Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

ОГЛАВЛЕНИЕ:

	Введение.		5
1	Общая характеристика делопроизводства.
			7
	1.2. Нормативно-методическая  база делопроизводства.		11
	2.1.Общие понятия документационного  обеспечения.		16
	2.3.Организация работы  с документами.
	2.3.1. Нормирование оформления документов.		32
	2.3.2. Организация  документооборота.		34
3	Делопроизводство в  учебно-научном подразделении ВУЗа.
	3.1. Факультет, как учебно-научное  подразделение университета.		63
	3.2. Типы документов  обращающихся на факультете. Подразделения, издающие и использующие их.		64
	3.3. Организация документоведения, документооборот, схемы движения  документов в учебно-научном подразделении  ВУЗа.		67
	3.4. Использование ЭВМ,  компьютерной сети университета  в делопроизводстве.		73
	3.5. Архивное хранение документов.		75
	Заключение.		82
	Литература.		84
	Приложения.		86

 

ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое  управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Значение делопроиводственного обслуживания как одной из важнейших  сфер деятельности определяется рядом  факторов и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий.

Целью данной курсовой работы является анализ системы документационного обеспечения деятельности факультета, как научно-учебного подразделения ВУЗа. Данная цель реализуется в рамках конкретных задач:

• исследование генезиса системы государственного делопроизводства;
• изучение нормативно-методической базы делопроизводства;
• определение общих понятий современной системы документационного обеспечения управленческого процесса;
• изучение систем ведения документации;
• определение особенностей управленческого процесса на факультете, влияющих на документационное обеспечение;
• определение перечня документов, являющихся примером систем документации факультета. Определение перечня пользователей данной системы;
• построение схем движения документов между факультетом и другими участниками документооборота;
• разработка предложения по оптимизации документоведения: документооборот на факультете.

 

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.2. Нормативно-методическая база делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.[8]

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты  Российской Федерации в сфере  информатизации и документации;

- указы и распоряжения  Президента Российской Федерации,  постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных  органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов  представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного  и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты  на документацию;

- унифицированные системы  документации;

- общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации;

- Государственную систему  документационного обеспечения  управления. основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- нормативные документы  по организации управленческого  труда и охране труда;

- нормативные документы  по организации архивного хранения  документов.

В Российской Федерации  в соответствии со сложившейся за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.

Эта ответственность  рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями (рис. 1.2.1).

Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией в различных её аспектах отведена Государственной архивной службе России.

1. Государственная архивная служба России и её органы занимаются сбором и хранением документов. Кроме того, как центральный орган федеральной исполнительной власти, то есть ведомство, несет ответственность за рационализацию делопроизводства в стране.

Она разрабатывает нормативы  и рекомендации как по организации  делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях записи. Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения.

Местные архивные органы и государственные архивы также  выполняют соответствующие задачи в области управления документацией, особенно по внедрению новых нормативов и методических разработок и контролю за их соблюдением.

2. На комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации возложена в свою очередь ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации, общая координация проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов.

Рис. 1.2.1 Органы государственной  власти и управления документацией

Таким образом, Архивная служба и Комитет по стандартизации являются основными ведомствами, регулирующими  документацию в общегосударственном масштабе. Как правило, они действуют в тесном контакте при решении всех основных вопросов управления документацией и совершенствования делопроизводства. Им принадлежит определение совершенствования документации и организации работы с ней.

В любой организации должно быть четкое разграничение функций и обязанностей между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и служебным положением, в том числе и в сфере управления документацией. В структуре работников должна быть учтена численность сотрудников делопроизводителей службы по отношению к общей численности работников, или по количественным нормам выработки в единицу времени.

Подготовка собственных  нормативных и методических документов по этому направлению руководства  документацией, а также координация, экспертиза и утверждение работ сторонних организаций в течение последних десятилетий закреплены за Государственным комитетом по труду и социальным вопросам ( в настоящее время - Министерство труда).

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Регулируя гражданские  правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

Основными из них являются:

1. Закон Российской  Федерации “О стандартизации”

2. Федеральный закон  РФ “Об информации, информатизации  и защите информации”

3. Федеральный закон  “Об участии в международном  информационном обмене”

4. Закон РФ “О государственной  тайне”

5. Закон РФ “Об Архивном  фонде РФ и архивах”

Закон Российской Федерации “О стандартизации” от 10 июня 1993 года № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.

Федеральный закон РФ “Об информации, информатизации и защите информации” от 20 февраля 1995 года № 24-Ф3 устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровня доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Документирование информации - обязательное условие для ее включения  в информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов их массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством РФ, в том числе он имеет право:

- назначить лицо, осуществляющее  хозяйственное ведение информационными ресурсами, или оперативное управление ими;

- установить в пределах  своей компетенции режим и  правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

- определять условия  распоряжения документами при  их копировании и распространении.

Граждане, органы государственной  власти, органы местного самоуправления, организация и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Развитие отдельных  положений этого закона нашло  выражение в Указе Президента “Об основах государственной  политики в сфере информатизации”  от 20 января 1994 года, постановлениях Правительства “Об информационном обеспечении предпринимательства в РФ” от 1 декабря 1994 года, “Об улучшении информационного обеспечения населения РФ” от 12 января 1996 года и др.

Федеральный закон “Об участии в международном информационном обмене” от 4 июля 1996 года № 85-Ф№ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.