Делопроизводство

Задание 1.

Что называется классификацией документов? Какие классификационные признаки документов Вы знаете?

С целью создания возможностей для  проведения унификации и стандартизации документов, для того, чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

• письменные (рукописные и печатные);
• технические — это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;
• фоно-, аудио-, акустические документы — содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);
• кинодокументы — изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;
• фотодокументы — изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;
• аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

По ценности содержания: научные, исторические, оперативные  и т. д.

По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

По стадиям создания:

• черновик (предварительная редакция документа);
• беловик (чистовик);
• подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);
• копия документа — точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);
• отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;
• дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;
• выписка - копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;
• автограф — документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения:

• документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);
• документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), - личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;
• некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).

По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения  материала: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности: система банковской документации, система  отчетно- статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.

По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению:

• именные, или личные (удостоверяющие личность);
• служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

По срокам изготовления: срочные, несрочные.

По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов).

По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.

 

Задание 2.

Ответить на вопросы  теста.

1.   1.1.

2.   2.1.

3.   3.3.

4.   4.5.

5.  5.3.

6.  6.2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 3.

Этап 1 Анализ исходного варианта задания

ГЕРБ
Наименование организации
	1. УТВЕРЖДЕНО
	Должность ________________
	________________
	(Подпись)
АКТ
_________№____________
_______________________
(Заголовок акта)
Составлен комиссией: ______________________________________________
Председатель:______________________________________________________
(Должность, фамилия,  инициалы)
___________________________________________________________________
	(Текст)
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр:
2-й экземпляр
3-й экземпляр:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Этап 2 Выявление ошибок и работа над их исправлением

ГЕРБ
Наименование организации 1
	1. УТВЕРЖДЕНО 9
	10 Должность ________________
	________________11
	(Подпись)
АКТ 2
3_________№____________4
_______________________5
(Заголовок акта) 6
7
8 Составлен комиссией: ______________________________________________
Председатель:______________________________________________________
(Должность, фамилия,  инициалы)
___________________________________________________________________
(Текст) 12
Составлен в 3 экземплярах:  13
1-й экземпляр:
2-й экземпляр
3-й экземпляр:
14

 

1. Независимо от разновидности  акты составляют по единой  схеме на общем бланке или бланке конкретного вида документа учреждения. Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или эмблема учреждения, или товарный знак

2. Наименование документа (АКТ)

3,5. В приведенном задании отсутствует реквизит Место. Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления

4. Регистрационный номер документа

6. Заголовок формулируют в родительном  падеже: Акт (чего?). возможна формулировка  заголовка с помощью отглагольного  существительного  - «О приеме – передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

7. В приведенном задании отсутствует реквизит Основание. Текст акта состоит, как правило, из двух логически связанных составных частей вводной и констатирующей. Вводная часть акта начинается словом Основание, которое печатается на 2,3  интервала ниже заголовка. Основанием для составления акта может служить распорядительный документ руководителя своей или вышестоящей организации. После слова Основание ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его даты, номер и заголовок.

8. С новой строки прямо от  полей с прописной буквы пишется  слово Составлен комиссией в составе: и далее перечисляются должности, инициалы, а затем фамилии составителей акта. В предложенном примере оформлено неверно сначала обозначена фамилия, а затем инициалы.

9. Гриф утверждение оформлен неверно. Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТ Р 6.3,-2003. В случае когда документ утверждается должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ

10. Указывается должность

11. В состав реквизита Подпись  должны входить Личная подпись, затем расшифровка подписи, Дата подписания

12. В тексте излагаются цели и задачи, сущность, методы и характер работы, проделанной составителями акта, ее результаты, установленные факты. Текст лучше всего начинать с указания даты и цели составления акта.

13. После текста указывается  количество составленных экземпляров акта, их местонахождение или адресаты, которым они направлены. Слова «Составлен в 3 экземплярах:» и далее перечисление экземпляров оформлено неверно

14. Неправильно завершен  акт. Завершают текст акта Подписи. Акт подписывают Председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

 

Этап 3 Составление и  оформлении документа в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003

ГЕРБ
Наименование организации
	УТВЕРЖДАЮ
	Должность
	«личная подпись» инициалы фамилия
	Дата подписания
АКТ
_________№____________
______________________
место
заголовок акта
Основание:
Составлен комиссией в составе:
Председатель:______________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
Члены комиссии:___________________________________________________
(должности, инициалы, фамилии)
Текст
Составлен в 3 – х экземплярах.
1-й экз. -
2-й экз. -
3-й экз. -
Председатель комиссии        личная подпись           инициалы, фамилия
Члены комиссии:                   личная подпись           инициалы, фамилия
личная подпись           инициалы, фамилия
личная подпись           инициалы, фамилия

Задание 4

Напишите заявление  о предоставлении отпуска без  сохранения заработной платы.

 

 

Генеральному директору 
ООО «Истмедпром» 
И.В. Воркову

Менеджера по работе с  клиентами 
отдела оптовых продаж 
Е.П. Хаминой

 

заявление

 

В связи с регистрацией брака в соответствии со статьей 128 Трудового кодекса Российской Федерацией и на основании настоящего заявления прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 3 календарных дня с 10.01.2012 по 12.01.2012.

 

 

Подпись

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 5.

Составить письмо деловому партнеру

 

 

     Выставочный центр

     «Экспо-Бизнес» 

Генеральному  директору

     Ясный  пр., 26, г. Зеленоград, 111321   ОАО «Квант»

              

     телефон:554-33-11, телекс: 333-22-12   Д.В. Демченко

     факс: (095)4435677

               Березовая аллея, д.6

                   Москва, Россия, 114665

 

    Об  участии в выставке

    

    

                                          

                             Уважаемый Дмитрий Владимирович!

 

Приглашаем  Вашу фирму принять участие в международной специализированной выставке "Экспо - 2012", с "9" по "13" января 2012г.

по адресу: Березовая аллея, д.6

Уверены, что  выставка принесет обоюдную выгоду.

Заранее благодарны за скорейший ответ.

 

 

 

С уважением,

 

Генеральный директор   личная подпись         И.И. Смирнов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 6.

1. Резюме 

Бокова  Олеся Викторовна

Цель:       Получение должности регионального менеджера

по  продажам в крупной торговой компании

Дата рождения:     18 января 1979 г.

Семейное положение:    Замужем, трое детей

Телефон:      +7 (926) 252-25-52

Эл. почта:      myemail@mail.ru

Адрес:      ул. Зеленая, Центральный район

Опыт работы

• 07.1998 г. — наст. вр.«WEST PRODUCT» (оптово-розничная продажа чипсов), г. Кемерово. Специалист по обеспечению сбыта. 
  Функции: 
  — работа с точками розничной торговли; 
  — налаживание связей между розницей и оптовиками; 
  — продвижение и расширение ассортимента продукции «WEST PRODUCT» на рынке; 
  — подписание контрактов на установку торгового оборудования в точках розничной продажи; 
  — организация и контроль за проведение рекламных кампаний. 
  
• 05.1996 — 06.1998 г.Компания «Кемеровский хозяин» (многопрофильная компания, одно из направлений — продажа ТНП), г. КЕмерово. Коммерческий директор. 
   
  Функции: 
  — контакты и переписка с иностранными фирмами и городской администрацией; 
  — маркетинговые исследования. 
  
• 11.1993 — 04.1996 г.ООО «ФОРТУНА», г. Кемерово. Коммерческий представитель.
• 09.1981 — 10.1993 г.НПО «Электрон», г. Кемерово (разработка и внедрение электронных приборов). Главный экономист.