Архивное дело и делопроизводство

 

 

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 

ПРОФСОЮЗОВ

 

Факультет культуры

Кафедра социально-культурных технологий

 

 

 

 

 

Реферат по учебной дисциплине

«Технологическое и документальное обеспечение туристской деятельности»

 

 Тема: Архивное дело и делопроизводство

 

 

Выполнила студентка:

10 группы IV курса

(специальность «СКД»)

Лишенко Е.Г

______________________

(подпись)

 

Проверил:

профессор кафедры СКТ, к. т. д.

Биржаков М. Б.

_____________________

(подпись)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2013

 

Оглавление

 

 

Введение

 

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием  «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.¹

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением и унифицированных систем документации.

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

 

1. Регистрация и учет  документов

 

Движение документов с момента их получения или  создания до завершения исполнения решений  по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

1.1. Порядок обработки поступающих  документов

 

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с  помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе  проставляется регистрационный  штамп.

Документы с грифом «лично»  или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно  в структурные подразделения  и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления  и жалобы граждан передаются в  подразделения по рассмотрению писем  граждан.

Документы, адресованные руководству организации или  не имеющие указания конкретного  должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства  передаются документы, полученные из правительственных  и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими  структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в  копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного  решения по поступившему документу  допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

 

1.2. Порядок обработки  отправляемых документов

 

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные  с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются  в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

1.3. Передача документов внутри организации

 

Передача документов между структурными подразделениями  производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или  лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение  документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения  или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

1.4. Учет количества документов

 

Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями  по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как  полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.²

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам  и журналам учета работы вычислительного  центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного  обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

1.5. Правила регистрации и индексирования  документов

 

Регистрация документов – фиксация факта создания или  поступления документа путем  проставления на нем индекса с  последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит  из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется  индексами по номенклатуре дел, классификатором  корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие  – в день поступления, создаваемые  – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в  зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы  руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.³

Регистрация поступающих  и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных  данных и создать условия для  перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Предложения, заявления  и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках  установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника.

В автоматизированной ИПС  регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки  формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки:

• справочные
• контрольно-справочные
• по географии поступающих документов
• по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
• тематические (приказы, решения) и др.

Информационно-поисковые  массивы автоматизированных ИПС  формируются на основе информации о  документах, зафиксированных на машинных носителях.

 

2. Архивное дело

2.1. Подготовка документов к архивному  хранению

 

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных  документов к хранению и использованию  включает:

экспертизу (оценку) научной  и практической ценности документов;

оформление  дел;

описание документов постоянного и долговременного  хранения;

обеспечение их сохранности;

передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным  называется архив, находящийся в  непосредственном подчинении соответствующей  организации, не входящей в систему  государственной архивной службы, или  являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.⁴

Экспертиза  ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.