Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Заполняется в двух экземплярах: один остается в  отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На  основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки  в личной карточке работника, а бухгалтерия  производит расчет заработной платы, причитающейся  за отпуск. При предоставлении отпуска  без оплаты рядом с указанием  о количестве дней отпуска указывается  «без оплаты». В разделе «Начислено»  в графе 1 в пустых строках указываются  месяцы, по которым начислена заработная плата.

Приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора (контракта) (форма № Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

В разделе «справка о несданных  имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных  ценностях, числящихся за работником.

Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются  в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного  рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны  только на основании документов, оформленных  должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных  или общественных обязанностей и  т.п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма №  Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений  видов затрат рабочего времени, а  другая для записи количества часов  по ним.

Учет  использования рабочего времени  осуществляется в табеле методом  сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и  т.д.).

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Каждый руководитель трудового  коллектива должен учитывать, что документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни  человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также  ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового  кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а  также о наличии свободных  мест не являются сведениями конфиденциального  характера. Вместе с другими документами  предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу  подлежит передаче в государственные  архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет  персональную ответственность за документированный  фонд, образующийся на предприятии, и  должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда – сотрудников  Рострудинспекции, органы которые действуют  при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права  которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно  рычагов, чтобы заставить каждого  чтить требования законодательства о труде».

Не менее важным для администрации  предприятия является использование  документов кадровой службы при решении  споров с работниками, особенно при  возникновении конфликтов, разбираемых  народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых  судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет  не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и  его оформление в соответствии с  действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической  силы. Именно ошибки, допускаемые при  подготовке документов, отсутствие в  них отдельных реквизитов или  неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче  в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового  кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в  жизни каждого трудоспособного  человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как  служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение  по старости и инвалидности, предоставляется  в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении  граждан в архивные учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЛИТЕРАТУРА

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Интел-Синтез, 2004.
2. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. – М.: 2003.
3. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. – М.: ЭКМОС, 2003.
4. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: Приор, 2003.
5. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.