Аналіз програмного забезпечення для документообігу

 

 

ЗМІСТ:

ВСТУП………………………………………………………………………...3

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНЕ ОБГРУТУВАННЯ СИСТЕМИ ПРОГРАМНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТООБІГОМ…………………………………………………………...5

1.1.Характеристика процесу  документообігу……………………………….5

1.2.Види програмного забезпечення……………..………………..…………6

РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ ПРОГРАМНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ ДОКУМЕНТООБІГУ…………………………………………………….………12

2.1. Аналіз програмного  забезпечення………………………….………….12

2.2.Аналіз якості програмного  забезпечення………………………………17

ВИСНОВОК…………………………………………………………………22

ЛІТЕРАТУРА……………………………………………………………….23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

 

Вже сьогодні важко назвати будь-яку галузь життя та діяльності людей, де б не використовувались комп'ютери.

Для підвищення досягнутих Україною результатів в економічному й соціальному розвитку, а також завоювання місця повноправного партнера в світовій економічній системі значно залежить від того, в яких масштабах впроваджуватимуться та наскільки ефективно будуть використовуватися сучасні інформаційні технології в усіх сферах суспільної діяльності, а також їх роль у підвищенні ефективності суспільної праці.

Щодо торговельного підприємства, то можна сказати, що особливості його діяльності зумовлюють різноманітні чинники: економічна ситуація в країні, формування нових видів економічних взаємовідносин між суб'єктами господарювання, податкова політика, зміна потреб, вподобань і поведінки покупців, розвиток нових форм торгівлі і, звичайно ж, комп'ютеризація обліку торговельних підприємств [11, c. 34].

Неодмінної уваги заслуговує обґрунтування необхідності автоматизації облікової роботи на торговельних підприємствах. В атмосфері жорсткої конкуренції між торговельними підприємствами більше шансів на перемогу має той, хто в будь-який момент може чітко уявити, які товари користуються найбільшим попитом, які товари є на складі і в якому обсязі слід здійснювати подальше їх придбання. Ефективне вирішення цих питань неможливе без використання систем автоматизації торговельної діяльності. При цьому слід чітко розрізняти інформаційні комп'ютерні системи, призначені для автоматизації ведення бухгалтерського обліку на торговельних підприємствах і системи, які призначені для виконання облікових робіт, пов'язаних з оперативним обліком придбання, зберігання і продажу товарів.

Комплексна автоматизація передбачає не просто обладнання торгового залу електронними контрольно-касовими апаратами з системою штрихового кодування і об'єднання їх в мережу з персональними комп'ютерами, на яких виконуються облікові програми. Сучасні програмні продукти для автоматизації обліку торговельної діяльності надають наступні основні можливості: контроль рентабельності, управління закупками, контроль взаєморозрахунків, аналіз торговельної діяльності.

Крім того автоматизована система програмного забезпечення дозволяє значно поліпшити контроль та якість процесу документообігу.

Таким чином, темою курсової роботи ми визначаємо: «Аналіз програмного забезпечення для управління документообігом».

Метою курсової роботи є: характеристика програмного забезпечення для управління документообігом.

Об’єктом курсової роботи є: програмне забезпечення.

Предметом курсової роботи є: технологія програмного забезпечення.

Відповідно до мети визначаємо завдання курсової роботи:

1. Охарактеризувати процес документообігу;
2. Розглянути види програмного забезпечення;
3. Зробити аналіз програмного забезпечення;
4. Проаналізувати якості програмного забезпечення;
5. Зробити відповідні висновки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1

ТЕОРЕТИЧНЕ ОБГРУТУВАННЯ СИСТЕМИ ПРОГРАМНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТООБІГОМ

 

1. Характеристика процесу документообігу

Документообіг - це рух документів в установі, організації, структурі з часу їх створення чи отримання до завершення чи відправлення адресатові; це комплекс робіт з документами, створеними чи отриманими установами: прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання і використання документації, рух документів між інстанціями [9, c. 108].

Основою документообігу є його обсяг. У свою чергу обсяг документообігу - це кількість документів, що надійшли до організації, та документи, створені протягом певного часу.

Обсяг документообігу - важливий показник, що використовується як критерій при вирішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи щодо документів установ, структури служби, її штатного складу та інших питань [15, c. 74].

Документи, що створюються в установі, організації, підраховуються окремо від документів, які надходять до установи, структури, організації.

При визначенні обсягу документообігу окремо підраховується кількість документів і окремо - кількість їх примірників, що записують через дробову риску, де чисельник - кількість документів, знаменник - кількість примірників.

Визначимо вимоги дотримання документообігу:

а) Проходження документів найшвидшим шляхом через найменшу кількість інстанцій, що приведе до мінімуму переміщення документів.

б) Розподіл документів між працівниками відповідно до їх функціональних обов'язків.

в) Зумовленість переміщення документів службовою необхідністю, вилученням зайвих, дублюючих інстанцій.

г) Одноманітність маршруту і складу технологічних операцій для деяких категорій документів, одноразовість виконання кожної операції.

Документообіг як технологічний процес поділяється на кілька складових частин - документопотоків:

1) Потік документів, що  надійшли до установи (вхідний  документопотік).

2) Потік документів, що  відправляються з установи (вихідний).

3) Потік внутрішніх документів (внутрішній).

Кожен з потоків характеризується певним складом, кількістю документів та направленням. Кількість документів кожного потоку за певний період (місяць, квартал, 9 місяців, рік) становить обсяг документообігу.

Річний обсяг документообігу є вихідною величиною для підрахунку чисельності працівників документаційної служби, вибору типів і кількості засобів механізації та автоматизації обробки інформації, визначення ступеня завантаження структурних підрозділів та окремих працівників.

Зіставлення обсягу документообігу за кілька років дає змогу своєчасно виявити тенденцію його збільшення і виробити заходи щодо скорочення кількості документів.

Щоденному обліку підлягають усі без винятку документи (ті, що надійшли та ті, що були отримані при обробці, внутрішні документи) [3, c. 112].

Загальний документообіг у структурі підраховується за групами і видами документів, реєстраційними формами, структурними підрозділами.

Обсяг документообігу в установі аналізується щоквартально, всі дані доповідаються керівництву для прийняття управлінських рішень щодо вдосконалення роботи з документами.

Отже, документообіг та документування відіграють важливу роль у діловодстві. Зокрема, від правильної їх організації залежить успіх діяльності органів державної влади.

 

2. Види програмного забезпечення

Визначимо категорії програмного забезпечення.

1. Прикладні програми, які  безпосередньо забезпечують виконання  необхідних користувачам робіт: редагування текстів, малювання  картинок, обробка інформаційних  масивів.

2. Системні програми, що  виконують різні допоміжні функції, наприклад створення копії інформації, що використовується, видачу довідкової  інформації про комп'ютера, перевірку  працездатності пристроїв комп'ютера.

3. Допоміжне програмне  забезпечення (інструментальні системи  та інструменти) [21, c. 52].

Зрозуміло, що межі між зазначеними трьома класами програм досить умовні, наприклад, до складу програми системного характеру може входити редактор текстів, тобто програма прикладного характеру.

Прикладне програмне забезпечення розроблене і використовується сотні тисяч різних прикладних програм для різних застосувань. Найбільш широко застосовуються програми:

1. Підготовки текстів (документів) на комп'ютері - редактори текстів.
2. Підготовки документів типографської якості - видавничі системи.
3. Обробки табличних даних - табличні процесори.
4. Обробки масивів інформації - системи управління базами даних.

Прикладна програма - це будь-яка конкретна програма, що сприяє вирішенню будь-якого завдання в межах даної проблемної області.

Прикладні програми можуть використовуватися або автономно, тобто вирішувати поставлену задачу без допомоги інших програм, або у складі програмних комплексів або пакетів.

Розглянемо типи прикладних програм.

Графічні редактори дозволяють створювати і редагувати картинки на екрані комп'ютера. Як правило, користувачеві надаються можливості малювання ліній, кривих, розмальовки областей екрану, створення написів різними шрифтами. Більшість редакторів дозволяють обробляти зображення, отримані з допомогою сканерів, а так само виводити отримані картинки в такому вигляді, щоб вони бути включені в документ, підготовлений за допомогою текстового редактора або видавничої системи [6, c. 13].

Системи управління базами даних (СКБД) дозволяють керувати великими інформаційними масивами - базами даних. Найбільш прості системи цього виду дозволяють обробляти на комп'ютері один масив інформації, наприклад персональну картотеку. Вони забезпечують введення, пошук, сортування запису, складання звітів. З такими СУБД легко можуть працювати користувачі навіть не високої кваліфікації, тому що всі дії в них здійснюються за допомогою меню та інших діалогових засобів.

Табличні процесори забезпечують роботу з великими таблицями чисел. При роботі з табличним процесором на екран виводиться прямокутна таблиця, у клітках якої можуть знаходиться числа, пояснювальні тексти формули для розрахунку значення в клітини за наявними даними. Всі поширені табличні процесори дозволяють переобчислювати значення елементів таблиць по заданих формулах, будувати за даними в таблиці різні графіки.

Системи автоматизованого проектування дозволяють здійснювати креслення і конструювання різних механізмів за допомогою комп'ютера.

1. Інтегровані системи - поєднують в собі можливості системи управління базами даних, табличного процесора, текстового редактора, системи ділової графіки, а іноді й інші можливості.

2. Бухгалтерські програми - призначені для ведення бухгалтерського  обліку, підготовки фінансової звітності  та фінансового аналізу діяльності  підприємств. З-за не сумісності  вітчизняного бухгалтерського обліку  з закордонним в нашій країні  використовуються майже виключно  вітчизняні бухгалтерські програми. Деякі з них призначені для  автоматизації окремих ділянок  бухгалтерського обліку - нарахування заробітної плати, обліку товарів, матеріалів на складах.

3. тПрограми-оболонки. Дуже популярний клас системних програм складають програми-оболонки. Вони забезпечують більш зручний та наочний спосіб спілкування з комп'ютером, ніж за допомогою командного рядка DOS [19, c. 148].

Допоміжні програми (утиліти). До системних програм можна також віднести велику кількість так званих утиліт, тобто програм допоміжного призначення. Часто утиліти об'єднуються в комплекси, найбільш популярні комплекси Norton Utilities, PC Tools Deluxe і Mace Utilities.

Програми-пакувальники дозволяють за рахунок застосування спеціальних методів «упаковки» інформації стискати інформацію на дисках, тобто створювати копії файлів меншого розміру, а також об'єднувати копії декількох файлів в один архівний файл. Застосування програм - пакувальників дуже корисно при створенні архіву файлів, тому що в більшості випадків значно зручніше зберігати на дискетах, попередньо стислі програмами-пакувальниками.

Антивірусні програми призначені для запобігання зараження комп'ютерним вірусом і ліквідації наслідків зараження вірусом.

Програми для діагностики комп'ютера дозволяють перевірити конфігурацію комп'ютера (кількість пам'яті, її використання, типи дисків і так далі), а також перевірити працездатність пристроїв комп'ютера (перш за все жорстких дисків).