Культура управленческого труда

КУЛЬТУРА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА  

     Отношения “начальник – подчинённый”, имеющие место в любой организации, существовали ещё с незапамятных времён. Однако лишь к середине 20 века им стало уделяться должное внимание, как внутри предприятий, так и со стороны учёных, исследующих трудовые процессы.      

 Данное явление  связано с тем, что с недавнего  времени, деятельность предприятий  во всём мире характеризуется  ростом управленческого аппарата  и затрат на него, ростом объёма  административной (офисной) работы, появлением  новых видов управленческих функций  на предприятиях (рекламная деятельность, социальное страхование, связи с  общественностью), ростом объёма  информации и документооборота.      

 Необходимость  совершенствования организации  управленческого труда вызвала  появление различных терминов  и определений для обозначения  совокупных действий по улучшению  качества управленческой деятельности. Одним из таких понятий является  культура управленческого труда, являющаяся фактором повышения  конкурентоспособности, эффективности  производства и управления организацией.       

 Освящая в  своём реферате это понятие, я  постаралась изложить его специфику, раскрыть сущность и содержание, а также привести примеры, которые, на мой взгляд, дают более полную  характеристику и представление  об изложенном материале.

       Успех в работе  любой организации (рост уровня  и качественных показателей производства, его конкурентоспособности в  современных условиях) зависит не  только от технических и технологических  процессов производственной деятельности. Большая роль в этом отводится  совершенствованию уровня руководства  предприятия и управленческой  деятельности.      

 Управленческая  деятельность - это, прежде всего, осмысленная  деятельность, цель которой поднять  эффективность организации производства. Отсюда и высокая требовательность  к руководящему составу любого  ранга, будь это директор, сельский  бригадир, губернатор или министр, руководитель фирмы или дирижер  симфонического оркестра. В их  руках находится успех дела, благополучие  людей, от их профессиональной  подготовки, творческой инициативы, от умения строить взаимоотношения  с людьми в решающей степени  зависит успех любого дела  или провалы в работе.      

 Новые условия  хозяйствования, повышение образовательного  уровня и зрелости менеджеров  дали мощный толчок развитию  управленческой культуры. Управленческие  службы не только коренным  образом изменили отношение к управленческой культуре, но и заняли активную позицию в формировании, изменении и использовании ее как фактора повышения конкурентоспособности, эффективности производства и управления организацией.      

 Сам термин "культура" (от лат. cultura) буквально означает воспитание, образование и развитие. В широком смысле, термин "управленческая культура" употребляется для характеристики организационно-технических условий и традиций управления, профессионального и нравственного развития руководителя. В узком значении культура управленческого труда может трактоваться как служебная этика руководителя.      

 Осмысливая изложенное, управленческую культуру можно  представить как совокупность  типичных для менеджера ценностей, норм, точек зрения и идей, которые  сознательно формируют образец  его поведения.                                        

 Специфика культуры  управленческого труда состоит  в том, что в её основе лежат  определенные нормы, которые должны  строго соблюдаться менеджером:

а) юридические нормы управленческого труда, которые отражены в государственно-правовых нормативных актах. Культура менеджера в этом смысле состоит в знании и выполнении юридических норм;  

б) моральные нормы - нормы, которые регулируют   поведение руководителя в такой важной области, как нравственность и мораль;                                                                                      в) организационные нормы - устанавливают структуру организации, состав и порядок деятельности функциональных подразделений и их руководителей; правила внутреннего распорядка и другие нормы организационного           плана, принятые и используемые в любой организации;                                                                           г) экономические нормы - регулируют экономическую деятельность организации.        

 Имеются и  другие виды норм (технические, эстетические  и т.п.), которые определенным образом  формируют управленческую культуру. В конечном итоге образуется  совокупность элементов, аттестующая  деятельность менеджера в рамках культуры управленческого труд

ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ КУЛЬТУРЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА.

   Культуру управленческого труда принято подразделять на:

1. Личную культуру руководителя, включающую в себя: уровень квалификации, этическое воспитание, личную гигиену и внешний вид, форму обращения к подчиненным;

2. Рациональное распределение рабочего времени. Рациональная организация труда руководителя немыслима без четкого представления о том, что он делает, когда он это делает, сколько времени затрачивает на различные виды работ. Речь идет о строгом планировании личной работы по следующим направлениям:

а) работа с документами. Как правило, руководители перегружены работой с документами и из-за неупорядоченности маршрутов движения документов, длительной их обработки и плохо организованной доставки до 40 % директивных, учётных и других документов могут доходить до исполнителей с опозданием или вообще не доходить. Так руководители предприятий, документооборот которых составляет 20 – 30 тыс. единиц (и это далеко не самые крупные предприятия), подписывают ежегодно не менее 20 тыс. организационно – распорядительных документов, не считая договоров, отчётов, графиков, проектов. Просмотр документа и его подписание отнимают приблизительно полминуты. Таким образом, 20 – 25 дней в году руководители заняты исключительно подписанием документов.         

 б) работа с  кадрами и решение социально - экономических вопросов.

в) решение коммерческих вопросов;

г) совещания, переговоры;

д) непроизводительные затраты времени, не уточненное время.       

 Руководителю  в то же время следует иметь  в виду, что он должен учитывать  и планировать не только рабочее, но и свободное время;

3.   культуру содержания рабочего места. Отдельные руководители считают, что в процессе работы необходимо, чтобы все находилось "под рукой", и с этой целью на рабочий стол выкладывают всю имеющуюся документацию. Однако при таком подходе трудовой процесс сильно затрудняется: уменьшается рабочая площадь стола; трудно сосредоточиться на каком-либо одном деле; ухудшаются санитарно-гигиенические условия; легко потерять нужные в данный момент документы и т.п.;

4. культуру проведения массовых мероприятий. Речь идет, прежде всего, о культуре проведения различного рода совещаний, переговоров и бесед, на которые тратится значительное количество рабочего времени. Так, например, у белорусских руководителей верхнего, среднего уровней управления эти потери составляют 25 – 43 % и 30 – 45 % соответственно. Поэтому, для экономии времени и повышении результативности совещаний в любой организации руководителем должны использоваться такие правила их подготовки, как: чёткое определение темы совещания, разработка повестки дня, своевременное оповещение участников совещания, решение организационных вопросов (вентиляция помещения, размещение участников), решение всех вопросов только через председательствующего (во избежание конфликтных ситуаций) и др.;

5. культуру приема посетителей. Она предполагает соблюдение правил и требований при приёме работников, как по личным, так и по служебным вопросам.

6. культуру в работе с письмами. Сюда входит обязательная регистрация писем, определение сроков их рассмотрения, персональная ответственность руководителя за своевременное и правильное реагирование на них, обязательный ответ на каждое письмо. Так, например, в авиакомпании Continental Airlines   любой сотрудник может оставить сообщение (голосовое или письменное) генеральному директору, который обязан ответить на него в течение нескольких дней;

7.   культуру речи. Около 80 % рабочего времени руководителя связано с контактами с людьми. Поэтому умение говорить (общаться) является важной составной частью культуры труда руководителя.

8. Организационную культуру, к числу процедур которой можно отнести:     а) подбор и расстановку кадров:

- прежде всего, производится  анализ предполагаемой работы, общие  к ней требования и обязанности  работника (в сфере гостеприимства, например: уборка номеров за единицу  времени; минимальное, максимальное или среднее количество производимых продуктов), а также место работника и должностное ограничение в структуре организации (например, всё в той же сфере гостеприимства: ограничения на принятие чека, превышающего определённую сумму без согласования с высшим руководством и т. д.);

-   продолжением процесса подбора является спецификация кадров, то есть детализация требуемых признаков и качеств работников (квалификация, навыки, темперамент и т. д.);

-   далее следует процесс отбора кадров, включающий тесты, собеседования, опросные листы и т. д.      

 На сегодняшний  день собеседование является  особо важным и распространённым  элементом отбора, так как здесь  кандидатам даётся возможность  наиболее полно себя проявить. В свою очередь, опытные интервьюирующие, зная как себя вести и какие  вопросы задать, отбирают именно  тех кандидатов, которые наиболее  соответствуют их требованиям;

-   последним этапом является процесс введения или адаптации нового работника. Стоит заметить, что разные организации используют разные методы адаптации работников к новым условиям. Например, компания «Вальдорф Отель» применяет видеоматериал, который знакомит сотрудников компании с новыми работниками, а последних – с работой организации.        

 Работа любой   организации неизбежно связана с необходимостью комплектования штата. Отбор новых работников не   только   обеспечивает   режим нормального функционирования организации, но и закладывает фундамент будущего успеха. От того, насколько эффективно поставлена работа по отбору персонала, в значительной степени зависит качество человеческих ресурсов, их вклад в достижение целей организации и качество производимой продукции или предоставляемых услуг. Особенно это касается сферы гостеприимства, где текучесть кадров распространена сильнее по сравнению с другими видами бизнеса (в гостиничном бизнесе 45 % работников покидают новую работу через 3 месяца после поступления на неё, а 15 % после первого месяца). Этот процесс, который часто называют кризисом введения, дорого обходится компаниям и имеет негативное воздействие на мотивацию персонала и соответственно на удовлетворение потребностей клиентов;

б) работу с кадрами, разработку организационных норм и нормативов, планов личной работы, постановку задач и доведение их до исполнителей, распорядительство, контроль исполнения и др.      

 Она определяет  степень владения знаниями теории  управления, методами организаторской  работы, опыт, навыки, умение осуществлять  разнообразные организационные  процедуры, составляющие значительный  удельный вес в структуре рабочего  времени руководителя.      

 Как правило, для наиболее полной характеристики  организационной работы руководителя  с кадрами, принято выделять стили, методы и принципы, используемые  им в управлении людьми.      

 Менеджмент – это творчество, основанное на определённых принципах, основная суть которых заключается в следующем: люди лучше реагируют, когда ими руководит один начальник (принцип единоначалия), люди склонны идти за теми, в ком видят средство для удовлетворения своих потребностей (принцип лидерства), чем тщательнее разработана структура поощрений и наказаний, тем эффективнее будет отдача со стороны работников (принцип мотивации), использование новейших данных науки управления (принцип научности), использование отработанной системы материальной и личной ответственности, а также инструкций и положений (принцип ответственности), профессиональный отбор кадров (принцип правильного отбора и расстановки кадров), разумный расход средств (принцип экономичности), получение информации о результатах работы (принцип обратной связи).    

 Стиль работы  руководителя представляет собой  совокупность приёмов и способов  управленческого воздействия на  персонал. Именно в стиле руководства  находят своё отражение внутренняя  культура, знания и опыт руководителя  и именно стиль оказывает существенное  влияние на климат в коллективе  и культуру организации.      

 Несомненно, с  помощью стиля руководства можно  значительно улучшить работу  организации, подразделения, аппарата  управления, но можно и существенно  ухудшить. Следует помнить, что не  существует универсального стиля  управления, одинаково подходящего  для осуществления руководства разными людьми. Хороший руководитель - это хороший психолог, который в нужный момент выбирает тот стиль управления, который в наибольшей мере отвечает требованиям конкретной управленческой ситуации.      

 Понятием, близким  по смыслу определению “стиль  управления”, является “метод управления”, представляющий собой способ  достижения какой-либо цели, решения  конкретной задачи; совокупность  приемов или операций практического  или теоретического освоения (познания) действительности.