Архивные описи и их назначение

Значение описи определяется тем, что архивная опись, будучи учетным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.






Введение

Обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников.
Политические и социально-экономические изменения жизни российского государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов.
Особое место в системе НСА занимает архивная опись - базовый справочник российских архивов. Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XII в. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относятся к XIX в. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940-1950-х гг.
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Значение описи определяется тем, что архивная опись, будучи учетным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.

1. Понятие и функции архивной описи

Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - С.: Госстандарт России,1998..
Функции описи:
1. информационная, раскрывающая состав и содержание документов;
2. учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;
3. классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания являет¬ся единица хранения.
Описи составляются:
- на дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела личного состава;
- документы на спецносителях;
- входящие в архив ведомственные и служебные издания.




2. Правила составления архивной описи

При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением опи¬си необходимо проверить соответствие заголовка дела по но¬менклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.
Правила (основные требования) оформления описи:
1. нумерацию единиц хранения в описи производят по системати¬зации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером еди¬ницы хранения;
2. систематизация единиц хранения в описи должна соответство¬вать систематизации дел в номенклатуре;
3. описательные статьи описи заполняются в точном; соответст¬вии с заголовками включаемых в нее дел;
4. при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однород¬ные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их дан¬ные в опись вносятся полностью;
5. на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полно¬стью даже в случае продолжения однородного названия дела;
6. графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;
7. опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры едино¬го фонда учреждения;
8 документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;
9. нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер - 9999;
10. систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;
11. каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;
12. при составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, состав¬ляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долго¬временного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи лич¬ного состава;
13. при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем - списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;
14. личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;
15. описи постоянно

Введение…..……………………………………………............................. 3
Глава 1. Понятие и функции архивной описи………………………….. 4
Глава 2. Правила составления архивной описи………………………… 5
Глава 3. Функциональное назначение описи дел………………………. 9
Заключение……………………………………………………………….. 10
Список литературы………………………………………………………. 11