Бланки современных документов

 

Сокращённое наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном  документе. Помещается сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительном  документе название организации  было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под  наименованием на русском языке.

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках - национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Название структурной  части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

Справочные данные об организации-авторе (реквизит 07)

Так как письмо, как  правило, предполагает переписку, в бланке для письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW-страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

Почтовый и телеграфный  адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в  Почтовых правилах Министерства связи. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы (площади), затем название города, штата или округа, почтовый индекс и в конце название страны. С 1 января 1998 года наша страна также переходит на международную систему написания адреса.

В настоящее время  быстро растет количество организаций, имеющих постоянных иностранных  корреспондентов. Для переписки  с ними разрабатываются специальные  бланки, в которых наименование организации и адрес воспроизводятся дважды на русском и иностранном (чаще всего английском) языках.

Имеют свои особенности  и бланки совместных международных  объединений, предприятий, фирм. В них  указываются страны и адреса сторон, входящих в объединение. Реквизиты таких бланков также изготавливаются на двух языках.

Реквизиты бланка могут  располагаться двумя способами: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем  углу (угловой бланк).

Например:

 

 

 

В общем бланке на месте  справочных данных указывается вид документа.

Дата и регистрационный  номер документа (реквизит 09 и 10)

В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и  индекса документа. Это важнейшие  поисковые признаки документа. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди других аналогичных. Образно говоря, дата и индекс - "имя и отчество" документа.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе  всегда несколько, но они имеют различное  назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается  дата подписания документа, утверждения  или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных  записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных  документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться  лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все  стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка для автоматического поиска и контроля информации.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими  цифрами. На нее отведено восемь знаков - шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные  точки. Если цифра одна, перед ней  обязательно ставится 0. Например, 03.04.98. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Но можно писать год и полностью. Тогда дата выглядит так: 03.04.1998. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 1998 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

Дата оформляется без  кавычек.

Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 1998.03.08.

При подготовке документа  к подписанию заранее печатают месяц  и год, а число должно проставляться  руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер  документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов - обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита "Регистрационный номер документа" является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы К (кадры) или Л\С (личный состав). Например: Приказ №8к или приказ № 21 л/с.

Регистрационный номер  входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего  дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения  или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02-15/ 89, где 02 - индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 - номер дела по номенклатуре, 89 - порядковый номер отправляемого документа.

При регистрации обращений  граждан порядковый регистрационный  номер дополняется первой буквой фамилии. Например: В-17, Д-124.

На документах, авторами которых выступают несколько  организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения).

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11)

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в 1972 году. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой "На Ваше письмо от 12 апреля 1969 г. за № 0514.83 сообщаем...". Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ.

Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь  должен подобрать копию инициативного  документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному  ответу и только вместе доложить руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация: как и что, писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

Место составления или  издания (реквизит 12)

В общем бланке, на том  месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и  дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 он указывается только в тех случаях "если затруднено его определение по реквизитам "наименование организации" и "справочные данные об организации". Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. АО Пермские авиамоторы не указывает в г. Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать - Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.

Гриф ограничения доступа  к документу (реквизит 13)

В верхнем правом углу документа на первой странице может  быть проставлен гриф ограничения доступа  к информации (секретно, для служебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

 

 

Заключение

 

Из всего выше указанного мы можем сделать вывод, что, от того, насколько правильно будет составлен  и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Поэтому требования, предъявляемые  к составлению и оформлению служебных  документов должен знать каждый.

 

 

Список используемой литературы

 

1. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). Москва. ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез". 2007.
2. М.Ю. Рогожин. Документационное обеспечение управления. "Проспект" - М.2009.
3. М.И. Басаков. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов). Издание шестое. Ростов-на-Дону. "Феникс". 2009.