Документационное обеспечение управления. Нормативно-правовая база

1. Документационное обеспечение управления. Нормативно-правовая база.

Документационное обеспечение  управления (ДОУ) – это деятельность, направленная на организацию документирования в организации и управления технологическим циклом движения документов.

Управление, как процесс, состоит из подготовки и принятия правильных и своевременных решений, проверки их исполнения. Поэтому термин ДОУ подчеркивает информационно-составляющую в современной организации делопроизводства.

Документационное обеспечение  управления – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Главной задачей современного делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы организаций и предприятий любой формы собственности и любой сферы деятельности. Деятельность каждой организации осуществляется в соответствии с задачами, поставленными в Уставе организации. В процессе осуществления этих задач создаются служебные документы, отражающие деятельность организации.

   Нормативно-правовая  база документационного обеспечения  управления – это совокупность  законов, нормативно-правовых актов,  организационных и методических  документов, регламентирующих технологию  создания, обработки, хранения и  использования документов в текущей  деятельности организации или  учреждения. 

Нормативно-правовую базу ДОУ  составляют: 
1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;   
2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;   
3. Государственная система документационного обеспечения управления; 
4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;   
5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;   
6. Государственные стандарты и документацию; 
7. Унифицированные системы документации;   
8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;   
9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;   
10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов. 

Государственное регулирование  распространяется не только на сферу  документирования, но и на организацию  работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного  обеспечения управления. 

До недавнего времени  государственное регулирование  делопроизводства осуществляла Федеральная  архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет Российской Федерации  по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией  в Российской федерации, включая  работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний  день законодательных актов и  нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами  в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ;   
2. Гражданский кодекс РФ;   
3. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208–ФЗ от 26.12.1995;   
4. Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14–ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.);   
5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24–ФЗ;   
6. Федеральный закон «О стандартизации» № 5154–1 от 10 июля 1993 г.;    
7. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129–ФЗ от 21 ноября 1996 г.;   
8. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 25.03.2011 № 63–ФЗ;   
9. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации;   
10. Закон РФ «О языках народов Российской Федерации». № 1807–1 от 25 октября 1991 г.;   
11. Положение «Об Архивном фонде РФ». Указ Президента РФ 17.12.1994 № 552;   
12. Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 – 33/пс. 

Нормативные и методические документы:

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;   
2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;   
3. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов;   
4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;   
5. Основные правила работы ведомственных архивов; 
6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ; 
7. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию;   
8. Основные правила работы архивов организации;   
9. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления; 
10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;   
11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения;   
12. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и  разновидности документов, создаваемых  в целях фиксации актов гражданских  взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный секретарь, так же как и документовед, должен знать, что ст.№ 51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений Гражданского кодекса РФ было фундаментально изложено в соответствующих Федеральных законах: «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта федерации, где делопроизводство ведется  не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться  Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации». Не знать данный документ нельзя, поскольку  очень часто организация, имеющая  обширные международные связи и  взаимоотношения забывает о требованиях  законодательства в части использования  языка документирования.

Работу с документами  ограниченного доступа регламентируют:

- Закон Российской Федерации  от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной  тайне»;   
- Указ Президента Российской федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений отнесенных к государственной тайне» (с изменениями от 24 января 1998 г.);   
- Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;   
- Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;   
- Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995  г.  № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

Закон Российской Федерации  «О стандартизации» от 10 июля 1993 г. № 5145-1 устанавливает правовые основы стандартизации  в РФ, обязательные для всех органов управления, и  определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства  посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области документационного  обеспечения управления.

Уже упоминавшийся Федеральный  закон «Об информации, информатизации и защите информации»  устанавливает, что информационные ресурсы (документы  и массивы документов) являются объектами  отношений физических, юридических  лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом  устанавливается правовой режим  создания, хранения и использования  информационных ресурсов. Настоящий  закон также регулирует отношения, возникающие при формировании и  использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения  и предоставления потребителю документированной  информации; создании и использовании  информационных технологий и средств  их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон  содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Одним из наиболее важных законов  в области работы с документами  является Федеральный закон «Об  электронной  цифровой подписи». Целью  настоящего закона является обеспечение  правовых условий использования  электронной цифровой подписи в  электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись  в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи  в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия  использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования. В законе дано не только определение понятия «электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме», но и определения электронной цифровой подписи: «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе», специальная глава закона (Глава 2) раскрывает условия использования электронной цифровой подписи, при которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

С 1994 года в РФ действует  Положение «Об Архивном фонде  Российской Федерации», утвержденное указом  Президента РФ от 17.03.1994 № 552. Данный документ важен для нас  тем, что он установил правовые основы хранения документов в нашей стране, закрепив государственное регулирование  всех вопросов, связанных с хранением  и использованием документов, которые  могут быть отнесены к Архивному  фонду Российской Федерации. Работникам негосударственных организаций  в связи с этим важно знать, что даже документы, являющиеся собственностью частной компании, являются негосударственной  частью Архивного фонда РФ.

Согласно Положению об Архивном фонде РФ в состав негосударственной  части входят документы, являющиеся собственностью негосударственных  объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций  и предприятий промышленности, сельского  хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств  массовой информации. Таким образом, документы коммерческих структур после  экспертизы их ценности, проводимой совместно  с органами и учреждениями Федерального архивного агентства, могут быть отнесены к архивным документам негосударственной  части Архивного фонда Российской Федерации. В связи с этим на данные документы будут распространены действия законодательства об Архивном фонде Российской Федерации, в частности  обязанности по обеспечению их сохранности. Закон закрепил право юридических  и физических лиц на создание архивов. Дальнейшее развитие норм, установленных  данным Положением, отражено в недавно  изданном Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации».

Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - является основным документом в ДОУ и может быть рекомендован в качестве настольной книги секретаря и делопроизводителя. Документ разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Качественно и наглядно представлены схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Указанный нормативно-методических документ устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов.

Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов  оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов  как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

К нормативно-методическим документам, ряд положений которых  может применяться и в настоящее  время, относятся Единая государственная  система делопроизводства и Государственная  система документационного обеспечения  управления.

Последний из названных документов на сегодняшний день составлен основу ДОУ. В этой системе установлены  единые требования к документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами в органах  государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.