Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Введение

Журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета в настоящее время является наиболее прогрессивной и распространенной. Именно она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета. Журнально-ордерная форма сочетает хронологические и систематические, аналитические и синтетические учетные регистры.

Прежде всего, ведение бухгалтерского учета посредством журнально-ордерной формы возможно только в условиях малых предприятий. Подобный бухгалтерский учет применяется и во многих программных продуктах. В целом же использование журнально-ордерной формы регламентируется письмом Министерства финансов Российской Федерации под названием «О рекомендациях по применению учётных регистров бухгалтерского учёта не предприятиях».

Кроме того, бухгалтерский учет журнально-ордерного типа должен соответствовать определённым отраслевым указаниям, которые разработаны различными ведомствами и министерствами для предприятий той или иной отрасли. Несмотря на это, ведение бухгалтерского учета на основании журнально-ордерной формы считается достаточно сложным.

Соответственно, его довольно часто рекомендует использовать не столько малым, сколько средним и крупным малым предприятиям. 
В основе журнально-ордерной формы лежит применение принципа накапливания так называемых «первичных документов» в разрезах. В свою очередь, данные разрезы должны обеспечивать аналитический и синтетический учёт денежных средств, а также хозяйственных операций абсолютно по всем разделам бухгалтерии. Что касается систематизации и накапливания данных первичных документов, то они выполняются в специальных учётных регистрах.

Такие регистры позволяют отобразить все денежные средства и хозяйственные операции по их применению, подлежащих учёту. При этом

систематическая и хронологическая запись хозяйственных операций, которую предполагает ведение бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме, выполняется одновременно. Кроме того, хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций представляют собой единый процесс.

Немаловажным является и тот факт, что бухгалтерский учет по журнально-ордерной форме не предполагает ведения хронологической операции хозяйственных оборотов. Записи же в накопительные регистры при форме журнально-ордерного типа осуществляются в разрезе ряда показателей, которые нужны для руководящего органа предприятия. Плюс записи в накопительные регистры необходимы для контроля за денежно-финансовой деятельностью предприятия и составления отчётности.

Целью настоящей работы является комплексное изучение состояния журнально-ордерной формы учета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность и  принципы построения журнально-ордерной  формы бухучета

Единая журнально-ордерная форма счетоводства разработана на основе единого плана счетов бухгалтерского учета и предназначена для применения во всех отраслях народного хозяйства (промышленность, строительство, снабжение, сбыт и др.).

Эта форма счетоводства основана на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета.

Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по использованию этих средств за отчетный месяц. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно, как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется. Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для руководства и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия (хозяйственной организации), а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности. Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, совместно в единой системе записей. Карточки аналитического учета могут быть заведены, в виде исключения, по некоторым видам расчетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов. Сохраняются инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам.

В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета. Сохраняются сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

В единой журнально-ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

В целях обеспечения рациональной техники обобщения или группировки некоторых учетных данных, кроме указанных регистров, могут применяться специальные разработочные таблицы.

Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Синтетические данные регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

В порядке исключения, кассовые операции, операции по расчетному и спецссудному счету в банке и по зачету взаимных требований регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля и для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы для записей в различных журналах-ордерах.

Во избежание дублирования, записи в журналах-ордерах, в которых отражаются кредитовые обороты в корреспонденции с дебетом счетов № 50

"Касса", № 51 "Расчетный  счет" и № 67 "Расчеты в порядке  зачетов взаимных требований", производятся, как правило, по данным  соответствующих ведомостей итогами за месяц.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Шахматная контрольная ведомость или шахматный баланс не ведутся. Не составляется также баланс оборотов. Сальдовый баланс составляется по данным Главной книги с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

Исходя из принципа регистрации учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся полностью в одном каком-либо журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах-ордерах по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов. После перенесения итоговых данных из всех журналов-ордеров в Главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета.

Дебетовые обороты по счетам, по которым синтетический и аналитический учет ведется объединено в единых регистрах, также находят отражение в журналах-ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: один - для записи операций по кредиту счета (собственно журнал-ордер), другой - для отражения показателей аналитического учета.

Журналы-ордера, как правило, построены таким образом, что в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, счетно связанные между собой. Поэтому некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию. В этом случае для каждого из них в регистре отведен раздел или графа.

Для обеспечения правильной группировки данных первичных документов в журналах-ордерах предусмотрены типовая корреспонденция по кредиту счетов и перечень показателей, необходимых для месячной, квартальной и годовой отчетности. В журналах-ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учета, кроме того, предусмотрены необходимые позиции (статьи) аналитического учета.

Таким образом, в основу построения единой журнально-ордерной формы счетоводства положены следующие важнейшие ее принципы:

1) производство записей  в журналах-ордерах в порядке  регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

2) совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического  и аналитического учета;

3) отражение в бухгалтерском  учете хозяйственных операций  в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

4) применение объединенных  журналов-ордеров по счетам, счетно и экономически связанным друг с другом;

5) применение регистров  с заранее указанной корреспонденцией  счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для составления периодической и годовой отчетности;

6) применение месячных  журналов-ордеров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Порядок учетных  записей в регистры журнально-ордерной  формы

2.1 Первичные документы - основание для записей в учетные  регистры

Рассмотрим первичную документацию по отражению кассовых, расчетных операций и операций по движению материалов. Ниже приведен перечень первичной документации используемой при учете денежных средств:

1. Приходный кассовый  ордер: для оформления операции  поступления наличных средств в кассу по любым основаниям от одного лица;

2. Расходный кассовый  ордер: для оформления выдачи  наличных денег из кассы одному лицу на любые нужды;

3. Кассовая книга;

4. Платежная ведомость;

5. Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых  ордеров 

6. Книга учета принятых  и выданных кассиром денег  в подотчет общественным раздатчикам заработной платы и операциям кассирам.

Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит устанавливается централизовано.

Все факты поступления и выдачи наличных денег в кассу учитываются в кассовой книге (типовая форма). Она должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью и заверена подписями директора и главного бухгалтера. Записи в ней ведутся в 2-х экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр - отрывной - это отчет кассира, он передается в бухгалтерию с приходными и расходными документами ежедневно в конце рабочего дня.

Прием и выдачу, безналичные перечисления банк производит по документам специфической формы.

Основные документы:

- при наличных расчетах:

а) чек денежный;

б) объявление на взнос наличными.

- при безналичных расчетах:

а) акцептная форма (согласие на оплату) расчетов (расчеты платежными требованиями, действительно в банк 10 дней);

б) расчеты платежными поручениями;

в) аккредитивная форма расчетов (заявление на аккредитив), это перечисление по поручению предприятия аванса в банк для оплаты по предъявлении отгрузочных документов поставщиком в свой банк;

г) заявление об отказе от акцепта;

д) инкассовое платежное поручение - для безакцептного списания средств со счета предприятия в случаях, установленных законодательством;

е) мемориальный банковский ордер - служит для списания или зачисления на счет предприятия безналичных средств по распоряжению обслуживающего банка.

При учете материалов задействованы зав.складом, кладовщики, экспедиторы. С лицами, ответственными за приемку и отпуск материалов на предприятии необходимо заключить договор о материальной ответственности.

На предприятии в установленном порядке (1 раз в год) и при смене материально-ответственного лица проводится инвентаризация материалов с оформлением комиссией соответствующего акта. Для учета движения материалов применяется типовая документация:

при поступлении на склад:

- приходный ордер

- акт о приемке;

- товарно-транспортная накладная.

При отпуске со склада:

- требование

- расходная накладная;

- лимитно-заборная карта;

- доверенность.

 

 

2.2 Порядок внесения  записей в учетные регистры

Записи в регистрах производятся по мере поступления документов либо итогами за месяц, в зависимости от характера и содержания операции.

На документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указываются номера соответствующих регистров и порядковые номера записи (номер строки). По документам, данные по которым отражены в регистрах общим итогом, номер регистра и порядковый номер записи приводятся на отдельном листе, прикрепляемом к сброшюрованным документам.

Итоговые записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, на основании которых произведены эти записи. Это обеспечивает надлежащий контроль за правильностью учета хозяйственных операций. В тех журналах-ордерах, учетные записи в которых не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других регистров, общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам. Итоговые данные по документам используются для проверки полученных в журнале-ордере итогов по отдельным корреспондирующим счетам.