Деловая документация. Правила оформления

Гриф согласования имеет два варианта написания: согласование с должностным лицом и согласование документом коллегиального органа. Начинаются оба варианта словом СОГЛАСОВАНО (пишется прописными буквами). Затем, в первом случае, указывается название должности, включая наименование организации, лица, с кем согласовывается документ; его личная подпись; расшифровка (инициалы, фамилия); дата. А во втором указывается вид документа, включая название коллегиального органа; номер документа; дата. Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Председатель  таможенного

Комитета Республики Беларусь

(Л.П.)    А.Г. Федоров

20.10.2011

 

Отметка исполнителя  ставится только в исходящих документах, указывая на непосредственного исполнителя, позволяет оперативно решить вопросы, возникшие по содержанию документа. Состоит из фамилии исполнителя  и номера его служебного телефона.

Отметка о поступлении включает в себя наименование организации-получателя документа, дату поступления документа и его индекс. Отметка о поступлении ставится от руки или с помощью штампа. Этот реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа.

Отметка об исполнении и направлении документа в дело состоит из следующих данных: слов «В дело», номера дела по номенклатуре, в которое должен быть подшит документ даты направления документа вдело, подписи руководителя. Например:

 

В дело № 09-19

Подготовлен ответ

Исх. № 03-13/34 от 10.10.2011.

(Л.П)  Дата

 

 

Оформление бланка документа

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

Организации независимо от формы собственности разрабатывают бланки, которые используются при подготовке организационно-распорядительных документов. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают  только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков  применяется бумага форматов А4 (210Х297 мм) и А5 (148Х210 мм). Выбор формата  бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста.

Наиболее широко применяются  бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и  т. д.).

Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тиражирование документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так  и без него, должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее —не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 6.38-2004. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

 

Оформление отдельных видов документов (приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, письмо).

Приказ –  правовой акт, издаваемый руководителями организаций, действующих на основе единоначалия. Приказ издается для  решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность). Приказ является самым распространенным видом распорядительных документов. Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Констатирующая часть отсутствует в приказах по личному составу. Распорядительная часть несет основную нагрузку и излагается в повествовательной форме. Она начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Формулировки этой части должны быть конкретными, не должны противоречить ранее изданным распорядительным документам. Указывается конкретный исполнитель (организация, должностное лицо, структурное подразделение), предписываемое действие (что нужно сделать) и срок исполнения. Последним пунктом в приказах, решениях и распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Подписывается приказ руководителем организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Частное торговое унитарное предприятие

«Служба Энергетика»

ПРИКАЗ

10.10.2011  № 155

г. Минск

 

О порядке выдачи канцелярских

принадлежностей заведующего

хозяйством  предприятия

 

 

В целях улучшения  обеспечения работников предприятия  необходимыми канцелярскими принадлежностями

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заведующему складским хозяйством Иванову И.И. принимать от работников предприятия заявки до 25 числа каждого месяца включительно. Обеспечение необходимыми принадлежностями производить в срок не позднее 1 числа следующего месяца.
2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника отдела снабжения Сидорова В.В.

 

 

 

 

Директор УП «Служба энергетика» Подпись  О.А. Петров

 

С приказом ознакомлен:

 

Заведующий  складским хозяйством  Подпись  И.И Иванов

 

Заместитель начальника отдела снабжения  Подпись В.В. Сидоров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Указание –  распорядительный документ, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов. Подписываются указания заместителем руководителя или начальниками структурных подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов. Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжиние. В ней могут быть перечилсены факты, события, дана их оценка. Распорядительная часть несет основную нагрузку и изгалается в повествовательной форме. Она начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Во всем остальном указание составляется по проекту приказа.

 

Протокол  - организационный  документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных  органов. Вести протолок должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется на общем бланке формата А4 и имеет реквизиты внутреннего документа. Дата протокола – это дата заседания, а не окончательного оформления. Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседания, собрания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Текст протокола подразделяется на две части: вводную и основную. Во вводной части указываются председательствующий, секретарь, повестка дня. В основное – фиксируется ход заседания.

Основная часть  протокола состоит из разделов в  соответвии с пунктами повестки дня, а каждый раздел строится по схеме  СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ»  начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. После этого указываются фамилия и инициалы докладчика, замем через тире пишется краткая запись текста доклада, изложенная в первом лице.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»  схема изложения аналогичка. В случае необходимости после фамилии выступающего можно в скобках указать наименование должности. Изложение текста выступления оформляется в первом лице.

После раздела  «ВЫСТУПИЛИ» оформляется раздел «РЕШИЛИ». Постановляющая часть должна быть лаконичной, не допускающей двоякого толкования. Она излагается с употреблением неопределенной формы глагола (возложить, поручить, обязать) и строится по схеме: действие – исполнитель – срок исполнения.

Отредактированный протокол подписывают председатель и секретать.

Акт составляется несколькими уполномоченными лицами и подтверждает установленный факт и события. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом, протоколом).

 

 

 

 

 

 

Использованная литература и источники:

 

1)     Богатеев Р.Х. «Основы делопроизводства».  – 1999.

 

2)     Постановление Министерства юстиции  Республики Беларусь «Об утверждении  инструкции о порядке взаимодействия  Министерства юстиции Республики  Беларусь, Национального центра правовой информации Республики Беларусь и управлений юстиции областных исполнительных комитетов по вопросам включения нормативных правовых актов в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, а также об особенностях оформления и представления текстов нормативных правовых актов в электронном виде».

 

3)     Приказ «Об утверждении примерной  инструкции по делопроизводству  в министерствах, госкомитетах  и других центральных органах  управления, учреждениях, организациях  и на предприятиях Республики Беларусь».

 

4)     Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

15