Анализ современных тенденций использования средств оргтехники для повышения эффективности управленческих решений

Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы (позже названные табличными процессорами) для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.

В дальнейшем в офисах стали использоваться системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных процедур.

Использование ПК в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники, такой, как: сканирующие устройства, факс-модемные платы, копировальные многофункциональные машины, факсимильные аппараты, слайды-принтеры и др.

Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.

В то же время внедрение электронных офисов имеет и некоторые негативные последствия. Основным из них является отрицательное воздействие на организм человека электронной техники, интенсивно используемая на рабочих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе. Следует отметить, что в результате электронизации офиса изменяются квалификационные требования к персоналу, что может создать конфликтные ситуации.

Новые технические средства и информационные технологии призваны обеспечить повышение производительности труда в офисной и административной деятельности. И все-таки очевидно, что технические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущности вспомогательные работы, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако, благодаря автоматизации ряда процессов управления персонал офиса высвобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше времени аналитическим процессам.

Заключение

Проделанная работа позволяет сделать вывод о том, что, люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность.

По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста количества деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности управленческого труда за счет использования современных технических средств и информационных технологий.

Для внедрения новых технических средств и технологий в управленческие процессы имеются и определенные предпосылки, которые коренятся в самой природе этих процессов. Прежде всего - это наличие общих принципов структурного построения организаций независимо от их организационно-правовой формы и рода деятельности. Действительно, любую организацию можно рассматривать как совокупность взаимодействующих элементов (структурных звеньев), каждый из которых может иметь свою структуру. Элементы связаны между собой информационно, т.к. обмениваются информацией, и функционально, т.к. они выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса. Элементы взаимодействуют и с внешними системами, причем их взаимодействие может быть как информационным, так и функциональным. Эта ситуация справедлива практически для всех организаций, каким бы видом деятельности они ни занимались, - правительственного учреждения, банка, промышленного предприятия, коммерческой фирмы и т.д. Достаточно однотипны (с точки зрения функциональной роли) и применяемые управленческие технологии, в частности технология принятия управленческих решений.

Эффективность применения комплекса технических средств управления зависит от нескольких условий:

- Во-первых, от возможностей и качества  самой компьютерной техники и  средств телекоммуникаций.

- Во-вторых, от совершенства программного  обеспечения и, наконец, от профессиональной  подготовленности пользователей  этих программных средств и  комплекса технических средств.

Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обработки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора:

- объем документооборота;

- временные характеристики документопотоков;

- объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим 
каналам связи;

- способ организации эксплуатации технических средств;

- фирма-производитель данной техники;

- стоимость техники;

- стоимость расходных материалов, частота их замены;

- стоимость эксплуатации и т.п.

Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной системы будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств; хранение и обработка информации — с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации - с помощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишной») обработке и т.д.

Таким образом, применение средств оргтехники должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Последняя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.

Список использованных источников

1. Качалина, Л.Н. Оргтехника в управлении/ Л.Н.  Качалина. - М., 2005. - 265с.
2. Шипунов, В.Г. Основы управленческой деятельности/ В.Г. Шипунов. - М.: «Высшая школа»,1999. - 168 с.
3. Кошелев, Г. И. Организационная техника/ Г. И.  Кошелев. - М.: Экономика, 2004.  - 700 с.
4. Белоусов, Г.М. Средства организационной техники/ Г.М. Белоусов. – М.: Экономика, 2005. - 142 с.
5. Алферова, А.В. Оргтехника/  А.В. Алферова, И.С. Резник, В.П. Шорин. – М.: Знание, 2003. - 172 с.    
6. Ламекин, В.Ф. Оргтехника/ В.Ф.  Ламекин. - Ростов-на-Дону: Феникс, 1997. – 183 с.
7. Фатхутдинов, Р.А. Управленческие решения/ Р.А.  Фатхутдинов. - М.: ИНФРА – М, 2007. - 549с.
8. Салтыкина, И.В. Энциклопедия офиса: Практическое руководство делового секретаря/ И.В.  Салтыкина. – М.: Наука, 2005. - 361 с.