Виды первичных учётных документов

 

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение………………………………………………………………………..……..3 
I. Первичные учетные документы………………………………………..5

      1.Понятие первичного учетного документа……………………5

      2. Классификация первичных учетных документов………..7

      3. Нормативные документы, в соответствии с которыми

      ведется учет на предприятии…………………………………………...11                     

 II. Регистры бухгалтерского учета в банках…………………………..13

      1. Классификация регистров бухгалтерского учета в 
      банках.....................................................................................13

     2. Виды и порядок бухгалтерских записей в учетных

     регистрах……………………………………………………………………………..15

     3. Способы проверки бухгалтерских записей в учетных

     регистрах……………………………………………………………………………...22 
     4. Порядок исправления ошибок в бухгалтерских  
     записях………………………………………………………………………………….24

  Заключение…………………………………………………………………….……….26

  Список использованной литературы………………………………………28

 

 

 

 

 

Введение

    

     Тема моей курсовой работы была выбрана не случайно. Грамотное составление первичной документации имеет принципиальное значение для деятельности любой организации. Правила заполнения и ведения первичной учётной документации должен знать каждый сотрудник, работающий на предприятии и серьёзно относящийся к выполнению своих функциональных обязанностей. Документы предприятия – это его основа, его история и своего рода «биография». Изучая документацию фирмы, можно восстановить произошедшие в ней события, обнаружить ошибки сотрудников, найти причины каких-либо несовпадений и неточностей в отчётах. Неправильное оформление учётных документов (например, отсутствие некоторых реквизитов в них) может привести к крайне неблагоприятным последствиям для организации. Следовательно, эти документы должны оформляться согласно определённым нормам и правилам, которые я и хочу рассмотреть в своей курсовой работе.

Без первичной документации невозможно ведение первичного учёта. А его  неверное ведение, в свою очередь, приводит к появлению искажённой картины  финансового состояния предприятия, ведь выявить и использовать финансовые резервы организации можно только с помощью тщательного учёта. Первичный учёт представляет собой  начальную стадию восприятия и регистрации  отдельных операций, характеризующих  хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учётной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах  и явлениях, происходящих во всех отделах  и подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Основная целью курсовой работы я ставил анализ существующих форм и видов первичных учётных документов, а также действующих стандартов и методик работы с ними. Рассмотрим, как учётная информация регистрируется в бухгалтерском учёте, с помощью каких учётных регистров и форм учёта.

 

В своей работе я дам определение понятию первичных учётных документов, определю классификацию и существующие формы документов, а так же рассмотрю учетные регистры, классификация  учётных регистров, виды и порядок бухгалтерских записей в учётных регистрах, способы проверки бухгалтерских записей  в учётных регистрах, порядок исправления ошибок в бухгалтерских записях.

 

I. Первичные учетные документы.

            1.Понятие первичного учетного документа.

                 Юридическая энциклопедия даёт следующее определение первичным учётным документам. Первичные учётные документы – это оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, составляемые в момент совершения хозяйственной операции или сразу после её завершения и удостоверяющие факт совершения соответствующей операции, на основании которых ведется бухгалтерский учёт. Так как оформление этих документов является началом учётной регистрации хозяйственных операций, то они составляют основу учётной информации, обеспечивая бухгалтерский учёт сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации. К первичной учётной документации относятся накладные, счета-фактуры, договора, акты сдачи-приемки, платежные поручения, кассовые приходные и расходные ордера, наряды, квитанции, товарные чеки и иные документы. Информация, содержащаяся в таких документах, систематизируется и накапливается в процессе ведения регистров бухгалтерского учёта.

Перечень  лиц, имеющих право подписи первичной  учётной документации, утверждает руководитель организации по согласованию с главным  бухгалтером. Как правило, такими лицами являются сотрудники бухгалтерии, отделов  снабжения и сбыта, отделов контроллинга. Нужно отметить, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, обязательно подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учётный документ должен быть составлен  в момент совершения операции (если это невозможно, то непосредственно  после её окончания). За своевременное  и качественное оформление документа, передачу его в нужный отдел, а  также достоверность содержащихся в нём данных ответственны лица, составившие и подписавшие этот документ.

Учётная документация является одним из важнейших  элементов метода бухгалтерского учёта, суть которого сводится к сплошному  и непрерывному отражению хозяйственных  операций с целью получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля за деятельностью предприятия.

После поступления в бухгалтерию  первичные учётные документы  проверяются на полноту и качество заполнения, а так же на законность совершенных хозяйственных операций и логическую увязку отдельных показателей. После окончания обработки на документах ставится специальная отметка, чтобы исключить возможность  повторной обработки. Достоверность  бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного  документа, следовательно, все первичные  учётные документы должны составляться с соблюдением установленных  правил и требований. Значение первичных документов можно разделить на несколько блоков, указанных в таблице №1.

 

Таблица 1.

Значение	Характеристика
Экономическое	Заключается в том, что  данные первичных документов используются для определения важных экономических  и производственных показателей (производительность труда, фондоотдача). Первичный учётный  документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений.
Контрольно - аналитическое	Заключается в том, что  первичные документы служат источником данных для осуществления внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и целесообразности осуществленных операций. Первичные документы являются источником данных для внешних аудиторов при проведении проверок, а также основанием для проведения ревизии. Во время и после ревизии документы помогут выявить причины и виновников недостач, скрытые резервы предприятия  и т.д.
Практическое	Заключается в том, что  в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия, т.е. первичные  документы можно брать за основу любой проверки или операции, не опасаясь за то, что результат работы будет неудовлетворительным из-за неверных данных в первичных документах.
Организационно -управленческое	Заключается в том, что  с помощью системного использования  информации, взятой из первичных документов, можно добиться оптимального взаимодействия всех управленческих резервов для достижения намеченных экономических показателей  и получения максимальной прибыли.
Юридическое	Заключается в том, что  первичные учётные документы  обеспечивают доказательное обоснование  показателей бухгалтерского учёта  и отчетности, устанавливают ответственность  исполнителей за произведенные хозяйственные  операции.

 

 
 

2. Классификация первичных учетных документов.

 

Классифицировать первичные учётные  документы можно следующим образом: по объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления, по способу использования, по назначению, по месту составления, по количеству учётных позиции, по способу заполнения, по характеру регистрируемых операций. Подробнее эту классификацию  можно рассмотреть в таблице  №2.

Теперь рассмотрим понятие «формы документа». Под формой документа  понимается состав и расположение его  реквизитов. Одно из важнейших условий  оформления первичной учётной документации это наличие в ней всех сведений, необходимых для работы, учёта и контроля. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учётной документации. Если же форма первичных учётных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, то такие документы должны разрабатываться организацией самостоятельно и в обязательном порядке содержать реквизиты.

 

Таблица 2

Классификационный признак	Название	Характеристика
По объему содержащихся в  документах сведений или по порядку  их составления	Первичные	Составляются непосредственно  в момент совершения хозяйственной  операции. Имеют юридическую силу, т.к. являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. Сюда можно  отнести накладные, документы о  начислении заработной платы, и др.
	Сводные	Составляются на основании  первичных документов и отражают операции, уже оформленные прежде первичными документами. Составляются для обобщения данных первичных  документов с целью получения  укрупненных или новых показателей. Сюда можно отнести авансовый  отчет, расчетно-платежную ведомость, и др.
По способу использования	Разовые	Отражают одну или несколько  хозяйственных операций, совершённых  одновременно. После составления  могут быть основанием для бухгалтерских  записей.
	Накопительные	Составляются за определенный период времени (например, за день) и  содержат информацию об однородных хозяйственных  операциях. Позволяют сократить  количество заполняемых документов, бухгалтерских записей, и, следовательно, снижают трудоемкость работы бухгалтерской  службы. Сюда можно отнести реестры, лимитно-заборные карты на отпуск материалов, ведомости, и др.
По назначению	Распорядительные	Содержат распоряжения и  приказы руководителя организации  или других уполномоченных лиц. Не подтверждают факта осуществления хозяйственной  операции, поэтому основанием для  учётных записей не являются. Сюда можно отнести приказы, распоряжения, платёжные поручения, чеки, доверенности на получение ТМЦ и др.
	Исполнительные (оправдательные)	Подтверждают факт совершения хозяйственных операций, являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций. Сюда можно отнести наряды на сдельную работу, накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение ТМЦ, и т. д.
	Бухгалтерского оформления	Составляются с целью  подготовки, сокращения и упорядочения учётных записей, а также с  целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. Сюда можно отнести документы по расчетам с подотчетными лицами, документы  по учёту НДС, документы по учёту  кассовых и банковских операций, документы  по учёту рабочего времени и др.
	Комбинированные	Содержат признаки трёх указанных  выше виттов документов. Примером такого вида документов может служить расходный кассовый ордер, который содержит в себе и распоряжение о выдаче денег, и подтверждение получения денег, и корреспондирующие счета.
По месту составления	Внутренние	Оформляются и применяются  внутри одного предприятия. Сюда можно  отнести расчетно-платежные ведомости  по заработной плате, путевые листы, акты, кассовые приходные и расходные  ордера и др.
	Внешние	Поступают от других юридических  и физических лиц. Сюда можно отнести  ТТН, счета-фактуры поставщиков и  др.
По количеству учётных позиции	Однопозиционные	Содержат одну позицию. Сюда можно отнести наряд на выполнение работы.
	Многопозиционные	Состоят из нескольких позиций  и наименований. Сюда можно отнести  ТТН или счёт-фактуру.
По способу заполнения	Составляемые вручную	Составляются «от руки»  на чистом листе/ бланке.
	Составляемые с помощью  техники	Составляются на пишущей  машинке либо (что в настоящее  время встречается гораздо чаще) на компьютере.
По характеру регистрируемых операций	Типовые	Служат для регистрации  однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, имеющих место  быть на предприятиях с часто встречающейся  деятельностью.
	Специализированные	Служат для регистрации  операций специализированного узкоотраслевого  характера, имеющих место быть на предприятиях с редко встречающейся деятельностью

 

Реквизиты служат для придания исчерпывающей  характеристики хозяйственному факту, изложенному в документе, а так  же придают ему юридическую силу. К обязательным реквизитам относят:

- наименование документа;

- наименование организации - составителя (должно совпадать с названием, указанным в учредительных документах организации);

- дата (подписания или утверждения;  оформляется арабскими цифрами  по принципу: день, месяц, год);

- наименования сторон, участвующих  в совершении хозяйственной операции;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном  выражении);

- наименование должностных лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции;

- личные подписи указанных лиц  и их расшифровки.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и  других факторов, в первичные документы  могут быть включены дополнительные реквизиты (номер документа, адрес  организации), при этом все реквизиты  утвержденных унифицированных форм первичной документации остаются без  изменения. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается, а вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Регистрация документа проводится только после его подписания (утверждения); в этом случае документу присваивается  регистрационный номер - цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учёта и последующего поиска.

Существует понятие «стандартизации  документов». Это установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых  документов. Стандарты унифицированных  форм первичной учётной документации утверждает Госкомстат России по согласованию с Минфином и Минэкономразвития  России. Подобные формы разработаны  практически для всех направлений  внутренней деятельности предприятия. Например, по учёту использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (N Т-12 "Табель учёта использования рабочего времени и расчета заработной платы", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-13 "Табель учёта использования рабочего времени"), по учёту кадров (N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-7 "График отпусков", N Т-10 "Командировочное удостоверение"), по учёту кассовых операций (N КО-1 "Приходный кассовый ордер", N КО-4 "Кассовая книга") и т.д. С различными бланками документов можно также ознакомиться в приложениях (Приложения Б, В, Г, Д, Е, Ж, И, К, Л, М).