Деловые письма

·         Оцените внешний вид документа

Завершенность

·         Послание должно быть цельным и завершенным.

·         Проверьте ответили ли вы на все  вопросы: что, где, когда, кто,  почему, как и т.д.

·         Поддержите хорошие отношения с  читателем

Как писать письмо (процесс)?

Спланируйте послание

·         Определите цели

·         Представьте себе читателя и его  мысли

·         Определите главную идею

·         Составьте список основных фактов

·         Подготовьте схему письма

Прежде, чем писать письмо, следует определить цель письма и способы ее достижения. Продумать, какие следует использовать для этого факты и высказать идеи, чтобы добиться желаемого результата. В деловом письме не должно быть личных отклонений, пишите то, что хочет знать ваш корреспондент или, что вы хотите сообщить.

Составьте черновик

·         Подберите слова

·         Составьте предложения.

·         Скомпонуйте абзацы:

Ø       Вступление

Ø       Основная часть

Ø       Заключение

Новую мысль, которую вы хотите выделить, начинайте с нового абзаца, располагая абзацы в логическом порядке.

Первая  и последняя фразы делового письма имеют весьма важное значение. Первое предложение должно быть как заголовок. В ней должен содержаться предмет или причина, по которому вы пишете письмо, чем сразу же привлекаете внимание или вызываете интерес у своего корреспондента.

Что касается заключительной фразы письма, то она должна оставить читателя с полным пониманием проблемы, вызвать у него быструю ответную реакцию.

 Напишите черновик

Важно серьезно отнестись к физическому  аспекту письма, его внешнему виду. О внешнем виде письма следует заботиться также, как и о своем личном.

Редактирование

·         Вычитайте

·         Откорректируйте

·         Дайте прочитать коллеге

Напишите  окончательную версию и проверьте  еще раз  и отпечатайте.

Фирма должна иметь свои бланки для писем, отпечатанные типографским способом на хорошей бумаге. Бланк должен быть простым, красивым, с указанием названия, адреса, а также характера бизнеса вашей фирмы.  Эскиз бланка сделать нелегко, но игра стоит свеч.

Деловые письма разных стран по своей форме  не отличаются большим разнообразием. Как правило, каждое правильно оформленное  деловое письмо, написанное на фирменном бланке, состоит из  6 элементов:

1)       дата-число, месяц, год;

2)      исходящий номер и ссылка на  номер ранее полученного письма, если вы пишите ответ;

3)      внутренний адрес- имя, должность  и адрес лица, которому адресуется  письмо;     

4)      вступительное обращение - вежливое приветствие ;

5)      текст письма -изложение сути  вопроса;

6)      заключительная форма вежливости - вежливое “до свидания”;

7)      подпись;

8)      ссылка на приложения;

9)      ссылка на исполнителя.

Следует подчеркнуть некоторые отличительные  особенности  каждого из этих элементов. Дата и исходящий номер указываются  на отведенном ей месте на бланке справа. Расстояние между датой и содержанием  письма  зависит от длины письма

Внутренний  адрес должен быть точно таким  же, как и на конверте. И пишется  он  от начала поля слева по нашим  стандартам и справа по европейским стандартам.

Письмо  может адресоваться лицу с указанием  его должности- Mr John D White, Cashier, должностному лицу без указания имени- Advert. Manager, или  самой фирме- Holton- Pect Company.

Вступительное обращение предшествует тексту письма, печатается через 2 интервала от внутреннего адреса и начинается от поля слева. После вступительного обращения ставится запятая или двоеточие.

Текст письма располагается ниже вступительного обращения через 2 интервала и первое предложение начинается с небольшим отступлением от правого поля.

Заключительная формула вежливости располагается через 2 интервала от содержания письма.

Все деловые письма должны подписываться  от руки, ручкой, тем лицом, от имени которого пишется письмо. Факсимиле лучше не пользоваться. Подпись должна быть полной и всегда одинаковой. В большинстве деловых писем имя, подписывающего письмо, печатается ниже заключительной формулы вежливости, оставив место для подписи.

В крупных организациях письма чаще всего  не готовятся теми руководителями, кто их подписывает. С другой стороны, руководители после прочтения передают корреспонденцию исполнителям. Для того, чтобы исполнители могли связаться друг с другом, начать взаимодействовать внизу страницы лучше указать фамилию исполнителя и его (ее) номер телефона.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Виды деловых писем.

Принято выделять следующие виды деловых  писем.

По тематическому признаку:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании  заключить сделку с указанием  конкретных условий сделки;

письмо-запрос - обращение одной стороны к  другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий  сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

благодарственное  письмо – содержит выражение благодарности  по какому-то поводу;

гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение  определенных обязательств; информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

письмо-подтверждение  – содержит подтверждение получения  какого-либо товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

письмо-приглашение  – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

письмо-просьба  – содержит просьбу совершить  либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

сопроводительное  письмо – составляется для сообщения  адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному  признаку:

письма-ответы – ответы на инициативные письма;

инициативные  письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;

письма, требующие  ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);

письма, не требующие  ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя:

циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;

обычные письма - адресованные одному конкретному  получателю.

По композиционному  признаку:

одноаспектные – рассматривают один вопрос;многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре:

регламентированные  – составляются по определенному  установленному образцу;нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления:

конвертные  – отправленные с помощью почты  в конверте;

электронные – отправленные в электронном  виде на e-mail;

факсовые  – отправленные по факсу

Список  использованной литературы:

1. Деловое письмо – уч.- справочное пособие, изд-во «Дашков и Ко», 2010
2. Паневчик В. В. «Деловое пиисьмо»
3. Рогожин М. Ю. «Деловые документы в примерах и образцах» М., 2003
4. http://working-papers.ru