Деловая переписка

Содержание

 

 

 

Введение

 

Переписка – обобщенная название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения [16, c. 37].

Содержанием переписки  могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение, предложение  и др.

Для осуществления информационного  обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или факсимильной связью.

Деловое письмо – один из важнейших каналов связи организации с внешним миром. Посредством переписки ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии [2, c. 182].

Несмотря на наличие  современных форм связи, объем переписки  даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако возникновение управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает необходимость в унификации делового письма. Все вышеизложенное определяет актуальность темы данного исследования.

Объект исследования – деловая переписка ОДО «Виталюр».

Предмет исследования – содержание и особенности деловой переписки.

Цель работы – исследование деловой переписки на примере ОДО «Виталюр».

Поставленная цель работы обусловила решение следующих задач:

1. выявить существующие виды деловой переписки;

2. выявить нормативные и методические требования к составлению и оформлению писем;

3. проанализировать организацию процессов ведения деловой переписки в ОДО «Виталюр».

В процессе исследования были изучены научные труды как  отечественных, так и зарубежных авторов, таких как: Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е., Коломиец А.В., Махаев К.В., Бортновский А.А., Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г., Охотников А.В., Булавина Е.А., Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. и др.

 

1 Содержание и назначение различных видов переписки

 

Деловое письмо – наиболее массовый вид управленческой документации. Сегодня уметь составить деловое письмо или телеграмму, словом, любой справочно-информационный документ необходимо любому работнику аппарата управления. Это одно из средств обмена информацией и оперативного руководства самыми разнообразными процессами деятельности организации. На служебную переписку приходится 80 % от общего объема документации организаций. Поэтому деловым письмом рекомендуется пользоваться в том случае, когда это вызывается необходимостью. В противном случае излишняя переписка создает почву для волокиты и бюрократизма [7, c. 51].

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, фельдъегерской связью, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д.

Учреждение организует и ведет переписку с вышестоящими, подведомственными и другими организациями, а также гражданами в пределах своей компетенции.

Письма подготавливаются по требованию вышестоящих отраслевых и функциональных органов; по просьбе  подведомственных учреждений; при осуществлении  оперативных связей; по просьбе граждан.

Практика свидетельствует, что письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо одновременно обратиться в учреждение по нескольким различным вопросам, то целесообразно составить несколько писем. Это ускоряет их исполнение.

Служебное письмо пишется  на бланке организации формата А4 или А5. Рекомендуется использовать два вида бланков: общий и бланк для писем.

Обязательными реквизитами  служебного письма являются:

– наименование организации и ее подведомственность;

– наименование структурного подразделения (в отдельных случаях);

– справочные данные об организации;

– дата;

– регистрационный номер;

– ссылка на дату и номер поступившего документа;

– адресат;

– заголовок к тексту;

– подпись;

– отметка об исполнителе в сопроводительных письмах;

– отметка о наличии приложений;

– в отдельных случаях – печать;

– фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя;

– отметка о направлении копии в другие адреса [11, c. 49].

Классификация переписки  может проводиться по различным  признакам, связанным с назначением  и содержанием документов, их важностью  и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства [17].

Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую  другую документацию, принято подразделять на официальную и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка  классифицируется по различным признакам (основаниям деления) [17].

 

Таблица 1.1 – Классификация официальной переписки

Признак	Группа переписки
Вид связи	Деловое письмо (отправляемое по почте, факсу), телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное письмо
Территория	Внутренние (внутри страны), международные  письма
Место в информационном обмене	Инициативные письма, письма-ответы
Завершенность информационного обмена	Письма, требующие ответа; письма, не требующие ответа
Положение в системе документооборота	Поступающие, отправляемые письма
Уровень типизации	Типовые письма, письма в произвольной форме
Композиция	Простые, сложные письма
Отношение к действиям партнеров	Благодарность, поздравление, одобрение, требование, пожелание и др.
Отношение к полноте и точности информации	Запросы, подтверждения, опровержения и др.
Тематика	По вопросам материально-технического обеспечения, финансов, строительства, транспорта, культурного обмена и  т.д.
Отношения в иерархии управления	Письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций
Правовой статус	Письма юридическим и физическим лицам, ряду
корреспондента	организаций (информационные), одной  организации, структурному подразделению, должностному лицу, письма граждан (индивидуальные, коллективные), парламентские, депутатские запросы
Число адресатов	Письмо в один адрес, письмо в  несколько адресов
Количество писем от одного автора	Первичное, повторное письма
Наличие информации об адресате	Письма, содержащие сведения об авторе, анонимные обращения

 

В заключение можно отметить, что перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

 

 

 

2 Требования к составлению и оформлению писем

Рассмотрим подробнее  структуру и содержание некоторых  видов писем.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором  адресату сообщаются сведения официального характера [17].

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и  управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного  типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем  информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

Письмо-сообщение –  деловое письмо, которым автор  информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может  быть инициативным или являться ответом  на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

Письмо-сообщение может  начинаться с обоснования или  непосредственно с изложения  сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить Вас в известность о…

Извещаем Вас о…

Письмо-извещение –  деловое письмо, информирующее о  публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.) [17].

Письма-извещения, как  правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может  иметь приложения. В них могут  быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может  быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным  документом.

Письма-извещения, как  правило, рассылаются по списку, поэтому  реквизит «Адресат» оформляется  обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются такие  письма руководителем организации  или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно  несколькими организациями [17].

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного  письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной  договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей  договоренности высылаем Вам… и др.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

Гарантийное письмо –  деловое письмо, содержащее обязательство  или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться  могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба  в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписываются  двумя лицами: руководителем организации  и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Письмо-предложение –  деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение  может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в  ответ на письмо-запрос [17].