Архивный фонд Российской Федерации

Архив в пределах предоставленных  ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования.

В этих целях архив  оказывает указанным службам  методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- по отбору документов  в состав Архивного фонда Российской  Федерации и подготовке их  к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета  документов Архивного фонда Российской  Федерации, находящихся на временном  хранении;

- по подготовке нормативных  и методических документов (пособий)  по вопросам делопроизводства  и архивного дела;

- по совершенствованию  работы делопроизводственных, архивных  и экспертных служб источников  комплектования;

- в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

Таким образом, комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами архивного фонда РФ в соответствии с его профилем. 
2 Государственный учет документов архивного фонда

2.1. Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда

Определение количества и состава документов Архивного  фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

Архив осуществляет государственный  учет архивных документов. Состав и  порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том  числе формы паспорта архива и  паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат:

• хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;
• документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

Учет производится путем  присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учета  и идентификации) состоит из следующих  элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

В состав архивного шифра  единицы хранения аудиовизуальных  документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав Музейного фонда  Российской Федерации, учитываются в соответствии с порядком, установленным настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав библиотечных фондов, учитываются в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов Российской Федерации.

Учет архивных документов в государственном архиве, государственном и муниципальном музее, библиотеке, организации Российской академии наук осуществляется специальным подразделением.

В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным  подразделением архива или возлагается  на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.

Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом.

Записи в учетные  документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

В архиве разрабатываются  порядок и схема учета архивных документов.

Порядок учета архивных документов определяет состав учетных  документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и  в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Учетные документы, кроме  описей дел, документов, предназначены  для служебного пользования и  пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.

В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных  документов определены настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных  учетных документов определяются архивом  самостоятельно.

В состав основных учетных документов архива входят:

- книга учета поступлений документов - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

- список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров;

- лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества архивных документов, состояния их описания, фиксации изменений в названии архивного фонда;

- лист учета аудиовизуальных  документов - для учета количества  аудиовизуальных документов определенного  вида при их нефондовой организации;

- опись дел, документов - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;

- реестр описей дел - для регистрации описей дел;

- инвентарная книга  учета дел, имеющих в оформлении  или в приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

- паспорт архивохранилища - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

- лист учета и описания уникального документа;

- список фондов, содержащих особо ценные документы;

- опись особо ценных  дел, документов или перечень номеров особо ценных дел;

- реестр описей особо ценных дел, документов;

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

- опись страхового фонда;

- дело фонда - комплекс  документов по истории источника  комплектования (фондообразователя)  и архивного фонда, ведущийся  на каждый архивный фонд, объединенный  архивный фонд и архивную коллекцию;

- лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле;

- внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета  документов.

Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

- акта приема-передачи документов на хранение;

- акта приема на хранение документов личного происхождения.

Архивные документы  ставятся на учет также по результатам  проведения отдельных видов архивных работ.

Все принятые в архив  архивные документы вносятся в книгу  учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив  архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда.

Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

- акта о выделении  к уничтожению документов, не  подлежащих хранению;

- акта о неисправимых повреждениях документов;

- акта приема-передачи документов на хранение;

- акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акта возврата документов собственнику;

- акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

При передаче архивного  фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

Количество архивных документов архива изменяется в результате:

- выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;

- проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета;

-  реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;

- описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.

Основанием для внесения изменений в учетные документы  являются:

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;

- акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

- акт описания документов, переработки описей.

Современные правила  учета базируются на регламенте государственного учета документов Архивного фонда  РФ, зарегистрированном Министерством  юстиции 8 июля 1997 года.

 

Заключение

В результате проведённого исследования по теме «Архивный фонд Российской федерации» можно сделать ряд выводов:

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся  и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.

Федеральный закон значительно  повысил правовой статус архивов  организаций. Возрастает понимание  роли архивов как важного источника информации, а это понимание так необходимо сегодня руководству коммерческих организаций. Также происходит процесс самоорганизации архивов коммерческих структур.

В систему Федерального архивного агентства России входят государственные архивы с постоянным хранением документов. Часть из них (РГАДА, РГИА, РГВИА) хранит документы дореволюционного периода и не комплектуется (не считая редких случайных поступлений).

Остальные архивы (АФ РФ, РГАЭ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, РГНТА) комплектуются документами действующих учреждений, организаций и предприятий, а также фондами личного происхождения, хотя некоторые из них хранят документы и до советской эпохи (РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, ЦГАФД).

Классификация документов Архивного  фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.

Комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда  РФ в соответствии с его профилем.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.