Аудит системы менеджмента качества

Совещания в ходе аудита. 
В ходе аудита ведущий аудитор должен провести множество совещаний для гарантии того, что аудит идет согласно плану. Они будут включать:

• Вводное совещание.
• Заключительное совещание.
• Совещания внутри группы.

Руководитель группы, который действует  как председатель, должен управлять  всеми этими совещаниями. Ведущий  аудитор должен готовиться к этим встречам, определить приемлемый план размещения, принимать во внимание имена присутствующих (и произносить их правильно). Хорошая практика - иметь подготовленную повестку дня для встреч. 
Вводное совещание. 
Главная цель вводного совещания состоит в том, чтобы представить группу и установить основные правила. Ведущий аудитор должен осветить много вопросов, и привычка готовить повестку дня покажет, что эта весьма формальная встреча пройдет успешно с охватом всего, что запланировано. Ведущий аудитор:

1. Представляет группу.
2. Подтверждает причину проведения аудита и его объем.
3. Подтверждает критерии (стандарт или другие), используемые в качестве основы для аудита.
4. Детализирует: кто, что и когда будет выполнять. План аудита будет предоставлен заранее, но краткий анализ необходим, чтобы проверить, не потребуются ли изменения в последнюю минуту.
5. Объясняет, что аудит будет выборочным.
6. Гарантирует аудируемым конфиденциальность всей информации, полученной в ходе аудита.
7. Объясняет, как будут сообщаться результаты аудита.
8. Дает пояснения о несоответствиях, способах отчетности по ним и классификации (существенные, несущественные и так далее).
9. Согласует статус документации системы качества, которая должна использоваться в процессе аудита.
10. Проверяет осведомленность проверяемого персонала о проведении аудита.
11. Обсуждает любые требования безопасности, которые нужно соблюдать и любые меры безопасности, необходимые аудиторам.
12. Объясняет необходимость заключительного собрания, его детали, дату и цель.
13. Отвечает на вопросы, касающиеся аудита.

К сведению:

• Руководитель группы председательствует на собрании и должен управлять им. Это необходимо делать вежливо, тактично и дипломатично.
• В больших (в частности, международных) организациях с многими филиалами или площадками внутренние аудиторы, подобно внешним, возможно, будут нуждаться в сопровождающих.

Совещания по взаимодействию группы. 
Совещания по взаимодействию группы необходимо проводить для гарантии того, что объем аудита охвачен полностью. На этих встречах также сопоставляют результаты и обсуждают несоответствия. 
Заключительное совещание. 
Как правило, заключительное совещание проводится в конце аудита. На нем обычно присутствуют те, кто был на вводном совещании. 
 
До заключительного совещания аудитор должен удостовериться, что он/они подготовлены, чтобы сообщить о результатах руководству участка. Все отчеты о несоответствиях должны быть составлены, по крайней мере, вчерне до заключительного совещания. 
 
Заключительное совещание проводится под председательством руководителя группы для сообщения о результатах аудита руководству аудируемого участка, а также определения любых последующих действий. Аудиторы должны сообщать о результатах аудита полностью, а не ограничивать отчет несоответствиями. Все положительные наблюдения должны быть также сообщены. 
В повестку собрания должно быть включено следующее:

1. Благодарность аудируемым за оказанную помощь.
2. Повторное представление группы аудиторов.
3. Краткое заключение по объему аудита.
4. Разъяснение причины и цели аудита и метода, который был использован.
5. Здесь должно быть сказано, что аудит был выборочным, и поэтому не все несоответствия были выявлены.
6. Еще раз подтвердить конфиденциальность.
7. Просьба о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на конец собрания.
8. Сообщение каждого члена группы по его области аудита. Только факты.
9. Приглашение проверяемых принять участие в обсуждении любых специфичных моментов.
10. Согласование сроков завершения корректирующих действий.
11. Объяснение, где это применимо, последующих действий.
12. Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета. Если это рукописный вариант (что бывает необходимо), то за ним должна последовать идентичная напечатанная копия.

В ходе внутренних аудитов все встречи  имеют тенденцию быть довольно неофициальными, если это небольшая организация.

Аудит. 
В ходе аудита руководитель группы несет ответственность за:

1. Обеспечение полноты проведения аудита.
2. Гарантию того, что отчеты о несоответствиях основаны на полноценных объективных доказательствах и сформулированы четко и кратко.
3. Регулярность проведения совещаний группы.
4. Плановое проведение аудита, включая, при необходимости, перераспределение ресурсов.

Последующие действия. 
После истечения согласованного срока руководителю группы аудита следует сделать "последующий" визит или проанализировать представленные документированные доказательства для того, чтобы проверить, выполнены ли корректирующие действия; убедиться, что они оказались эффективными и останутся таким же в будущем; что они были надлежащим образом документированы и доведены до всех заинтересованных сторон. Затем отчет должен быть соответственно подписан. 
Никакой аудит не может считаться законченным, а тем более эффективным, если не были выполнены указанные действия с удовлетворительным итогом. Важно во время аудита согласовать соответствующие корректирующие действия. В равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках для окончания этих действий. 
По достижению срока завершения корректирующих действий аудитор или его представитель должен убедиться, что они выполнены, а если этого не произошло, он должен выяснить причину невыполнения и принимать меры к тому, чтобы вопрос был ускорен. Но еще важнее убедиться в правильности этого выполненного действия, поскольку в будущем в нужный момент будет трудно проверить это с большей точностью, и, честно говоря, персонал, испытавший на себе эти корректирующие действия, будет точно знать, стала ли его работа легче или наоборот тяжелее в результате этого действия и необходимо ли вообще это действие. 
 
Частью задач руководителя группы аудиторов является выполнение "последующих действий" - после аудита - по истечении согласованного срока для проверки эффективного выполнения корректирующих действий; если они по каким-то причинам не выполнены, руководитель группы должен привлечь внимание высшего руководства к этому факту. 
До тех пор пока не будут проведены надлежащие последующие действия и не будет проверена эффективность корректирующих действий, вся работа по аудиту может представлять собой не более чем пустую трату денег и времени.