Деловой документ

 

4. Реквизиты и оформление  делового документа

 

Деловой документ имеет юридическую  силу, когда его правовая функция  дополняется соответствующим составом и расположением реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и  территориальными границами и объектами  его действия.

Реквизит (лат. requisitum — требуемое, необходимое) — совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению.

Оформление документа  — это проставление необходимых  реквизитов, их написание и расположение на бланке.

Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов A3 (297x420мм), А4 (210x297мм), А5 (148x210мм), А6 (105x148мм).

Деловой документ с использованием реквизитов оформляют в соответствии с формуляром-образцом.

Формуляр-образец — единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки  и основные реквизиты. Деловые документы, как правило, имеют постоянно действующий бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной. Постоянная информация сообщает название организации (учреждения, предприятия), ее адрес, номер телефона или факса; под переменной имеются в виду документная информация, а также элементы правового и делопроизводственного оформления (исходящий номер, подпись должностного лица, печать).

Для каждого формата (А4 и А5) устанавливаются два варианта размещения реквизитов: угловой и продольный.

При составлении и оформлении документов обязательно указываются  учреждение-автор (как правило, указывается  на бланке), вид документа (кроме  писем), заголовок, адрес и дата, отметка  о согласовании текста, удостоверение  документа (подпись, учреждение, печать), отметка о его прохождении  и исполнении.

Наименование вида документа. Во всех документах, кроме писем, приводится название вида документа, способствующее быстрому восприятию его содержания. Исходя из наименования, устанавливается  перечень необходимых для его  оформления реквизитов, структура текста и особенности изложения, уровень  обязательности выполнения его требований (акт, распоряжение, режим, постановление  и т. п.).

Автор делового документа  — это юридическое лицо: учреждение, предприятие, организация (например, Харьковский  государственный институт культуры, Ассоциация современных информационно-библиотечных технологий и т. п.).

Дата. Документ датируется днем его подписания или утверждения (за исключением материалов коллегиальных  органов, датируемых днем проведения коллегии). Элементы даты приводятся в одном  ряду тремя парами арабских цифр в  такой последовательности: день, месяц, год.

Индекс. Этот реквизит обеспечивает оперативный справочно-информационный поиск документа, его сохранность  и контроль исполнения. Он включает в себя три пары арабских цифр, где  первая пара — индекс структурного подразделения, вторая — номер дела в номенклатуре подразделения, третья — порядковый номер по журналу учета. Например, входной номер № 03-12/97: первая цифра 03 — шифр структурного подразделения автора документа, 12 — номер дела, где хранится копия исходящего документа; 97 — регистрационный номер документа по журналу учета входящих документов и канцелярии.

Место составления или  издания. Этот реквизит включает в себя название города или другого населенного  пункта, где создается распорядительный, организационный или коллегиальный  документ.

Адресат. Документ адресуется организации, структурному подразделению, служебному или частному лицу. Основные элементы реквизита «адресат» —  название учреждения, подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес.

Гриф утверждения. Утверждение  — способ удостоверения документа  после его подписания, санкционированное  расширение действия документа на определенный круг структурных подразделений, организаций  или служебных лиц. Элементы грифа  утверждения: слово УТВЕРЖДАЮ, должность  лица, утверждающего документ, подпись. Документ имеет юридическую силу с момента его утверждения.

Заголовок к тексту. Этот реквизит отражает главную идею документа. Цель заголовка — ускорение процесса обработки документа и прохождения  через структурные подразделения  к его реальному исполнителю.

Заголовок является неотъемлемой частью документа, оформляется на бланке или листе бумаги формата А4 независимо от его вида и назначения. Он с максимальной полнотой раскрывает содержание документа. Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет рубрику картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ в период его пребывания в учреждении.

Подпись. Формой выражения  законности документа и ответственности  за его содержание является его освидетельствование. Главные способы освидетельствования  документов — подпись, утверждение  и приложение печати.

Документы, отправляемые в  вышестоящие организации, в редакции газет и журналов, а также распорядительные и важнейшие внутренние документы  подписывает руководитель учреждения или его заместитель.

Докладные записки, справки, сообщения, сводки, списки, перечни  и другие документы справочного  или аналитического характера может  подписывать исполнитель, если рассматриваемые  вопросы не выходят за пределы  его полномочий.

Документы коллегиальных  органов (постановления, решения, протоколы  и др.) подписывают два лица —  председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы  коллегиальных органов, издаваемые на основах единоначалия, имеют одну подпись, как правило, на первом экземпляре.

Печать прикладывается к  документам, требующим особого освидетельствования  их аутентичности. Она может быть гербовой или простой. Гербовая печать прикладывается к документам, подтверждающим юридические и физические права  лиц или устанавливающим затраты  денежных средств и материальных ценностей, а также к уставам, положениям, где, согласно нормативным  актам, необходимо наличие оттиска  печати. Простые печати могут иметь  различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается. Ее прикладывают к документам, выходящим  за пределы организации, к размноженным экземплярам распорядительных документов при их рассылке, к справкам с  места работы и т. д.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело. Этот реквизит содержит такие данные: краткую  справку о выполнении, слова «в дело» и номер дела, к которому будет подшит документ, дату направления  документа в дело, подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.

В отдельных документах может  отсутствовать часть реквизитов. К числу обязательных относятся реквизиты, дающие документу юридическую силу и повышающие оперативность его подготовки, обработки, использования.

 

5. Характеристика отдельных  видов деловых документов

 

5.1 Информационный деловой  документ и документ коллегиального  органа, их реквизиты

 

К информационным деловым  документам относятся доклад, отчет, докладная записка, справка, сводка, обзор, пояснительная записка, служебное  и сопроводительное письма, их разновидности: письмо-запрос, письмо-напоминание, просьба, извещение, информация, ответ, а также  телеграмма, телефонограмма и радиограмма.

Документы коллегиальных  органов это — протоколы, стенограммы, справки.

Служебное письмо — одно из средств обмена информацией и  оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций  и учреждений.

Содержание письма носит  индивидуальный характер. Оно, как правило, посвящено одному вопросу.

Основные реквизиты письма:

1) название и адрес  организации-отправителя;

2) номер и дата;

3) название и адрес  получателя;

4) заголовок письма;

5) номер и дата письма, послужившего причиной составления  ответа;

6) текст письма;

7) перечень приложений  с указанием количества страниц;

8) виза исполнителя (подпись  на копии).

Письма могут быть написаны на стандартных печатных бланках  или чистых листах бумаги. Они подразделяются на два вида:

1) письма, требующие ответа (запрос, обращение, предложение,  требование, подтверждение, распоряжение, сопроводительное письмо);

2) письма, не требующие  ответа (информационное письмо).

Телеграммы посылаются в  срочных случаях, когда другие виды связи не могут обеспечить своевременную  доставку информации адресату.

Телефонограмма — срочное  сообщение, передаваемое адресату по телефону. Она используется для документного оформления устных телефонных переговоров  и является одним из видов деловой  корреспонденции.

Справка — документ информационного  характера, описывающий или устанавливающий  факты, события. Она может быть служебного и личного характера. Справка служебного характера составляется на запрос или указания вышестоящей организации или служебного лица. Внутри учреждения она подписывается составителем, а та, что направляется в вышестоящую организацию — руководителем учреждения.

Справка, направляемая за пределы  учреждения, оформляется на бланке и содержит такие реквизиты: название вида документа, адресат, дату, место  составления, заголовок к тексту, текст, подпись.

Справки личного характера  оформляются на бланках и имеют  следующие реквизиты: название вида документа, индекс, дату, текст, подпись, печать. В тексте указывается название учреждения, которому предназначена  справка.

Докладная, пояснительная  и служебная записки информируют  руководителя учреждения или структурного подразделения о явлениях, фактах, выполненной работе, сложившейся  ситуации.

Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так  и на основе указаний руководителя.

С учетом адресности различают  докладные записки внутренние, адресованные руководителю учреждения или подразделения, где работает составитель, и внешние, адресованные руководителю вышестоящей  организации.

Пояснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работника  по требованию руководителя, а в  некоторых случаях — по инициативе подчиненного.

Пояснительная записка, не выходящая  за пределы учреждения, оформляется  на бланке или на стандартном листе  бумаги формата А4 с указанием таких реквизитов: адрес и название вида документа, коды, фамилия исполнителя и номер его телефона, заголовок к тексту, дата, подпись. Аналогичные реквизиты имеет и служебная записка.

Если пояснительная или  служебная записка направляется за пределы учреждения, ее оформляют  на бланке и регистрируют.

Одним из распространенных документов коллегиальных органов  является протокол. В нем фиксируется  место, время и цель проведения собрания, конференции, заседания, совещания, состав присутствующих, содержание докладов, выступлений и постановления  по заслушанным вопросам.

Протокол составляет официальное, компетентное лицо (председатель, секретарь  и т. п.).

По объему фиксированных  данных различают три вида протоколов:

1) краткие, в тексте  которых записаны лишь постановления;

2) полные, в тексте которых,  кроме постановлений, кратко записывают  выступления докладчиков и других  участников собрания, совещания,  заседания;

3) стенографические, где  все выступления записаны дословно.

В протоколе указываются  следующие реквизиты: название вида документа (протокол), его порядковый номер, название собрания, конференции, заседания, совещания (общее собрание, производственное совещание, расширенное совещание и т. п.); название предприятия, организации, где проходило собрание; дата проведения собрания; количество участников; должности, фамилии, инициалы руководителей собрания (председателя, секретаря, членов президиума); текст; перечень приложений к протоколу; подписи руководителей собрания.

Текст протокола составляется на основании выступлений участников собрания, конференции, заседания или совещания. Он должен быть кратким, понятным, точным, лаконичным и в то же время содержать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса. Понятие «протокольная точность» обусловлено сущностью документа и стилем изложения. Текст каждой позиции составляется по форме: слушали, выступили, постановили.

 

5.2 Распорядительный документ

 

Одной из важнейших подсистем  управленческой документации является система организационно-распорядительных документов.

Основными их видами, наиболее распространенными в управленческой деятельности, являются: организационные (положение, устав, правила и инструкции) и распорядительные (постановление, приказ, распоряжение, решение).