Документационное обеспечение управления

 Контрольная работа

По предмету: «Документационное  обеспечение управления»

 

Вариант №8

 

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

1. Основные понятия документационного обеспечения управления
2. Общие правила оформления управленческих документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Основные понятия документационного обеспечения управления

 

Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Посмотрим несколько  определений. Термин «документ» ввел в  русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ – всякая важная деловая бумага». В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ – деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение».

         Анализ последовательных определений  термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

•        «документ» - материальный объект,

•        «документ» - носитель информации,

•        «документ» - документированная информация.

С   позиций    документационного  обеспечения   управления   (ДОУ) наиболее общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.94. № 77-ФЗ). В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а   информационная составляющая. Таким образом, в результате эволюции       понятие «документ» претерпело определенные изменения. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в современном определении термина документ, данном в Федеральном законе «Об информации,             информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ. Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее  идентифицировать.

В современном  обществе документы выполняют очень важные функции,     такие как информационная, социальная, коммуникативная, правовая,   управленческая, функция учета, функция исторического источника. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой       деятельности. Эту  функцию выполняют документы, созданные для целей  управления и в процессе его реализации.

Управленческие  документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают  воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения.

С разработкой  документов и с ДОУ в целом  связано еще ряд понятий, таких как:

• Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
• Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности;
• Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
• Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
• Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
• Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
• Делопроизводство (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
• Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами обработки информации.

При организации документооборота следует руководствоваться принципом  однократного и целесообразного  пребывания документа в одном  структурном подразделении или  у одного исполнителя.

         В сферу ДОУ включаются следующие виды работ с документами:

• прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;
• прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;
• контроль над правильностью оформления документов;
• распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;
• учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;
• сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:

• директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);
• организационно - распорядительная документация;
• документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, заявления, приказы о приеме и увольнении, а также документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);
• деловая переписка;
• финансовая документация.

Документы классифицируют также:

По происхождению различают  официальные и личные документы.

По месту составления  документы делят на внешние и  внутренние.

По наименованию - акты, докладные записки письма, телефонограммы, справки, протоколы, приказы и т.д.

По количеству отраженных вопросов - простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов) документы.

По степени подлинности - черновики (документы в предварительной  редакции), подлинники (первый или единственный экземпляр документа, оформленный соответствующим образом и подписанный) и копии (воспроизведение всех реквизитов подлинника, за исключением личной подписи, заверенное соответствующим образом). Различают следующие разновидности копий: отпуск - полная копия исходящего документа, выполняемая под копирку одновременно с подлинником. Она остается у отправителя документа. Дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утерей подлинника, имеющий юридическую силу подлинного документа. Выписка из документа - копия какой-либо части подлинного документа.

По срокам хранения - постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и  временного хранения (до 10 лет включительно).

По степени гласности  различают обычные и секретные  документы.

По назначению - индивидуальные (создаваемые для решения конкретной управленческой ситуации) и типовые (отражают однородные вопросы и составляются по одинаковым образцам).

2. Требования к оформлению управленческих документов

 

При оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативный поиск, а также возможность обработки с помощью современных средств оргтехники. Преобладающая часть документов оформляется на бланках предприятий, которые содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке.

Реквизит документа - это элемент официального документа, например дата, подпись, печать и т.д. Совокупность расположенных на странице в установленной последовательности реквизитов называется формуляром. Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов. Для оформления большинства документов используются два вида бланков: общий бланк и бланк для писем.

Управленческая деятельность в любой организации приводит к созданию многих видов управленческих документов. Одни из них направлены на решение проблем оперативного управления производственными процессами, а другие - документируют вопросы, связанные с конкретными функциями управления: планированием, ведением бухгалтерского и статистического учета, составлением отчетности, финансированием, обеспечением кадрами и т.д. В соответствии с этими функциями документы делят на группы: плановые, распорядительные, финансовые документы и др.

Под унификацией понимается приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам. Унификация документов является одним  из методов их стандартизации. Стандарт - это нормативно-технический документ, устанавливающий требования к объектам стандартизации, обязательный для исполнения в определенных областях деятельности, разработанный в установленном порядке и утвержденный компетентным органом. В стандартах на управленческую документацию устанавливаются состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Перейдем к рассмотрению порядка и правил оформления служебных  документов. Особую актуальность данный вопрос обретает в связи с принятием  и введением в действие с 1 июля 2003 г. нового государственного стандарта – ГОСТа Р6.30-2003.[51] В то же время, помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иных государственных стандартов (например, ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы».);

б) отраслевых стандартов РФ (в частности, ОСТ 29.115-88 «Оригиналы авторские и текстовые издательские».);

в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации (подробнее см. далее).

Тем не менее особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете  требований ГОСТа Р6.30-2003 (Действие стандарта распространяется на организационно-распорядительную документацию, отнесенную к указанной категории в соответствии с УСОРД и включенную в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (далее – ОКУД). Требования ГОСТа Р6.30-2003 в отношении документации являются рекомендуемыми).

Начнем с краткой характеристики данного документа. Прежде всего  уточним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30–97 (с изменениями от 2000 г.), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5, см. далее), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Р6.30–97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее – ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее – ИНН/КПП) (реквизит 06).¹

Во-вторых, из содержания ГОСТа Р6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты «Подпись документа» и «Дата документа» сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования  к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации».

Кроме того, из текста нового ГОСТа  исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок  оформления отдельных реквизитов. К  примеру, в соответствии с пп. 3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т. е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТа Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп. 3.25–3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых, изменен порядок  применения требований ГОСТа Р6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД (см. ОКУД, класс 0200000) и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).