Автоматизация делопроизводства

Оглавление

Введение  ……………………………………………………………………….….3

1. Виды информационных систем управления документационным обеспечением предприятия ……………………………………………….4

 

2. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота…………………………………………………...……11

3.Обзор основных систем документооборота, представленных

в России .................................................................................................17

Заключение  ……………………………………………………………..………..19

Список используемой литературы ……………………………………………21

Введение

В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются  посредством информации, которая  представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё  это может передаваться разными  способами, в том числе машинными. Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ  доказательства»).

В управлении современным предприятием кроме сектора функциональных задач имеется довольно значительный блок задач в секторе управления документооборотом, автоматизации делопроизводства предприятия. В ходе управления предприятием и производственных процессов происходит создание и движение документов. Документы — это носители информации о деятельности фирмы. Таким образом, автоматизация делопроизводства и организация документооборота становится эффективным средством достижения целей компании в производственной или управленческой деятельности. В настоящее время существует комплекс информационных технологий и соответствующих программных продуктов, предлагаемых на рынке. Эти информационные технологии построены на разных концептуальных уровнях, предназначены для разного типа предприятий и решаемых задач.

Сегодня организация, которая хочет  получить современное решение для  создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор – от отдельных  частных технологий до готовых комплексных  систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого  документа с момента его появления  в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа  вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации  и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым  реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую  дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти  на современную форму регистрации  документов с помощью ПЭВМ. Тем  более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы  автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно  использовать новые технологии для  автоматизации регистрации документов.

 

1. Виды информационных  систем управления документационным  обеспечением предприятия

Все информационные процессы, протекающие  в подразделениях аппарата управления (так же как и документы), можно  разделить на два вида: формализуемые  процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и не формализуемые. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используют специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы.

Внедрение информационных систем управления документами (ИСУД) предполагает осуществление  автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, что определяет успешность его деятельности. Информационные системы управления интеллектуальными активами представляют совершенно новые возможности для менеджмента предприятия и его сотрудников и связанны с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в документах финансового, юридического, научно-технического, нормативно-справочного, организационно-распорядительного, проектно-конструкторского, маркетингового, эксплуатационного характера, которые создаются в различных функциональных подразделениях предприятия на различных этапах жизненного цикла продукции и услуг.

Из важнейших характеристик  СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

– программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

– поддержка распределенной обработки информации;

– возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

– открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

– широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

– возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

– возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

– возможности контроля за прохождением документов;

– наличие системы оповещения должностных лиц;

– возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;

– наличие средств регламентации доступа и криптозащиты;

– наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

– ориентированность на отечественную концепцию документооборота.

Управление интеллектуальными  активами предприятия может осуществляться с помощью систем различной сложности. Разновидности ИСУД и их характеристики приведены на рис.1.1. и в табл.1.2.

 

Таблица 1.2.

Характеристики различных систем управления электронными документами

 

Вид ИСУД	Характеристика	Поставщики продуктов данного  класса
Ориентиро-ванные на бизнес-процессы (Business-process EDM)	Предназначены для специфических  вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированы на использование  в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ и т.д.	Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS)
Корпоратив-ные ИСУД (Enterprise-centric EDM)	Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над  документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям  в организации. Основные возможности  этих систем аналогичны системам, ориентированным  на бизнес-процессы. Отличительной  особенностью является способ использования  и распространения. Аналогично таким  средствам, как текстовые редакторы  и электронные таблицы, являются стандартным «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации	Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)
Системы управления контентом (Content management)	Обеспечивают процессы отслеживания, создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в виде объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями	(Content management): Adobe, Excalibur
Системы управления информацией (порталы) (Information Management)	Обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, Intranet и Extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе применения бизнес-правил, контекста и метаданных.Позволяют применять статические и динамические публикации для обеспечения большей интерактивности и средств совместной работы	Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)
Системы управления образами (Imaging)	Преобразуют информацию с бумажных носителей  в цифровой формат, как правило это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован для работы уже в электронной форме	Adobe
Системы управления потоками работ (Workflow Management)	Обеспечивают систематическую маршрутизацию  работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнеспроцессов. Используются в целях ускорения бизнеспроцессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации	Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies

Информационные системы управления документами (Electronic Document Management - EDM) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации.

Часто эти документы хранятся в  специальных хранилищах или иерархической  файловой системе. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают ИСУД, включают в себя текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы.

Общими возможностями ИСУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Информационные материалы, имеющие  высокую ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху информационной революции и сетевых организаций  формализованные документы, доступные  только специалистам, не могут более  служить хранилищем корпоративных  знаний.

Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных  форм в соответствии с принятыми  в стране правилами и стандартами  делопроизводства.

Основным назначением этих систем является документальная регистрация  тех или иных свершившихся действий и событий (например, «документ принят к исполнению», «документ передан  на исполнение конкретному сотруднику», «на документ дан соответствующий  ответ» и т.д.) в соответствии с  принятыми правилами. Функции ИСУД, ориентированной на бизнес-процессы.

Системы управления документооборотом  обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации  на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Основное отличие  и преимущество корпоративной информационной системы управления документами  по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в  том, что это решение, которое  обеспечивает универсальную, повсеместно  доступную среду для работы и  хранения всех типов документов в  масштабе всей организации в целом.

2. Функции систем автоматизации  делопроизводства и документооборота

Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно  выделить некий минимальный набор  характеристик, которым должна соответствовать  полноценная система автоматической регистрации документов.

В первую очередь это возможность  создания документа. Документ может  создаваться либо самостоятельно в  соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого  учетного документа формируется  регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно  в ней документы, так и импортированные  извне.

Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция, как правило характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат – отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних – протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

Позволяет формировать рабочие  папки пользователя. Понятие папки  используется в системе для объединения  документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.

Система осуществляет контроль исполнения документов. Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные  пункты.

Обработка и хранение собственно документов. К регистрационной карточке может  быть «прикреплено» любое число  файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал  и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей  сводить воедино отдельные файлы  текстов и графики, формируя законченный  документ. Современные системы, в  том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).

Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая  с документом, всегда можно просмотреть  всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.