Внешняя и внутренняя отчетность

То же относится к группировке  издержек. Каждый центр ответственности  хочет получать отчеты, содержащие информацию для своих собственных  целей. Система информации должна быть разработана так, чтобы существовало определенное единообразие данных для  группировки и сравнения. Бухгалтерский  учет по определению стремится к  единообразию, это знает каждый бухгалтер.[13]

Понятность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать только ту информацию, которая необходима данному  конкретному менеджеру. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность многими малосущественными  показателями затрудняет понимание  отчетности, ведет к использованию  в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое  верное решение. По закону Паркинсона число цифр, включаемых в отчет, часто  превышает пределы возможностей, обеспечиваемых отчетом.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Бухгалтерская отчетность в ООО  «Артэк»

2.1 Внутренняя  отчетность в ООО «Артэк»

Бухгалтерская отчетность в ООО «Артэк», как и на любом другом предприятии, является неотъемлемым элементом всей системы бухгалтерского учета и выступает завершающим этапом учетного процесса. Это обусловливает органическое единство формирующихся в ней показателей с первичной документацией и учетными регистрами.

Бухгалтерская отчетность, по своей сущности, предназначена  для удовлетворения потребностей как  внутренних, так и внешних пользователей. Поэтому при ее составлении должно быть обеспечено соблюдение следующих  условий:

• полное отражение за отчетный период всех хозяйственных операций; полное совпадение данных синтетического и аналитического учета и их соответствие показателям бухгалтерской отчетности;
• своевременная инвентаризация денежных средств, материальных ценностей и расчетов;
• правильная оценка статей баланса.[11]

Для составления бухгалтерской  отчетности необходимо проделать предварительную  работу, которая должна обеспечить точность и полноту включаемых в  отчетные формы данных. Для этого в ООО «Артэк» производится тщательная сверка данных синтетического и аналитического учета, контроль за тем, чтобы ни один документ не остался вне записи в соответствующих учетных регистрах, ликвидируются расхождения в расчетах с другими организациями и лицами.

При завершении годового цикла  бухгалтерского учета, кроме того, проводится полная инвентаризация всех средств  и расчетов для устранения возможных расхождений между данными текущего учета и действительным фактическим состоянием средств хозяйства, производятся также заключительные годовые записи и подсчет итогов и сальдо по счетам.

Проверка учетных записей  и уточнение оценки объектов бухгалтерского учета обеспечивает реальность показателей  бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление  об имущественном и финансовом положении  организации, об его изменениях, а  также о финансовых результатах  ее деятельности. Если организация  имеет филиалы, представительства  и иные структурные подразделения, то она должна включать их показатели деятельности в свою отчетность.[12]

Составленная бухгалтерская  отчетность в ООО «Артэк» подлежит обязательному представлению:

• собственникам (органам, уполномоченным управлять государственным имуществом; участникам, учредителям — в соответствии с учредительными документами);
• государственной налоговой инспекции;
• территориальным органам государственной статистики по месту регистрации.

Годовая бухгалтерская отчетность должна быть представлена в течение 90 дней по окончании года, а квартальная  — не позднее 30 дней по окончании  отчетного периода. Учредители (собственники) предприятия устанавливают в  пределах этих сроков конкретную дату представления бухгалтерской отчетности.

Организация, имеющая дочерние и зависимые общества, должна составлять сводную годовую бухгалтерскую  отчетность не позднее 25-го апреля следующего за отчетным года и представлять ее в порядке и сроки, установленные  действующим законодательством.

Годовая бухгалтерская отчетность организации до представления в  указанные адреса рассматривается  и утверждается собственниками (учредителями) в порядке, установленном учредительными документами.

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом в принятии решений является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. [14]

Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего  отчета, расположение и подача соответствующей  информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными  формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна. Она отрицает шаблонный подход.

Можно выделить классификационные  признаки, характеризующие общие  подходы к характеристике форм отчетности (рис. 1). [16]

Рис. 1. Классификация внутренней отчетности

По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц или за иной отчетный период (квартал, полугодие и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период.

Они представляются регулярно и отражают доходы и расходы по центрам ответственности, исполнение сметы издержек, рентабельность, движение денежных средств и иные показатели для общей оценки и контроля.

На предприятии ООО "Артэк" используется "Ведомость движения товара". Она представляется директору предприятия за месяц.(рис.2)В данной ведомости отображается движение товара.

Тематические отчеты по ключевым показателям представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график ремонта товара и другим, не входящим в оценочные, плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Рисунок2.Ведомость движения товара.

Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам руководителей и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности. Можно отнести, причины, влияющие на перерасход ресурсов, уровень продаж по секторам рынка, всесторонняя оценка причин изменения рентабельности, анализ рынка и использования производственной мощности, факторы риска деятельности в определенных направлениях и т.п.

По уровням управления различают оперативные отчеты, текущие и сводные отчеты. Оперативные отчеты представляются на низовом уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты в ООО «Артэк» содержат агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.(Рис.3)

Рисунок 3.Ведомость по закупкам.

В данном отчете в ООО "Артэк" отражаются закупки товара у поставщиков.

Сводные отчеты представляются для высшего управленческого персонала организации, по которым принимаются стратегические решения и осуществляются общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем, иногда – на нижнем уровне. Периодичность колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов.

Оперативная информация, предназначенная  для низовых центров ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. Нижний уровень – это оперативные  решения по согласованию и выполнению производственных планов, использованию  ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в  более общие показатели для представления  на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая  степень обобщения информации.

По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты. Сводка – это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период, иногда за день, за неделю. Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях данного центра ответственности. Общие финансовые отчеты составляются по организации в целом и содержат информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.[15]

По формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.

Табличная форма представления внутренней отчетности является наиболее приемлемой и для составителей, и для пользователей.

Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К ней все  привыкли, она стала традиционной. Нужно правильно структурировать  отчетные показатели, разделить их на зоны, выделить главные, требующие  особого внимания, а самое важное – постараться изложить отчет на одной странице без оборота.

На предприятии ООО "Артэк" практически вся внутренняя отчетность представляется в табличной форме.

Для пояснений к отчету может  быть приложена записка с комментариями  и раскрытием основных показателей.

Графическая форма наиболее наглядна, не нужно только перегружать графики и диаграммы излишней цифровой информацией, стараться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет восприятие информации. Много цифр нагляднее представлять в табличной форме.(диаграмма1)

Диаграмма1.Продажи и услуги.

    

Диаграмма показывает, какими видами деятельности занимается ООО "Артэк". Услуги делятся на ремонт и сборку персональных компьютеров, обслуживание оргтехники (заправка и восстановление картриджей и др.) и на консультационные услуги (обучение пользования программным обеспечением). Продажи составляет торговое оборудование, собранные персональные компьютеры, программное обеспечение, оргтехника и комплектующие (картриджи, мыши, части компьютера, наушники и др.).[19]

Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствует цифровая информация, либо ее объем незначителен, но нужно подробно объяснить взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам в табличной или графической формах.

2.2 Внешняя отчетность  в ООО «Артэк»

Как уже известно, внешняя отчетность служит средством информирования внешних пользователей о характере деятельности, доходности и имущественном положении хозяйствующего субъекта. Состав внешней бухгалтерской отчетности регламентируется Министерством финансов РФ. Внешняя бухгалтерская отчетность в соответствии с международными стандартами подлежит обязательному опубликованию. Поэтому она называется "публичной".

Внешняя бухгалтерская отчетность в ООО «Артэк» состоит из:

- Бухгалтерского баланса (Приложение А) - представляет собой систему показателей, характеризующих финансовое положение организации по состоянию на отчетную дату.[17]

По данным бухгалтерского баланса ООО "Артэк" видно, что, в отличие от 2009 года с нулевым остатком денежных средств, в 2010 году существует доход в размере 366 тыс. рублей.

- Отчета о прибылях и убытках  (Таблица 2) - является обязательной составной частью финансовой отчетности. Основное назначение - информирование пользователей об эффективности деятельности организации. Отчет о прибылях и убытках показывает результаты деятельности организации за отчетный период (квартал, год и т.д.) и то, каким образом она получила прибыли и убытки - то есть путем сопоставления доходов и расходов.

По данным отчета о прибылях и  убытках в ООО "Артэк" видно что показатели 2011 года, такие как выручка, себестоимость продаж, валовая прибыль (убыток), коммерческие расходы, прочите расходы и чистая прибыль (убыток) меньше, чем показатели предыдущего периода.

Некоторые показатели, такие как  прибыль от продаж, проценты к уплате, прибыль (убыток) до налогообложения, наоборот, увеличиваются.

Эти данные  свидетельствует о  том, что эффективность деятельности предприятия практически не изменяется, так как одновременно уменьшается  выручка и увеличивается прибыль  от продаж.

Таблица 2.Отчет о прибылях и убытках.

Наименование показателя	Код	За Январь - Июнь 2011г.	За Январь - Июнь 2010г.
Выручка	2110	4 280	5 795
Себестоимость продаж	2120	(3 283)	(4 506)
Валовая прибыль (убыток)	2100	997	1 289
Коммерческие расходы	2210	(671)	(1 053)
Управленческие расходы	2220	-	-
Прибыль (убыток) от продаж	2200	326	236
Доходы от участия в  других организациях	2310	-	-
Проценты к получению	2320	-	-
Проценты к уплате	2330	(228)	(167)
Прочие доходы	2340	-	-
Прочие расходы	2350	(5)	(132)
Прибыль (убыток) до налогообложения	2300	93	(63)
Текущий налог на прибыль	2410	(21)	-
в т.ч. постоянные  налоговые обязательства  (активы)	2421	-	-
Изменение отложенных налоговых  обязательств	2430	-	-
Изменение отложенных налоговых  активов	2450	-	-
Прочее	2460	(7)	(3)
Чистая прибыль  (убыток)	2400	65	(66)