Стандарты организации

7.1.10 Раздел «Взаимосвязь» отражает взаимодействие структурного подразделения с другими структурными подразделениями и сторонними организациями по вопросам совместного выполнения работ, согласования документов и т.д. Указываются порядок, периодичность, сроки передачи информации, взаимные обязательства с учетом требований СМК.

7.1.11 В разделе «Права» излагается перечень прав, предоставляемых структурному подразделению, необходимых для выполнения персоналом возложенных на него функций.

В тех случаях, когда на руководителя структурного подразделения должностная  инструкция не оформляется самостоятельным  документом, в данный раздел  включаются права, необходимые для выполнения его обязанностей как руководителя структурного подразделения.

7.1.12 Раздел «Ответственность» в общей форме должен определять ответственность структурного подразделения и его руководителя за качественное и своевременное выполнение структурным подразделением всех функций, использование в полном объеме предоставленных прав, обеспечивающих качество.

7.2 Порядок согласования и утверждения  положений о структурных подразделениях

7.2.1 Согласование положения проводится с начальником отдела.

7.2.2 При появлении в ходе согласования замечаний проект положения возвращается разработчику на доработку. Затем процедура согласования повторяется.

7.2.3 Положение, пройдя согласование, передается разработчиком на  утверждение ректору.

7.2.4 Положение вступает в силу  с даты его утверждения, если иное не оговорено в Положении.

 

8. Порядок разработки, согласования и утверждения 
   должностных и инструкций

 

8.1 Порядок разработки должностных   инструкций

8.1.1 Разработка инструкции начинается  с введением новой должности.

Должностная инструкция составляется, исходя из конкретного места работы, на основе положения о структурном  подразделении. Обязанности исполнителей разрабатываются таким образом, чтобы обеспечить выполнение всех функций  подразделения с учетом специализации  работников и документированных  процедур СМК с учетом требований ИСО 9001.

8.1.2 Проект должностной  инструкции  разрабатывает руководитель структурного  подразделения, в дальнейшем –  разработчик.

8.1.3 Методическое руководство работой  по составлению должностных  инструкций осуществляет ОК

8.1.4 Наименование должности в  должностной  инструкции указывается  в строгом соответствии со  штатным расписанием и грамматически  согласовывается с наименованием  документа, например, «Должностная  инструкция начальника отдела».

8.1.5 Должностные инструкции включают  в себя следующие разделы:

Раздел 1 «Общие положения».

Раздел 2 «Должностные обязанности».

Раздел 3 «Права».

Раздел 4 «Ответственность».

Лист согласования

8.1.6 Раздел «Общие положения»  устанавливает статус работника,  порядок назначения (приема), перевода  и увольнения, подчиненность работника  и перечисление работников и/или  подразделений подчиненных ему,  основные задачи, квалификационные  требования, требования к компетентности, в том числе и в области  менеджмента качества, порядок замещения  работника в период его отсутствия.

8.1.7 Раздел «Должностные обязанности»  включает обязанности работника,  вытекающие из задач и функций  данного структурного подразделения,  в т.ч. реализацию требований и условий функционирования СМК.

Указывается форма участия работника  в управленческом процессе: руководит, утверждает, выполняет, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет и т.д.

8.1.8 В разделе «Права» указываются полномочия работника, необходимые ему для выполнения возложенных на него обязанностей:

• принимать решения;
• получать информацию, необходимую для выполнения возложенных обязанностей;
• утверждать, подписывать или визировать документы;
• докладывать непосредственному руководителю обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции;
• вносить предложения по повышению результативности СМК.

8.1.8 В разделе «Ответственность» формулируется содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия принимаемых решений и выполняемых работ, а также за непринятие своевременных надлежащих мер, относящихся к кругу его обязанностей возложенных на него должностной инструкцией.

8.2 Порядок согласования и утверждения  должностных инструкций

8.2.1 Должностная инструкция в  обязательном порядке согласовывается с начальником отдела кадров.

Должностные инструкции руководителей  высшего звена согласовываются  с представителем руководства.

8.2.2 При появлении в ходе согласования замечаний проект должностной  инструкции возвращается разработчику на доработку. Затем процедура согласования повторяется.

8.2.3 Должностная инструкция, прошедшая  согласование и подписанная руководителем  структурного подразделения передается  на утверждение начальника отдела.

8.2.4 Должностная инструкция вступает  в силу с даты ее утверждения.

 

9. Порядок учета, регистрации, ознакомления, хранения, 
   проверки положений и должностных инструкций

 

9.1 Положения о структурных подразделениях  и должностные инструкции должны  быть зарегистрированы.

9.2 Утвержденные ПСП и ДИ хранятся в ОК (экземпляр 1), у руководителя структурного подразделения (экземпляр 2).

9.3 Работник должен поставить подпись об ознакомлении на последней странице ДИ или в листе ознакомления с должностной инструкцией с расшифровкой подписи и датой ознакомления до подписания трудового договора.

Наличие данной подписи свидетельствует  об ознакомлении и согласии работника  с данной инструкцией.

9.4 Ознакомление работников с положением о структурном подразделении осуществляет руководитель данного структурного подразделения, при этом работники должны поставить подписи в листе ознакомления с положением о структурном подразделении.

9.6 Контроль соблюдения установленного  порядка ознакомления персонала  с положениями о структурных  подразделениях и должностными инструкциями возлагается на ОК.

9.7 Действующие положения и должностные инструкции подлежат обязательной проверке не реже одного раза в год. Проверку осуществляет разработчик.

В результате проверки устанавливается  необходимость:

• внесения изменений в положения и должностные инструкции;
• пересмотра положений и должностных инструкций;
• отмены положений и должностных инструкций.
9. Если по результатам проверки выявлена актуальность положения и должностной инструкции, то разработчик на обратной стороне первой страницы их подлинника и копий проставляет штамп (надпись), например «Проверено  22.12.2011 г.», подпись и расшифровку подписи.

 

10. Порядок внесения изменений, пересмотра и отмены 
    положений и должностных инструкций

 

10.1 Внесение изменений в положения  и в должностные инструкции  осуществляется по инициативе  разработчика или на основании  решения руководства.

10.2 Проект изменения оформляется  разработчиком. 

10.3 Под пересмотром понимается разработка нового положения, должностной  инструкции с прохождением всей процедуры согласования и утверждения.

10.5 Положения и должностные   инструкции отменяются в случае  расформирования структурного подразделения,  сокращения штата.

В нижнем поле первой страницы отмененного  положения или инструкции работник ОК проставляет штамп (надпись) «Отменен», «Для справок» после чего данный документ передается в архив.

10.6 Ответственные лица контролируют  наличие в использовании только  действующих положений и должностных   инструкций, своевременное ознакомление  с ними исполнителей и при  необходимости внесение изменений  в положения и инструкции.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

При создании структуры  организации  необходимо не только определить функции  каждой структурной единицы, но и  закрепить их в соответствующем  документе. Положение о структурном  подразделении как раз и является документом, определяющим: порядок  создания подразделения, правовое положение  подразделения в организационной  структуре предприятия, задачи и  функции подразделения, права подразделения, взаимоотношения с другими подразделениями  предприятия, ответственность подразделения.

Поэтому обязанности по разработке положений могут быть возложены  на отдел кадров, юридический отдел  и пр. Нельзя сказать, что законодательством  установлены требования к составлению  и оформлению положения о структурном  подразделении. И это правильно, потому что предприятие должно самостоятельно создавать свою управленческую стратегию. Практикой выработано несколько моделей положений о подразделениях предприятия. Одной из наиболее распространенных является модель, которая содержит следующие разделы:

1. Общие положения. 

2. Структура и штатная численность  подразделения. 

3. Задачи подразделения. 

4. Функции подразделения. 

5. Права подразделения. 

6. Взаимоотношения (служебные связи)  подразделения с другими подразделениями  предприятия. 

7. Ответственность подразделения.

Первичным элементом структуры  управления является служебная должность. Должностные инструкции обеспечивают четкое разграничение обязанностей и прав между сотрудниками фирмы. Они содержат:

- общую часть,

- основные задачи и обязанности,

- права,

- ответственность работника.

Обычно должностная инструкция является основой аттестации сотрудника по результатам его деятельности.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69;
2.   Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД), состоящий из 34 выпусков, утвержденных постановлениями Минтруда и соцзащиты РБ;
3. ISO 9000:2000 "Система менеджмента качества. Основные принципы и словарь"
4. ISO 9001:2000 "Система менеджмента качества. Требования"