального отражения расчетов с подотчетными лицами (приложенными документами ООО “БелТАСП”) проследить взаимосвязь теории с практикой.

1.  Организация расчетов наличными денежными средствами 

1.1 Порядок  выдачи наличных денежных средств  под отчет на предстоящие расходы

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, операционные и командировочные расходы. Такие работники называются подотчётными лицами.

Выдача наличных денег под отчет производится из касс юридических лиц, подразделений, а также использующих наемный  труд частных нотариусов и индивидуальных предпринимателей в соответствии с Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.

Разовые выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, регламентированных отдельно.

Порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие  расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении  работников авансом на предстоящие  расходы. В исключительных случаях  по решению руководителя допускается  использование личных денежных средств физических лиц в интересах юридического лица с которыми они состоят в трудовых отношениях.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на предстоящие  расходы на сроки, определяемые руководителем, включая день выдачи наличных денег  под отчет:

не более 3 рабочих  дней – на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

не более 10 рабочих  дней – на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

до 30 рабочих  дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу.

1.2 Порядок возмещения расходов по служебным командировкам в том числе и за границу

В соответствии с законодательной  базой Республики Беларусь работнику, направленному в служебную командировку, возмещаются расходы по проезду к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения, суточные и иные расходы.

Командированному работнику  возмещаются следующие расходы:

·  по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;

·  по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

В случае предоставления командированному работнику одноразового питания  суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразового - 30 % установленной нормы.

·  расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством  финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему  на общих основаниях возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

В соответствии с Постановлением «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» с 1 января 2010 г. установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках:

·  суточные – 300000 рублей за каждый день командировки;

·  суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, - 37500 рублей;

·  по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов – 45000 рублей

Данные размеры  возмещения расходов для органов  государственного управления и организаций, финансируемых из бюджета, вводятся в пределах плановых бюджетных ассигнований, утвержденных на эти цели.

Порядок направления работников в служебную командировку за границу, а также предоставляемые им гарантии и компенсации установлены Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2011 № 55 по согласованию с Минфином и МИД.

Расходы по найму  жилья, кроме командировок в страны СНГ, возмещаются при представлении  подтверждающих документов в оригинале.

Суммы за питание, включенные в счета по найму жилого помещения, возмещению не подлежат. Расходы  на отдельные услуги, включенные в  стоимость номера, возмещаются в  пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения.

Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения, кроме командировок в страны СНГ.

При приеме отчетов  об израсходованных суммах по командировкам, аванс по которым выдавался в  инвалюте, отличной от инвалюты, в которой установлены нормы, при осуществлении контроля за соблюдением предельных норм расходов по найму жилого помещения необходимо выполнить следующие действия:

1) расходы, произведенные  в инвалюте аванса (в национальной  валюте страны, куда командирован  работник), и предельные нормы возмещения расходов в соответствующей валюте пересчитать по курсу Нацбанка РБ на дату составления отчета в белорусские рубли;

2) белорусские  рубли пересчитать в валюту, в  которой был выдан аванс.

Суточные за время пребывания в командировке выплачиваются:

а) при проезде  по территории Беларуси - в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством об оплате служебных командировок в пределах республики;

б) при проезде  и за время пребывания на иностранной  территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направляется работник в служебную командировку.

При этом день пересечения  границы включается: при выезде из республики - в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам страны, куда работник командирован; при возвращении в республику - в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах республики.

День пересечения  государственной границы определяется по отметкам в паспорте.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. В случае командирования работника на автотранспорте нанимателя подтверждением для выплаты иностранной валюты является путевой лист с отметками о выездах и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы.

При однодневной командировке (выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день) суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

Если работник находился  в командировке за границей более 60 дней, суточные начиная с 61-го дня выплачиваются в размерах, установленных для работников учреждений Республики Беларусь за границей при командировании в пределах государства, где находится это учреждение.

В зависимости от условий  пребывания за границей суточные могут  выплачиваться в размере 100, 70 или 30% от установленных норм.

В случаях, когда работники  в период командировки обеспечиваются питанием и иностранной валютой  на личные расходы за счет принимающей  стороны, направляющая сторона выплату  суточных этим лицам не производит, кроме времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных норм страны командирования.

Если принимающая сторона  берет на себя расходы по обеспечению  одноразовым питанием, суточные выплачиваются  в размере 70%, двухразовым - 30% от установленной нормы суточных страны командирования.

При направлении за границу  делегаций школьников, студентов  вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений направляющая сторона выплачивает суточные в  размере 15% от установленной нормы при условии, что обеспечение питанием производится за счет направившей или принимающей стороны и принимающая сторона не выплачивает иностранную валюту на личные расходы.

Имеются особенности оплаты командировочных расходов, если по заданию руководства или по другим не зависящим от работника причинам имели место временная остановка и пребывание на территории иностранного государства продолжительностью более суток при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку. В этом случае выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.

Расходы по проезду возмещаются  в пределах установленной нормы, которой является стоимость проезда  по тарифу 2-го класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте - «купе»). Кроме того, возмещаются расходы по оплате страховых и комиссионных сборов, а также обязательного сбора, взимаемого с граждан в аэропортах.

В исключительных случаях  с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду могут быть возмещены по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте - «СВ», на самолетах - «бизнес-класс»). При отсутствии вагонов (а на судах - кают) 2-го класса расходы возмещаются по тарифу 1-го класса. Стоимость проезда по железной дороге в странах Азии и Африки возмещается всем работникам по тарифу 1-го класса.

При направлении в краткосрочные  командировки за границу руководителей и заместителей руководителей республиканских органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов расходы при проезде железнодорожным транспортом до места командирования и обратно могут возмещаться по тарифу 1-го класса (вагоны класса «СВ»).

Стоимость набора питания, выдаваемого  в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. Она  должна оплачиваться самим работником.

Возмещению подлежит стоимость  проезда транспортом общего пользования (за исключением такси) на вокзал, аэропорт или пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме тех случаев, когда работнику предоставляются бесплатные средства перемещения).

Таким образом, порядок возмещения и размеры расходов по командировкам  четко регламентированы нормативной  базой Республики Беларусь и являются обязательными при осуществлении  расчетов с подотчетными лицами.

2.  Методика учета расчетов с подотчетными лицами 

2.1 Документальное  оформление расчетов с подотчетными  лицами 

2.1.1 Документальное  оформление расчетов с подотчетными  лицами по хозяйственным расходам

Список работников, имеющих  право получать деньги под отчет  на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

Выдача наличных денег  из касс производится по:

- расходному  кассовому ордеру формы КО-2, при  разовых выдачах наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам;

- платежной  ведомости с последующим проставлением  на ней реквизитов расходного  кассового ордера либо приложением  расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя при выдаче нескольким лицам наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи.

На титульном  листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, индивидуального  предпринимателя или лиц, ими  уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

Платежная ведомость  выписывается либо оформляется с  помощью технических средств  с указанием по итогу суммы  наличных денег цифрами и прописью.

В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег.

В соответствии с приказом руководителя подотчетные  лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового  ордера (РКО).

Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:

·  наименование организации;

·  номер документа и дата его составления;

· сумма, подлежащая выдаче;

·  ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;

·  документ, на основании которого оформляется данный РКО;

·  документ, удостоверяющий личность работника;

·  сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

Документами, подтверждающими  расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

-  кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством;

-  кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

Авансовый отчет  составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса. В Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 17 января 2010 г. № 4 и Правилах ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2010 № 98, рассматриваемый документ именуется как отчет об израсходованных суммах.

2.1.2 Документальное  оформление расчетов с подотчетными  лицами по командировочным расходам

Командировка  оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются следующие:

·  номер командировочного удостоверения;

·  штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;

·  ФИО, должность и место работы командируемого работника;

·  пункт назначения;

·  срок командировки;

·  цель командировки;

·  документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его номера и даты подписания.

На обратной стороне командировочного удостоверения  делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии к месту постоянной работы.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного год.

Взамен дней отдыха, не использованных во время  командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные  дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.

Направление в  командировку работника, работающего  по совместительству, допускается в  свободное от основной работы время (при представлении подтверждения с основного места работы) или в случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе.

За командированным  работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок  за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

На основании  приказа руководителя работнику  выдается аванс на командировочные  расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья  на срок командировки.

После возвращения  из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет (см. приложения 7- 9).

Основными реквизитами  авансового отчета являются:

·  наименование организации;

·  ФИО и должность работника;

·  номер и дата составления авансового отчета;

·  назначение аванса;

·  сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;

·  и некоторые другие реквизиты.

На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

·  дата;

·  порядковый номер документа;

·  кому, за что и по какому документу уплачено;

·  сумма оплаты;

·  итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:

·  командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

·  оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;

·  проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

·  отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Цели служебной  командировки могут быть разными: выполнение работ, налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

2.2 Синтетический  и аналитический учет расчетов  с подотчетными лицами

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия  по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета  отражается дебиторская задолженность  работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов, в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

Учет наличия  и движения подотчетных сумм при  упрощенной форме обобщается в ведомости  № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и  других документов. [14]

В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Д71 К50.

Возврат неизрасходованных  сумм сопровождается обратной записью  с составлением ПКО, т.е Д50 К71

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т.е. Д10, 20,26 К71.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е. Д84 К71.

Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных  сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Д73.2 К71.

На сумму  невозвращенных в срок подотчетных средств составляется запись Д94 К71, после которой эта сумма списывается на виновное подотчетное лицо Д73.2 К94.

Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и  на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности по счету 71 относятся на себестоимость продукции, а по дебиторской – на финансовые результаты от деятельности предприятия.

Таким образом, все операции по выдаче авансов и  расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.

3. Учетная  политика и практика учета  расчетов с подотчетными лицами  на исследуемом предприятии 

3.1 Применяемая  форма бухгалтерского учета, первичные документы, регистры и технические средства по учету расчетов с подотчетными лицами

Основным видом  деятельности исследуемого предприятия  ООО «БелТАСП» является строительство.

Предприятие находится  в г. Минске и не имеет филиалов и обособленных подразделений.

Как и многие другие предприятия, ООО “БелТАСП”  стремится увеличивать свою прибыль  и рентабельность за счет бесперебойной  работы предприятия. Это возможно только при наличии устойчивых экономических  связей с заказчиками и генподрядчиками, а так же изучения опыта передовых стран и применения различных материалов, облегчающих производство работ и улучшающих производственные показатели, не ухудшая при этом, качества выполненных работ. По роду своей деятельности предприятие заключает договоры на выполнение работ не только в г. Минске, но и в других населенных пунктах.

Все это вызывает необходимость направлять работников в командировки, в том числе  и зарубежные, для маркетинговых  изучений рынков ближнего зарубежья, а  так же для выполнения работ за пределами

г. Минска.

Подотчетные суммы  на операционные и хозяйственные  расходы выдаются в размерах и  на сроки, определяемые директором предприятия  по согласованию с учреждением банка, осуществляющим его кассовое обслуживание. За выданные суммы подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех дней по истечении срока.

При учете расчетов с подотчетными лицами первичными документами  являются:

- приходно-кассовые  ордера;

- расходно-кассовые  ордера;

- авансовые  отчеты;

- командировочные  удостоверения;

- платежные  ведомости;

- кассовые чеки;

- и иные документы.

Порядок расчетов с подотчетными лицами в ООО «БелТАСП»  регламентирован Учетной политикой, ведется в порядке, требуемом  законодательством Республики Беларусь.

Приходно-кассовые ордера заполняются от руки на бланках строгой отчетности.

Расходно-кассовые ордера заполняются в бухгалтерской  программе. После чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение  учета происходит автоматически.

Командировочные удостоверения заполняются на заранее  изготовленных бланках, не заполненные  или заполненные не до конца удостоверения  к учету не принимаются.

Выбывающие  в командировку работники регистрируются и в специальном журнале.

До внесения изменений в законодательство использовалась другая форма.

Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные  и оперативные нужды, а так  же на командировочные расходы на предприятии осуществляется согласно законодательству, и ее порядок соответствует  порядку, описанному в теоретической части данной работы.

3.2 Ведение  Главной книги и содержание  основных хозяйственных операций  по учету расчетов с подотчетными  лицами

Ведение Главной  книги на предприятии ведется  автоматически, и в конце месяца формируются остатки и отражаются обороты за период. Таким образом, отражение расчетов с подотчетными лицами в ООО «БелТАСП» соответствует порядку, регламентированному законодательством Республики Беларусь. Ведение некоторых документов на бланках строгой отчетности позволяет контролировать своевременность и правильность отражения использования подотчетных сумм.

Для ускорения  расчетов с подотчетными лицами, в  ООО “БелТАСП” используются автоматизированная система учета, которая позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате всего  вышеизложенного материала можно  сделать следующие основные выводы.

Расчеты с подотчетными лицами – неотъемлемая часть хозяйственной  деятельности предприятии, в связи  с чем, основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

·  своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и результаты использования денежных средств на хозяйственные нужды;

·  документальная обоснованность использования подотчетных сумм;

·  контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Что касается ООО  “БелТАСП”, то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

Для ускорения расчетов с подотчетными лицами, в ООО “БелТАСП” используются автоматизированная система учета, которая позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.  Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 296-З (с изменениями и дополнениями)

2.  О бухгалтерском учете и отчетности: Закон Республики Беларусь в редакции от 25.06.2001 № 42-3.

3.  О порядке направления в служебные командировки за границу: Положение, утвержденное указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274, с изменениями и дополнениями.

4.  О порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь: Инструкция в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35

5.  Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. № 43, с изменениями и дополнениями

6.  Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 мая 2003 г. № 89.

7.  Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу в редакции Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17 октября 2005 г. № 123, с изменениями и дополнениями.

8.  Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21 декабря 2007г. № 197

9.  О порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь: Инструкция в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 29.02.2008 № 29

10.  О регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, Положение утвержденное постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 55, с изменениями и дополнениями.

11.  О порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь: Инструкции в редакции постановления Правления Национального Банка Республики Беларусь от 17 января 2008 г., с изменениями и дополнениями.

12.  О порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь: Инструкция в редакции постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 13. февраля 2008 № 24, с изменениями и дополнениями.

13.  2500 типовых проводок/ Т.А.Сукристик. – Мн.: Регистр, 2006.

14.  Бухгалтерский учет / Под ред. Н. И. Ладутько.– Мн.: ФУА «Информ», 2004.

15.  Аналитическая правовая система «Бизнес-инфо»

16.  Материалы ООО “БелТАСП”.