Бланки документов предприятия. Личное дело

                              Министерство образования и науки РФ                    Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Российский государственный университет туризма и сервиса

(ФГБОУВПО «РГУТиС»)

Филиал федерального государственного бюджетного образовательного

учреждения высшего профессионального образования

«Российский государственный университет туризма и сервиса» в г. Самаре

(ФГБОУВПО «РГУТиС»)

                                         Факультет очного обучения

             Кафедра экономики и управления на предприятиях сервиса

Контрольная РАБОТА

по дисциплине: Документирование управленческой деятельности

на тему: 10.1 Бланки документов предприятия

               10.2 Личное дело

               10.3 Докладные и служебные записки

                                                                Выполнил студентка  группы ЭД-302

                                                             Очной формы обучения

                                                             Ефимова Дарина Андреевна

     Преподаватель: Гончарова М. В.

Дата сдачи: «_____»________20___г.

Оценка:__________________         ___________________________________

                                                                                                                                                 (подпись преподавателя)

2012г.

   СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………3

1.      Бланки документов предприятия …..…………………………..…........4

2.      Личное дело....…………...……………………………………………….5

3.      Докладные и служебные записки ………………………………………7

Заключение…………………………………………………………………..9

Список используемой литературы………………………………...………10

5

Введение

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото – и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Бланки документов предприятия

Служебные документы должны иметь безупречный внешний вид. Поэтому деловые документы печатаются на бумаге хорошего и высшего качества, машинной резки. Конверты для служебных документов должны быть соответствующего размера и качества. Оформление документов регламентируется стандартами и инструкциями о делопроизводстве. Некоторые документы должны оформляться, как правило, на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов.

Бланком документа называют стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами. Применение бланков в процессе подготовки документов повышает культуру управленческой деятельности, облегчает фиксирование и восприятие информации. Значительно облегчает работу с документами ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вступивший в действие 01.07.2003 г.

Предусмотрены три вида бланков:

• для писем;

• общий;

• конкретного вида документа.

Различия между этими бланками состоят в том, что в бланке для писем содержатся следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования);

• эмблема, товарный знак (знак обслуживания);

• код организации по ОКПО;

• наименование вышестоящей организации (если оно имеется);

• наименование организации;

• справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера телефаксов, код по ОКПО или ОКОГУ, код по ОКУД, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банках, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и др.);

• дата;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

На общих бланках, которые могут быть использованы для составления любых видов документов (кроме писем), отражаются наряду с вышеуказанными реквизитами заголовок к тексту, отметка о контроле, гриф утверждения.

Бланк конкретного вида документа применяют для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатают наименование вида документа, например: «приказ», «распоряжение» и др.

На практике широко используются бланки руководителей организаций и структурных подразделений. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность, например: «Заместитель директора Федеральной службы налоговой полиции Российской Федерации».

Личное дело

Личное дело представляет собой группировку различных документов, характеризующих биографические, политические, деловые и личные качества работников.

Личные дела систематизируются в алфавитном порядке или по структурным подразделениям в соответствии с утвержденным штатным расписанием. Личное дело работников комплектуют из следующих документов (перечисляются в порядке подшивки):

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• листок по учету кадров с фотографией;

• автобиография;

• копия диплома о высшем или среднем образовании или справка, заверенная работником по кадрам;

• заявление о приеме на работу;

• копии приказов о приеме на работу, переводах, поощрениях, взысканиях;

• характеристика;

• аттестационные листы и другое;

• опись документов, находящихся в деле.

Опись документов составляют работники по кадрам при первоначальном оформлении документов личного дела, надлежащие записи в нее вносят при подшивке других материалов, поступающих дополнительно.
Каждый документ в описи именуется отдельно и в точном соответствии с тем, как он назван при его составлении.

Дополнение к личному (анкетному) листку по учету кадров служит для записей изменений, которые произошли у работника после оформления его личного дела.

Записи в дополнение к листку по учету кадров должны вноситься регулярно после изменений в учетных данных работников. Несоблюдение этого требования обесценивает значение этого документа и достоверность данных личного дела.

Личный (анкетный) листок по учету кадров — один из основных документов в личном деле.

Он отражает автобиографические данные о работнике, его трудовую деятельность, службу в армии, семейное положение, наличие правительственных и ведомственных наград, пребывание за границей.
Личный листок работник заполняет чернилами, разборчиво.
Прочерки вместо ответов, а также неустановленные сокращения наименований предприятий и организаций не допускаются. Правильность заполнения личного листка по учету кадров обязательно сверяет инспектор по кадрам с подлинными документами работника (паспортом, трудовой книжкой, дипломом, военным билетом). При этом даты, наименования и прочие сведения, указанные работником в личном деле по учету кадров и в представленных документах, сопоставляются.

Автобиографию составляют по произвольной форме, собственноручно, без помарок и исправлений. В автобиографии обязательно следует осветить в описательной форме год и место рождения и в какой семье, когда и в каких учебных заведениях учились, какое получили образование и специальность; указать, когда, где и в какой должности работали, причины перехода с должности на должность. Дать краткие сведения о ближайших родственниках (муже, жене, детях, отце, матери, братьях, сестрах).

Докладные и служебные записки

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется, как правило, в одном экземпляре, который передается для сведения руководителю.

Докладные записки в зависимости от содержания могут быть инициативного, информационного или отчетного характера. Инициативная докладная записка содержит предложения или замечания от имени составителя. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе или развитии какого-либо определенного процесса. В докладной записке отчетного характера сообщается о завершении работы или о ходе выполнения распоряжений, указаний, планов и т. д.
С точки зрения адресности различают внутренние докладные записки (адресуемые руководителю учреждения или подразделения, в котором работает составитель) и внешние (адресуемые руководству вышестоящего органа).

Текст как внешней, так и внутренней докладной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй содержатся выводы и предложения.

Служебная записка — документ, официально не принятый, т. е. не включенный в классификацию документов РФ, однако широко применяемый в практической деятельности организаций. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и составляется от руки или с помощью ПЭВМ. Реквизиты служебной записки аналогичны реквизитам докладной записки.

Служебная записка должна содержать заголовок к тексту, который состоит из двух частей: первой части с изложением причины, послужившей основанием для написания документа, и второй — содержащей предложения, просьбы и т. п.

Объяснительная записка — письменное изложение причин нарушения трудовой дисциплины, невыполнения заданий, отступлений от узаконенных правил в работе и т. д.

Докладная и объяснительная записки похожи по оформлению и по приемам изложения. Разница заключается в том, что докладная записка составляется в большинстве случаев по инициативе самого отправителя, а объяснительная записка — по требованию вышестоящего должностного лица. В докладной записке освещается и положительное и отрицательное в решении данного вопроса, а также излагаются предложения и меры, которые следует принять для быстрейшего выполнения данного дела. В объяснительной записке освещаются причины негативных явлений в работе, в поведении и иногда излагается просьба составителя записки. К докладной и объяснительной запискам могут быть приложены документы, подтверждающие или углубляющие их содержание.

Заключение

Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации постоянно связана с обработкой и систематизацией больших массивов информации и документации. Грамотно организованный в соответствии с действующим законодательством документопоток обеспечат защиту интересов компании и увеличат эффективность управления.

Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего, их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.

Умение правильно составлять документы необходимо в наше время, где все сделки закрепляются не словом, а документами, которые при неправильном составлении будут считаться недействительными. Поэтому необходимо усвоить важность знания составления документов, какого бы вида они не были.

Список используемой литературы

1.      Атоян А. Информационная культура в условиях информатизации общества. – М.: ИЦ Владос, 2001.

2.      Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления), М: «Феникс», 2007.

3.      Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов / под общ. ред. проф. Кузнецовой Т.В. М.: МЦФЕР, 2006.