Автоматизация делопроизводства и документооборота

ВВЕДЕНИЕ 

3

РАЗДЕЛ I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  В ОРГАНАХ МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

10

РАЗДЕЛ II. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАТИВНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ  ГОРОДА БЕЛГОРОДА 

28

РАЗДЕЛ III. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАТИВНОЙ КОМИССИИ

47

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

59

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И  ЛИТЕРАТУРЫ

63

ПРИЛОЖЕНИЯ 70

СОДЕРЖАНИЕ 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ 

 

Актуальность темы. В  настоящее время политика по развитию единого информационного пространства проводится по нескольким направлениям. Огромное внимание уделяется автоматизации процессов управления в муниципальных учреждениях, формированию автоматизи-рованных муниципальных ресурсов. В рамках реализации Федерального за-кона от 6 октября 2003 г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» планируется приоб-рести для обеспечения работы органов муниципального управления с го-родскими и сельскими поселениями новое коммуникационное и компью-терное оборудование.

При этом имеются некоторые нерешенные проблемы: отсутствуют единые стандарты, в том числе документационных и информационных ресурсов; отсутствует единая система электронных архивов в муници-пальных учреждениях и органах местного самоуправления города Белго-рода; отсутствует единая система обеспечения юридически значимого электронного документооборота; отсутствует типовая информационная система муниципальных органов управления; высокий процент использо-вания несертифицированного, нелицензионного программного обеспече-ния; отсутствуют решения, которые обеспечивали бы пользователям еди-нообразие интерфейсов и единую систему навигации на сайтах органов местного самоуправления, что не позволяет перейти к оказанию некоторых информационных услуг населению; недостаточный уровень инфра-структуры телекоммуникаций органов местного самоуправления не обес-печивает оперативного информационного обмена и оперативного доступа к совместно используемым ресурсам Белгородской области; необходимы расширение круга пользователей и замена устаревшего программного обеспечения электронного документооборота в деятельности органов власти; недостаточный уровень компьютерной грамотности среди насе-ления, в органах местного самоуправления, в муниципальных учреждениях.

Актуальность выбранной  темы объясняется недостаточным уровнем проработки проблемы документационного обеспечения управления в му-ниципальных службах. Делопроизводство в органах муниципальной власти, к сожалению, не имеет четкой регламентации, многие руководители и работники служб документационного обеспечения управления не знакомы с основами ведения делопроизводства, а тем более – с современными тонко-стями оформления документации.

В ходе написания дипломного проекта были изучены и проанализи-рованы организация и технология документооборота одного из структур-ных подразделений администрации города Белгорода, а именно - Адми-нистративной комиссии, был проведен анализ системы делопроизводства, а также разработаны и внесены предложения по ее совершенствованию.

Оценка степени изученности  темы. При написании дипломного проекта были использованы тематические пособия по делопроизводству авторов Ю. М. Аксенова, В. И. Андреевой, А. Б Барихина, Н. И. Глазуновой, М. В. Кирсановой и С. П. Кобук, Т. В. Кузнецовой . В исследованиях вышеперечисленных авторов рассматривается состав всей управленческой документации, формулируются общие требования к системам дело-производства, освещаются проблемы ведения делопроизводства в россий-ских организациях, обобщается практика работы с документами в органах государственной власти и местного самоуправления, рассмотрен порядок составления и оформления управленческих документов.

Также использовалась информация из диссертационной работы В. Н Чернова , где автор предлагает новую процедуру  выбора систем управления документами  для органов управления, предложен способ адаптации автоматизированной информационной системы делопроизводства к ре-формированию организационных структур органов управления путем введения блока адаптации на основе классификатора управленческих функций и ведения истории преобразований, разработана информационная модель блока адаптации.

Различные законодательные  акты субъектов Российской Федерации  в отношении административных комиссий, порядок их образования и ос-новные функции рассматриваются в ряде научных статей В. И. Ивакина, А. П. Клюшниченко, М. Я. Масленникова, В. Н. Савина и В. Н. Хорькова .

 Актуальная в последние  годы тема автоматизации делопроизводства  и документооборота затрагивается  в статьях Н. А. Храмцовской,  Л. А. Стрельцовой .

 Практическая часть дипломного проекта была написана на основании использования методов, описанных Т. В Кузнецовой .

Таким образом, в процессе написания дипломного проекта был  сде-лан вывод о том, что тема совершенствования делопроизводственных процессов в административных комиссиях раскрыта лишь частично и нуждается в дальнейшей разработке.

В качестве проблемы исследования выступает противоречие между необходимостью совершенствования документооборота административных комиссий и недостаточной  разработанностью практических рекомендаций по организации этого процесса на региональном уровне.

В качестве основной гипотезы дипломного исследования выступает  предположение о том, что основные проблемы документационного обеспе-чения  управления в Административной комиссии администрации города Белгорода обусловлены отсутствием единых стандартов ведения де-лопроизводства для всех муниципальных органов.

Объектом дипломного исследования стала сложившаяся  в подраз-делениях администрации  города Белгорода система документооборота.

В качестве предмета исследования выступает система документо-оборота Административной комиссии администрации города Белгорода.

Цель дипломного исследования – разработка рекомендаций по со-вершенствованию  документационного обеспечения  деятельности Адми-нистративной комиссии администрации города Белгорода.

Задачи дипломного проекта:

- изучить тенденции документационного обеспечения деятельности муниципальных служб в Российской Федерации и провести анализ нормативно-правового регулирования делопроизводства в органах мест-ного самоуправления;

- рассмотреть правовой статус, структуру и систему документо-оборота городской администрации и Административной комиссии;

- предложить направления совершенствования делопроизводства и документооборота в Административной комиссии администрации города Белгорода.

В качестве теоретико-методологической основы исследования выступают основные положения системного подхода, изложенного  в ис-следованиях Ю. М. Аксенова, М. В. Кирсановой и С. П. Кобук , и позво-лившего  рассмотреть делопроизводство в органах местного самоуправле-ния как систему, складывающуюся на основе нормативно-методических рекомендаций и государственных стандартов.

Важную роль в процессе исследования играли методы эмпириче-ского  исследования: опрос сотрудников  комиссии, анализ документов и наблюдение за деятельностью Административной комиссии. Обработка эмпирических данных осуществлялась посредством методов математиче-ской статистики.

Эмпирическую базу дипломного исследования составили источники, которые содержат общегосударственную нормативную базу по вопросам делопроизводства:

1) Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) ;

2) Типовая инструкция  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 ;

3) ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения» ;

4) ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные  системы документации. Тре-бования  к построению формуляра-образца ;

5) Перечень типовых  управленческих документов, образующихся  в деятельности организаций, с  указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г. .

Для написания данного  дипломного проекта привлекались следующие  законодательные акты, регламентирующие работу с документами:

1) Закон Белгородской  области от 23 мая 2005 г. № 198 «О  наделении органов местного самоуправления  полномочиями по рассмотрению  дел об административных правонарушениях» ;

2) Инструкция по делопроизводству  в Администрации города Бел-города от 02 августа 2007 г. №2375 ;

Актуальная в последние  годы тема автоматизации делопроизводства и документооборота затрагивается  в статьях Н. А. Храмцовской «Актуальные  проблемы современного делопроизводства и документооборота» , Л. А. Стрельцовой «Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ» . Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских учреждений, современное состояние и перспективы развития систем электронного делопроизводства.

Научно-практическая значимость исследования состоит в воз-можности использования конкретных рекомендаций данного дипломного проекта муниципальными органами исполнительной власти для  рациона-лизации своей деятельности.

Результаты исследования используются в процессе практической деятельности Административной комиссии администрации города Белго-рода и  могут быть рекомендованы для  использования муниципальными ор-ганами, в том числе административными  комиссиями других субъектов Фе-дерации.

Структура дипломного проекта. В соответствии с поставленными  задачами дипломный проект включает введение, три раздела, заключение, список источников и литературы и  приложения.

 

Список литературы ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В настоящее время реализация программы по развитию единого ин-формационного пространства и автоматизации делопроизводства в органах муниципальной власти сегодня активно проводится во многих субъектах Российской Федерации, в том числе – и в Белгородской области. Но, к сожалению, большинство изменений коснулось пока только органов го-сударственной власти. В муниципальных органах отсутствуют единые стандарты управления документационными и информационными ресур-сами, нет единой системы электронных архивов в государственных и му-ниципальных учреждениях и органах местного самоуправления области. Остается и проблема использования нелицензионного программного обеспечения, отсутствие программного обеспечения с открытыми кодами. Уровень компьютерной грамотности среди служащих органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений также оставляет желать лучшего.

На основании проведенного исследования были выявлены следующие проблемы:

1. В Инструкции по делопроизводству  администрации г. Белгорода, на  основании которой организуется документооборот всех структурных подразделений в составе и порядке оформления реквизитов было замечено несколько противоречий Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а именно: расшифровка подписи должна включать оба инициала и фамилию, а не один, как реко-мендуется в данной; размеры левого и правого полей документа не соот-ветствуют Типовой инструкции по делопроизводству; отсутствуют неко-торые обязательные реквизиты. Положения Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти являются рекомендательными, но, согласно федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации», правила делопро-изводства и документооборота, установленные государственными органами и органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота.

2. В Административной комиссии  администрации города Белгорода должностная инструкция главного специалиста – ответственного секретаря комиссии находится в стадии разработки, не утверждена и существует только в электронном виде на стационарном компьютере. Не существует установленных форм для журналов регистрации входящих и исходящих документов, отсутствуют электронные журналы регистрации. Заголовки столбцов могут различаться даже в пределах одного регистрационного журнала. Система электронного документооборота не установлена и не используется. С одной стороны, по мнению руководителя секретариата комиссии, в этом нет необходимости в силу небольшого объема докумен-тооборота, с другой – использование отдельных функций такой системы (в первую очередь, электронной регистрации документов) могло бы позволить значительно сократить временные и трудовые затраты секретаря комиссии.

В целях совершенствования  системы документооборота Админи-стративной комиссии и оптимизации процесса ведения делопроизводства были разработаны  новая должностная инструкция главного специалиста, бланки документов комиссии, формы регистрационных журналов входящих и исходящих документов, журнала протоколов, формы постановления комиссии и протокола заседания комиссии, формы Определения о возвращении протокола и определения о направлении материалов в дело.

Кроме того, для оптимизации  процесса документационного обеспе-чения  деятельности Административной комиссии как субъекта муници-пального управления следует: