Анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ)

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.

Говоря о структуре службы документационного обеспечения управления необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений

Секретариат:

•информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов);

•планирование рабочего дня руководителей;

•предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов;

•составление и оформление документов по заданиям руководителей;

•аналитическая работа по документам по заданию руководителя;

•организация телефонных переговоров руководителей.

Экспедиция:

• организация командировок и деловых встреч руководителей и др. прием корреспонденции, поступающей в адрес организации;
• распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения;
• обработка отправляемых из организации документов;

Подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов:

• регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов
• ведение информационно-справочной работы по документам организации
• подготовка документов для представления на рассмотрение руководства
• контроль за правильностью оформления документов
• формирование дел
• подготовка дел к передаче на хранение в архив организации.

Подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов:

•организация контроля за сроками исполнения документов

•постановка документов на контроль

•проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей

•предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов

•снятие документов с контроля

•учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

• подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов

Подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан:

•регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)

•подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством

•направление обращений граждан на исполнение

•контроль за сроками исполнения обращений граждан

•отправка писем-ответов гражданам

•обобщение результатов исполнения обращений граждан

•формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан

• подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан.
• Подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов:
• перепечатка документов по заявкам подразделений и работников
• считывание документов.

Отдел совершенствования делопроизводства:

•разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)

•разработка и корректировка номенклатуры дел организации

•консультирование работников организации по вопросам работы с документами

•методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях

•проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации

•организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству

•разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве

• постановка задач автоматизации делопроизводства.

Копировально-множительное бюро:

• копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников.

Протокольная группа:

• разработка планов работы коллегиальных органов
• оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа
• подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)
• ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов
• рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам

•оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов

•контроль за исполнением решений коллегиальных органов

• оформление выписок из протоколов и др.

Редакционная группа:

•редактирование документов, издаваемых в организации

•корректорская правка

• подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования

Приемная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан):

• организация приема посетителей руководством организации
• составление плана работы приемной
• ведение учетной документации по личному приему граждан
• организация исполнения документов, полученных при личном приеме
• обобщение результатов приема посетителей
• подготовка предложений по совершенствованию работы приемной

Архив (организации):

•ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива

•прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива

•учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов

•создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива

•организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования

•проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение

•осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования

•организация работы по составлению номенклатуры дел организации

•оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами

•участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления

участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления.управленческий решение делопроизводство

 

Заключение

В данной работе были рассмотрены анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ).

Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.

Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.

• Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Основными целями и задачами службы делопроизводства являются:

• организация порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
• контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота, количества форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
• совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единой разработки и внедрения прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения современной организационной техники.

При увеличении объема документооборота свыше 10000 документов за год, необходимо увеличить численный состав службы делопроизводства. Этот процесс должен сопровождаться созданием положения о службе делопроизводства, разработкой новых должностных инструкций для сотрудников службы ДОУ, а также созданием инструкции по делопроизводству. Все это позволит повысить эффективность управления

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. " Трудовой  кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ(принят ГД ФС РФ 21.12.2001)(ред. от 25.11.2009)(с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2010)//CПС Консультант Плюс

2. Федеральный  закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 1.10.2004) (ред. От 13.05.2008) // СПС Консультант Плюс

3. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. (в ред. N 37 от 29.04.2008 N 200)

4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.//Росархив, ВНИИДАД. - М., 2001.

5. Основные правила работы архивов организаций. //Росархив, ВНИИДАД. - М., 2003.

6.Арляпова В. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. – Томск: Изд-во ТПУ, 2005. – 130 с.

7. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

8. Кузнецова Т.В Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) 5-е издание, испр. и дополн.- М.:ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007.- 528с.