Дипломатичне листування

Політичні листи чи політичні записки готуються при потребі доповісти Центру про важливі події, які сталися в країні перебування і мали вплив на стан політичної ситуації в ній, а також двосторонніх відносин. Для політлистів характерні: важливість теми, своєчасність інформації, глибокий і всебічний її аналіз, обов'язкові пропозиції чи рекомендації щодо дій своєї країни у тому чи іншому напрямі двосторонніх відносин. Тому політлисти та політзаписки є суттєвим і логічним доповненням річних та піврічних звітів, а інколи можуть і заміняти піврічні звіти.

Готуються також звіти дипломатів (насамперед, керівного складу) про поїздки по країні перебування, в яких викладається зміст бесід і характер зустрічей, дається оцінка політичної та економічної ситуації в реґіонах, робляться висновки і вносяться пропозиції. Ці документи використовуються для підготовки інформаційно-довідкових матеріалів, річних і піврічних планів.

Окремі звіти складають представники інших відомств (МВС, Держмитслужби, Міноборони), які представлені в посольстві, ці матеріали також використовуються при складанні звітів про роботу посольства в цілому.

Важливими аналітичними документами інформаційно-довідкового характеру є звіти за підсумками візитів глави держави (глави уряду, міністра закордонних справ), в яких стисло відображаються результати візиту, відпрацьовуються рекомендації з розвитку двосторонніх відносин, вносяться пропозиції щодо практичної реалізації досягнутих домовленостей.

Звіт за підсумками візиту складається зазвичай з трьох основних частин:

-- оцінки вибраної дати і терміну візиту, хронології зустрічей, загальної оцінки візиту, виходячи з реалізації його концепції;

-- ґрунтовного аналізу виконання кожного з розділів візиту: ділової частини, інформаційного та протокольного забезпечення, організаційних заходів;

-- висновків і пропозицій щодо активізації двосторонніх відносин і підвищення їхньої ефективності.

Досить обсяговим у роботі кожного посольства є листування з консульських питань: візової підтримки, громадянства, витребування і легалізації документів громадянського стану, захисту прав громадян України тощо.

Диппредставництва ведуть листування з Центром щодо перспективного і поточного планування роботи у розрізі тісної її координації з планами Центру в кадрових питаннях, особливо що стосується ротації, штатного розпису тощо.

Окремо слід виділити листування між дипломатичним представництвом і Центром з питань адміністративно-господарської та фінансової діяльності (фінансова звітність, проблеми матеріально-технічного забезпечення, нормативні документи).

Багато уваги кожне представництво приділяє листуванню з іншими відомствами й установами України за їхніми запитами, а також за запитами окремих громадян, що стосуються, насамперед, економічних і правових проблем, а також конкретних життєвих потреб громадян України.

 

Вимоги до документів дипломатичного листування

Документи в системі МЗС готуються українською мовою, однак з представництвами зарубіжних держав листування ведеться мовою акредитуючої країни або, найчастіше, -- англійською.

До зовнішньодипломатичних документів (вербальні й особисті ноти, особисті листи, пам'ятні записки і меморандуми, заяви та комюніке), як і до документів внутрішнього, службового листування (доповідні записки, циркулярні листи, довідки та інформації, записи бесід тощо) ставляться єдині вимоги: грамотність, чіткість викладу, правильне виділення головного змісту, переконлива арґументація, логічна послідовність тощо. Дипломатичні документи не повинні перевантажуватись надмірним фактичним і цифровим матеріалом; якщо вони викликають особливий інтерес, то подаються у вигляді додатків або таблиць. Усі матеріали, що йдуть у додатках, повинні мати посилання на джерело.

Особливо ретельно повинна готуватися й опрацьовуватися зарубіжна кореспонденція, тому що документи, які надсилають іншим державам, виправити практично неможливо, а це означає, що навіть незначні на перший погляд помилки або неточності можуть мати непрогнозовані наслідки. Відомо немало випадків, коли через випадкові або й свідомі неточності у документі виникали неприємні казуси та інциденти в міжнародних відносинах. Будь-яка неточність применшує цінність документа, а іноді й ставить під сумнів увесь його зміст. Про якісь правки в дипломатичному документі не може бути й мови, а тому у цій справі необхідна ретельна підготовча робота.

Мова дипломатичних документів -- це специфічна професійна мова, вона повинна бути простою і лаконічною, при цьому надзвичайно рідко допускається вживання порівнянь та епітетів, хоча майстерно підібраний художній образ може підсилити виразність документа.

Особливість дипломатичної мови полягає, за англійським прислів'ям, у майстерності "висловити найогидніші речі в приємних виразах". Приклади цієї мови наводить Г. Нікольсон:

Говорить дипломат	Слід розуміти
У такому випадку уряд... буде змушений переглянути свою позицію	Дружба в будь-який момент перетвориться у ворожнечу
Уряд вважає за необхідне зберегти за собою право	Уряд не дозволить
У такому випадку уряд буде змушений подбати про свої власні інтереси чи залишає за собою право на дії	Передбачається розрив відносин
Його (уряду) дії будуть розглядатися як недружелюбний акт. Уряд не може відповідати за наслідки	Погроза війни. Уряд готовий викликати інцидент, що призведе до війни
Зажадає відповіді, скажімо, до шостої години вечора	Ультиматум

Звичайно, не всі ці вирази дослівно застосовуються, але про них треба пам'ятати, бо дипломати-професіонали і нині часто послуговуються цією "напівезопівською мовою", що маскує справжню думку автора.

Інший приклад наводить російський дипломат О. Ковальов у своїй книзі "Азбука дипломатии". Ось як, на його думку, можуть фіксуватися результати переговорів з урахуванням розставлених акцентів:

Сторони єдині в тому... Сторони вирішили почати найближчим часом переговори (про те-то)...

Била визнана доцільність і своєчасність того...

Сторони визнали необхідним...

Було досягнуто згоди про доцільність...

Сторони визнали корисним здійснення (таких-то кроків)...

Сторони дотримуються думки...

У ході обміну думками виявилися близькість чи збіг поглядів (з таких питань, з широкого кола питань)...

Сторони домовилися спільно розглянути і розробити (такі-то заходи, плани співробітництва тощо)...

Сторони висловили готовність...

Сторони погодилися щодо важливості того...

Було виражено обопільне прагнення...

Сторони висловили свою впевненість...

Сторони підкреслили велике значення...

Розгляд (таких-то питань) дозволив констатувати... [2, с. 25].

З наведеного переліку видно, яка широка градація ступеня згоди і збігу чи подібності поглядів: від простого викладу поглядів до повного узгодження позицій.

Що означає така мова, для чого вона потрібна? По-перше, для суспільної думки -- вона зберігає під час переговорів і вирішення питання атмосферу спокою, по-друге, дає можливість почати переговори з відносно сприятливих стартових позицій і, по-третє, дає можливість при вирішенні питання кожному з урядів "зберегти обличчя" та уникнути загострення обстановки З іншого боку, не слід вважати, що мова дипломатичних документів -- це набір штампів, навпаки, вона повинна впливати на почуття читача і залишати в його пам'яті виразний слід.

Величезне значення при складанні дипломатичного документа має правильність написання імені, прізвища і титулу адресата. Вони повинні точно відповідати записам в офіційних документах. При цьому не допускаються жодні, здавалось би, на наш погляд закономірні скорочення. До прикладу, повний титул глави Малайзії звучить так: Його Величність Султан Азлан Шах, Верховний Глава Малайзії, Аконг Малайзії, а глави держави й уряду Брунею-Дарусса-лам -- Його Величність Султан Сер Муда Хассанал Болкіах Муіззадін Ваддаулах Султан і Глава держави, Прем'єр-міністр Брунея-Даруссалам.

Цікавим у цьому сенсі є приклад з часів царювання Олексія Михайловича (1629--1676), який сам активно займався міжнародною політикою і не давав перепочинку своїм підданим. Так, під час переписування одного з документів, через неуважність було пропущено слово "государь". Цар одразу відіслав листа боярину Ордин-Нащокіну, який відав тодішнім відомством зовнішніх зносин -- Посольським приказом:

"Апреля в 19 день писал есте к нам, а в отписке вашей в первом столбце прописано, где было надобно прописать нас, великого государя, и написали великого, а государя не написано. И то вы учинили не остерегательно, и к вам ся наша грамота придет и вы б впредь в отписках своих и во всяких наших делах, которые будут на письме, наше, великого государя, именование и честь писали с великим осте-регательством.

А вы, дьки, вычитали б всяки письма сами не по единожды и высматривали б гораздо, чтоб впредь в ваших письмах таких неосторожностей не было.

А подьячему Гришке Котошихину, которьый тое описку писал, велели б есте за то учинить наказание -- бить батоги" [1, с. 80].

Сьогодні, на щастя, батогами помилок не виправляють, але неохайних у підготовці дипломатичних документів очікують неприємності, які також можуть мати досить серйозні наслідки.

У роботі із підготовки дипломатичних документів велике значення має оперативність. Часто навіть ретельно складений документ втрачає свою вагу і значення, якщо він підготовлений із запізненням, і необхідність у ньому практично зникла.

Перекладений з іноземної мови документ необхідно подавати у супроводі оригіналу, а у разі різночитання -- мати кілька близьких за змістом до оригіналу варіантів перекладу.

Дипломатичні документи повинні мати і бездоганний зовнішній вигляд. Вони друкуються на папері вищого ґатунку, як правило, формату А4. При написанні чистовика не допускаються підчистки чи виправлення, текст має бути красиво відформатований по всьому аркуші. Печатка повинна стояти в нижній частині документа.

Відомі історичні випадки, коли навіть сам папір документа ніс певне смислове навантаження. Так, 1915 року Японія висунула Китаю ультиматум -- так звану двадцять одну вимогу, в якому йшлося про грабіжницькі претензії до нього. Президент Китаю Юань Шикай не поспішав з відповіддю. Обурений тактикою китайців посол Японії порадив їм пильніше приглянутися до паперу, на якому був надрукований ультиматум. Там чітко проглядались, якщо піднести до світла, зображені водяними знаками силуети військових японських кораблів. Натяк був більш, ніж прозорим [1, с. 82].

Отже, писане слово в дипломатичній практиці може бути і добрим союзником, і злим ворогом. Коли воно вміло підібране, використане своєчасно і до місця, то може допомогти тим, хто вагався, стати на ваш бік, роз'яснити їм вашу позицію, а в кінцевому підсумку -- підтримати вас. Грамотно підібрані слова і вирази роблять дипломатичний документ більш переконливим, чітким і можуть принести бажані результати. Слід завжди пам'ятати старе, але мудре народне прислів'я "Слово -- не горобець, вилетить -- не впіймаєш".

Для кожного дипломатичного документа надзвичайно важливим є зміст і форма. Тому заслуговує на увагу техніка його складання, яка вимагає безумовного врахування багатьох факторів. Важливо визначити, на що звернути особливу увагу, а що взагалі пропустити, яким арґументам надати перевагу, враховуючи при цьому контрарґументи партнера. Складання дипломатичних документів вимагає великих і ґрунтовних професійних знань та значного дипломатичного досвіду.

Дипломатія України, будучи порівняно молодою, активно застосовує весь арсенал форм дипломатичного листування для забезпечення миру і стабільності в Європі та світі, а її політичні пропозиції і конкретні ідеї знаходять усе більше розуміння і підтримки.