Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Тема 8. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ  СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

 

1. Понятия делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом.

2. Основные делопроизводственные функции системы управления персоналом.

3. Классификация  и состав документации, используемой в управлении персоналом.

 

1. Понятия делопроизводственного обеспечения 

системы управления персоналом.

Делопроизводственное обеспечение  системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие подразделения и сдачи в архив.

Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которую представляет совокупность законодательных актов  Российской Федерации, правовых и нормативных  актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис.).

 

 

Рис. Структура законодательной  и нормативной базы кадрового  делопроизводства.

Важнейшие нормативно-правовые акты, оговаривающие правила, требования, регламентирующие кадровое делопроизводство:

• Гражданский кодекс РФ (части первая и вторая).

• Трудовой кодекс РФ.

• Государственная система документационного  обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.

• Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации № 68 от 27.11.2000 г. - М.: Росархив, 2000.

• ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1997.

• Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. - М.: Госстандарт России, 1994.

• Альбом унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. - М.: НИПИ-статформ Госкомстата России, 2001;

• Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. - М.: Государственная "архивная служба России, 1993.

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, 2000.

 

2. Основные делопроизводственные функции 

системы управления персоналом.

Основными делопроизводственными  функциями службы управления персоналом организации являются:

• разработка и оформление необходимой кадровой документации (плановой, первично-учетной, отчетно-статистической, по социальному обеспечению, организационно-распорядительной);

• своевременная обработка  поступающей документации по персоналу;

• регистрация, учет и  текущее хранение документов по персоналу (в том числе конфиденциальных документов);

• разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

• доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;

• контроль за исполнением  документов;

• размножение документов по кадровым вопросам;

• подготовка кадровых документов к сдаче в архивы (организации, ведомственный, государственный).

 

3. Классификация  и состав документации,

используемой  в управлении персоналом.

В системе управления персоналом организации  обращаются следующие виды документации:

• организационно-кадровая документация;

• документация по личному составу;

• организационно-распорядительная документация (в составе распорядительной и информационно-справочной документации).

В состав организационно-кадровой документации входят устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, положения (инструкции, стандарты предприятия) по выполнению отдельных видов работ (например, инструкция по кадровому делопроизводству), должностные инструкции.

Документация  по личному составу включает приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, характеристики, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны, разного рода справки и др.

В состав организационно-распорядительной документации входят; распорядительная документация - приказы по основному производству, постановления, распоряжения, указания, решения;

информационно-справочная документация - письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки.

Кроме того, в системе управления персоналом организации обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению. В структурных подразделениях разрабатывается  и используется ряд других документов внутреннего характера, связанных с управлением персоналом.

В связи с большим и зачастую неоправданным разнообразием используемых в системе управления персоналом документов, отдельные их виды (например, учетные формы) подверглись унификации, требования к оформлению других видов, в частности, к оформлению организационно-распорядительной документации-стандартизации.

Унификация и стандартизация кадровой документации весьма целесообразны и этой работе в стране уделяется большое внимание.