Документационное управление организации

Оглавление:

 

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД).…………. 2 стр.        

1.1. Распорядительные документы…………………………….….............2 стр.

1.2. Организационные документы …….………………………………….6 стр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД).

ОРД – это комплекс документов закрепляющих функции, задачи, цели организации, а также права и обязанности работников и руководителей.

С помощью ОРД  определяются функции и права  органа управления, устанавливается  структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

Можно выделить следующие основные группы документов:

1) организационные  (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила  внутреннего трудового распорядка);

2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки,  справки, телефонограммы);

4) документы  по личному составу предприятия  (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

5) коммерческие  документы (контракты, договоры);

   1.1. Распорядительные документы.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Целью распорядительных документов является регулирование  деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:

1. инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2. сбор и анализ информации по вопросу;

3. подготовка проекта распорядительного документа;

4. согласование проекта документа;

5. внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6. принятие решения (подписание документа);

7. доведение распорядительного документа до исполнителей.

Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам - филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного, содержат в себе также организующее начало.

Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового акта и, с точки зрения их подготовки и  оформления, обладают рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.

Решения, постановления  и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный  или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются:

 

• документы, действующие на федеральном уровне, - правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;
• правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;
• распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.

Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления.

 

Решение - это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

 

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

 

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц.

 

Приказ- является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

 

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

 

Распорядительные  документы - постановления, распоряжения, приказы, решения и др., относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД, класс 0200000) оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт является базовым актом, оговаривающим состав, схемы расположения и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе бланков документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

 

2. Организационные документы.

 

Деятельность  учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

 

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

 

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов:

• общие положения;
• организационное единство;
• регламент деятельности;
• финансово - материальная база;
• отчетная и ревизионная деятельность;
• порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

 

Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании  должностной инструкции разрабатывается  трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных  ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

 Основные  разделы текста должностной инструкции:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

 

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые.

Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием.

 Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения  согласовывается с юридическим  отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

 Датой положения  является дата утверждения документа,  если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Структура и  содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком. Основные разделы текста положения:

• общие положения;
• основные задачи;
• функции;
• права;
• организация работы.

 

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с  главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения  в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается  его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.

 Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

• организация работы предприятия;
• взаимные обязанности работников и администрации;
• предоставление отпусков;
• командирование сотрудников;
• внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются  путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                       На фирменном бланке организации!

 

 

«10» октября 2012г.                                                                     Директору

ООО «Стальстрой»

Пупкину А.В.                                                  

 

 

 

 

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

 

Просим  Вас  начать изготовление железобетонной арматуры по счету

№ 490576000468 от 10.09.2012г.

Оплату в размере 58000 тыс.руб.  (пятьдесят восемь тысяч рублей 00 коп.) гарантируем произвести до 30.10.2012г.

 

 

Наши реквизиты:

ЗАО «НПП Урал»

ИНН …….

Юридический адрес…….

Р/с №…….

В банке ……..

К/с №…….

БИК…….

 

 

 

 

Генеральный директор  (подпись)  расшифровка подписи

 

Главный бухгалтер  (подпись)   расшифровка подписи

 

 

 

М.П.

 

 

 

 

Список  используемой литературы:

1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утв. Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536)
2. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. - 4-е изд.- М.: Флинта: Наука, 2000
3. ГОСТ Р6.30-2003г. Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов.