Архив и их деятельность

По итогам каждой проверки составляется справка или докладная  записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.

Центральный архив федерального органа власти и органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации в соответствии с положениями о них осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных организаций.

Выполнение платных  работ и услуг. Архив для привлечения внебюджетных средств имеет право в установленном порядке выполнять платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.

Номенклатура платных  работ и услуг, выполняемых архивами, утверждается руководителем организации. Архив на основе номенклатуры с учетом условий своей деятельности (состава  и содержания хранящихся документов) может разрабатывать перечень платных  работ и услуг, более детально определяющий виды работ, производственных операций и исполнителей. Данный перечень утверждается руководителем организации по представлению руководителя архива. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план работы архива на год⁷.

При выполнении платных  работ и услуг или совместных работ отношения архива со сторонними организациями и потребителями, в том числе зарубежными, должны закрепляться договором. Цены на платные  работы и услуги утверждаются руководителем  организации по представлению руководителя архива.

Прием-передача документов при смене руководителя архива. При смене руководителя архива прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту. Для приема-передачи дел руководителя архива приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии включается представитель службы ДОУ.

При приеме-передаче дел  необходимо проверить наличие и  состояние: документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов; учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек); печатей и штампов архива (при их наличии); противопожарного и охранного оборудования.

Необходимо проверить  также условия хранения документов.

Порядок приема-передачи документов организации при реорганизации  последней определяется распорядительным документом о реорганизации организации.

В состав ликвидационной комиссии по реорганизации организации  должен входить представитель соответствующего архивного органа.

При реорганизации организации  с передачей ее функций другой или нескольким организациям, в том числе с изменением форм собственности, документы передаются организации или организациям правопреемникам.

При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное  подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

Перед передачей документов реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве, а также их научно-техническая обработка.

 

Заключение

 

Архивы – это незаменимые  нити, которые связывают день сегодняшний  с днем ушедшим.

Сложнейшая жизнедеятельность  общества и государства, их кардинальные и востребованные потребности вызвали к жизни максимально развитые системы государственной архивной службы: систему открытости, без которой современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать.

Деятельность архивов  направлена на осуществление учета, комплектования, обеспечения сохранности  архивных документов, создание и совершенствование  научно-справочного аппарата и информационных технологий, а также на осуществление  информационного обслуживания органов государственной власти и граждан в интересах укрепления российской государственности.

Архив обеспечивает удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной  документной информации и поэтому  вызывает несомненный интерес со стороны исследователей ввиду ее социально-правовой значимости, в связи с заинтересованностью граждан в работе архива, а также в малоизученности данной проблематики.

Современная система  архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия.

Деятельность архивов всех уровней в Российской Федерации направлена сегодня на укрепление российской государственности через сохранение ее истории, обеспечение общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Библиографический список

 

1. Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон от 22 октября  2004 года № 125 ФЗ // Собрание законодательства РФ. - 25.10.2004. - N 43. - ст. 4169.
2. Алексеева Е.В. Архивоведение / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. - М.: Академия, 2007. - 270с.
3. Архивоведение / Под ред. В.П. Козлова. - М.: Академия, 2010. - 272с.
4. Банасюкевич, В.Д. Основные правила работы архивов организаций / В.Д. Банасюкевич // Делопроизводство. - 2008. - № 4. С. 6-8.
5. Бахтеев, Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов / Ю.Д. Бахтеев, В.Ф. Захаров, И.Н. Наумов.  - Пенза: ПГУ, 2011. - 124с.
6. Булюлина, Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. - Волгоград: Издательство ВолГУ, 2009. - 96с.
7. Основные правила работы архивов организаций / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2011. – 152с.
8. Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, М.Ф. Воронина. - М.: Герда, 2010.- 398с.
9. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству / М.В. Стенюков. - М.: А-Приор, 2008. - 176с.
10. Тельчаров, А.Д. Архивоведение / А.Д. Тельчаров. - М.: Приор-издат, 2010. - 160с.

¹ Алексеева Е.В. Архивоведение. - М., 2007. С.18.

² Булюлина Е. В. Архивоведение. - Волгоград, 2009. С. 22.

³ Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М., 2010. С. 76.

⁴ Тельчаров А.Д. Архивоведение. - М., 2010. С. 71.

⁵Бахтеев Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов.  - Пенза, 2011. С. 56.

⁶ Основные правила работы архивов организаций / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2011. С. 33.

⁷ Банасюкевич В.Д. Основные правила работы архивов организаций / В.Д.Банасюкевич // Делопроизводство. 2008. № 4. С. 7.