Документационное обеспечение управления

документационное обеспечение управления

 

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ИЗУЧЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ

 

Основная цель дисциплины – дать знания, сформировать умения, навыки, необходимые для организации делопроизводства на предприятиях, в том числе - для документирования управленческой деятельности и договорно-правовых отношений, для ведения претензионной документации и деловой корреспонденции с российскими и иностранными партнерами.

Задачи дисциплины – научить студентов:

• ориентироваться в современном законодательстве по делопроизводству и архивному делу;
• понимать, что такое единая государственная система делопроизводства в Российской Федерации, основные этапы ее развития, система документации, классификация документов;
• правилам составления и оформления организационно-распорядительных документов, в том числе деловой и коммерческой корреспонденции, дать теоретические знания и практические навыки по составлению учредительных документов, по ведению документации по личному составу, по документированию предпринимательской и внешнеэкономической деятельности, по претензионной документации, по охране и защите коммерческой тайны;
• технологии работы с документацией и организации документооборота в фирме.

Знание делопроизводства позволит специалисту рационально организовать работу с документами и информацией, поможет повысить эффективность управления фирмой, предохранит от штрафов и финансовых потерь при решении производственно-хозяйственных споров и трудовых конфликтов. Знание законодательства в области делопроизводства и архивного дела облегчит взаимоотношения с налоговой инспекцией, аудиторскими фирмами и органами государственного контроля.

Дисциплина основывается на знаниях, полученных при изучении экономической теории, правоведения, иностранного языка и информационных технологий управления.

 

ТРЕБОВАНИЯ К УРОВНЮ ОСВОЕНИЯ СОДЕРЖАНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ

 

В результате изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления» студент должен:

• знать:
• принципы организации делопроизводства на предприятиях с различной структурой и технические средства для работы с документами;
• системы документации, современные способы и технику создания документов, машинописные правила оформления документов;
• правила и формы деловой и коммерческой корреспонденции.
• уметь:
• организовывать документооборот на предприятии.
• получить навыки:
• составления документов, необходимых для документирования управленческих процессов, ведения кадровой и бухгалтерской документации.

 

ВИДЫ УЧЕБНОЙ РАБОТЫ. УЧЕБНО-ТЕМАТИЧЕСКАЯ КАРТА ДИСЦИПЛИНЫ

 

№ п/п	Наименование темы	Объем аудиторных занятий (в часах)					Объем сам. раб. студентов (в час.)
		лекции	лаб. раб.	пр. зан.	сем. зан.	итого
Раздел 1: Развитие делопроизводства в России. Современные требования к составу и оформлению управленческой документации
1.	Введение. Современное законодательство по делопроизводству архивному делу	4	-	1	-	5	8
2.	История развития системы государственного делопроизводства в России	3	-	1	-	4	8
3.	Основные классификации документов	3	-	1	-	4	8
4.	Принципы организации службы документационного обеспечения управления	2	-	1	-	3	8
5.	Требования к составлению и оформлению организационно-распорядительной документации	3	-	1	-	4	8
6.	Машинописные правила оформления документов. Библиографическое описание документа	3	-	1	-	4	8
7.	Составление и оформление основных документов ОРД	3	-	1	-	4	8
8.	Технология работы с документами. Организация документооборота на предприятии	3	-	1	-	4	8
Раздел 2: Особенности делопроизводства в различных управленческих структурах.  Документы с ограниченным  доступом. Деловая корреспонденция
9.	Особенности делопроизводства в кадровой службе, в бухгалтерии, в органах государственной власти и управления	2	-	2	-	4	8
10.	Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ	2	-	2	-	4	8
11.	Документирование экономической деятельности	2	-	2	-	4	8
12.	Деловая корреспонденция	2	-	2	-	4	8
	Всего:	32	-	16	-	48	96
	Формы итогового контроля:	Курс. работа (проект)		Контр. работа		Зачет	Экзамен
	Семестры:	-		-		9	-
	Для заочной формы обучения
	Всего:	8	-	6	-	14	82
	Формы итогового контроля:	Курс. работа (проект)		Контр. работа		Зачет	Экзамен
	Семестры:	-		10		10	-

 

СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ

 

Раздел 1: Развитие делопроизводства в России. Современные требования к составу и оформлению управленческой документации.

Введение

Предмет и содержание дисциплины. Требование программы, структура и порядок изучения курса, содержание разделов и методические основы их изучения.

 

Тема 1. Современное законодательство по делопроизводству и архивному делу

Источники законодательства по делопроизводству и архивному делу; классификация источников по юридической силе, характеристика отдельных источников. Единая государственная система документационного обеспечения управления. Документирование управленческой деятельности и основные задачи документационного обеспечения управления (ДОУ). Единая государственная система документационного обеспечения управления (далее - ЕГСДОУ). Основные принципы работы ЕГСД: централизация, унификация, стандартизация. Роль государственной системы документационного обеспечения управления в совершенствовании управления предприятиями и учреждениями.

Единая система классификации и кодирования информации (далее ЕСКК). Классификаторы информации. Системы стандартизации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации (далее - УС ОРД).

Практическое занятие:

Построение схемы ЕГСДОУ, унифицированные системы документации; унифицированная система организационно - распорядительной документации (УС ОРД); классификаторы информации; системы стандартизации. ГОСТы, ОСТы, СТП.

Знакомство и анализ источников законодательства по делопроизводству.

 

Тема 2. История развития системы государственного делопроизводства в России

Основные этапы ее формирования единой государственной системы делопроизводства в России: приказное, коллежское, исполнительное делопроизводство. Современное делопроизводство.

Практическое занятие:

Исследование основных этапов: приказное, коллежское, исполнительное делопроизводство. Современное делопроизводство.

 

Тема 3. Основные классификации документов

Понятие документа в информации. Классификации документов: по материальному носителю, по виду деятельности, по форме документов, по срокам хранения и исполнения, по ограничению доступа к документам, по степени доверенности. Характеристика наиболее важных общероссийских и общесоюзных классификаторов информации «Единой системы классификации кодирования информации» (далее ОК ЕСКК).

Практическое занятие:

Построение классификаций документов: по материальному носителю, по виду деятельности, по форме документов, по срокам хранения и исполнения, по ограничению доступа к документам, по степени достоверности

 

Тема 4. Принципы организации службы документационного обеспечения управления

Выбор рациональной структуры службы документационного обеспечения управления. Распределение обязанностей между сотрудниками, нормирование труда, регламентация должностного состава. Организация труда и отдыха. Условия работы. Техническое обеспечение службы ДОУ. Особенности управленческой структуры.

Практическое занятие:

Разработка структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Примеры выбора рациональной структуры службы документационного обеспечения управления. Образцы документирования распределения обязанностей между сотрудниками, нормирование труда, регламентации должностного состава. Эргономика и техническое обеспечение.

 

Тема 5. Требования к составлению и оформлению организационно-распорядительной документации

Форматы. Бланки. Требования к составлению и оформлению организационно-распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Формуляр-образец. Состав и расположение реквизитов. Характеристика реквизитов. Обязательные реквизиты.

Практическое занятие:

Составление образцов бланков. Анализ нового ГОСТ Р 6.30-2003. Применение формуляра-образца на практике. Состав и расположение реквизитов на конкретных документах. Примеры реквизитов.

 

Тема 6. Машинописные правила оформления документов. Библиографическое описание документа

Средства организационной техники. Машинописные правила. Правила написания символов, оформление заголовков, примечаний, сносок, приложений, таблиц. Библиографическое описание.

Практическое занятие:

Работа со средствами автоматизации делопроизводства. Программное обеспечение делопроизводства. Правила написания символов, оформление заголовков, примечаний, сносок, приложений, таблиц. Упражнения по библиографическому описанию.

 

Тема 7. Составление и оформление основных документов ОРД

Составление и оформление учредительных документов: устав, учредительный договор. Составление и оформление организационных документов: штатное расписание, структура и штатная численность, положение о структурном подразделении, должностная инструкция. Составление и оформление распорядительных документов: приказ, указание, распоряжение, решение, постановление, выписки из них. Оформление справочно-информационных документов: протокол, выписки из протокола, акт, гарантийное письмо, телефонограмма, служебных записок, справок и документов личного происхождения. Составление и оформление договоров, контрактов. Составление и оформление научных отчетов, дипломов, курсовых работ, рефератов, обзоров.

Практическое занятие:

Разделение документов ОРД на учредительные, организационно-распорядительные, справочно-информационные. Составление образцов учредительных, организационно-распорядительных, справочно-информационных документов. Основные ошибки при составлении и оформлении документов ОРД.

 

Тема 8. Технология работы с документами. Организация документооборота на предприятии

Организация делопроизводства на предприятиях различного профиля. Обработка входящей, исходящей, внутренней документации. Регистрация, индексация, систематизация документов. Составление номенклатуры дел. Правила формирования дел. Контроль за исполнением документов. Требования к оформлению дел. Оперативное хранение. Передача дел в архив. Архивное хранение документов и дел. Составление описей дел. Уничтожение документов. Электронный документооборот. Обзор рынка программ автоматизированного документооборота.

Практическое занятие:

Оформление журналов для обработки входящей, исходящей внутренней документации. Практика составления номенклатуры дел. Закрепление навыков по формированию дел. Требования к оформлению дел. Образцы документов для передачи дел в архив, архивного хранения документов, уничтожения документов.

 

Раздел 2: Особенности делопроизводства в различных управленческих структурах. Документы с ограниченным доступом. Деловая корреспонденция.

Тема 9. Особенности делопроизводства в кадровой службе, в бухгалтерии, в органах государственной власти и управления.

Документирование движения персонала (прием, увольнение, перевод, отпуск, командировки). Основные журналы для документирования движения персонала. Ведение трудовых книжек, личных дел. Приемы охраны и защиты конфиденциальных документов.

Практическое занятие:

Работа и знакомство с делопроизводством в бухгалтерии: законодательство, правила документооборота, хранение документов и передача их в архив.

Работа и знакомство с делопроизводством в судах, органах исполнительной и законодательной государственной власти и местного самоуправления.

 

Тема 10. Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ

Виды документов с ограниченным доступом. Информация, доступ к которой не может быть ограничен. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения. Понятие государственной тайны, три степени секретности документации, содержащей государственную тайну. Понятие коммерческой тайны. Признаки охраноспособности коммерческой тайны. Способы охраны и защиты коммерческой тайны. Отличие коммерческой тайны от других видов тайн. Документирование сведений, составляющих коммерческую тайну.

Практическое занятие:

Практика организации работы с документами ограниченного доступа. Обсуждение проблем гласности и ограниченности документооборота. Примеры документирования сведений, составляющих коммерческую тайну.

 

Тема 11. Документирование экономической деятельности

Составление договоров. Реквизиты договора и их расположение на договоре. Основные стадии заключения договора. Оферта и акцепт. Протокол разногласия. Претензия и ответ на претензию.