Документальное обеспечение служебных командировок

Содержание

ВВЕДЕНИЕ....................................................................................................3

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК.......................................................................................4

СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ............................................................................5

ПРИКАЗ О НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКА В КОМАНДИРОВКУ.......6

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ...........................................9

КОМАНДИРОВАНИЯ ВОЕННОСЛУЖАЩИХ.....................................12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ...........................................................................................14

БИБЛИОГРАФИЯ.......................................................................................17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

Введение.

Актуальность выбранной темы заключается в исследовании комплексного анализа служебных командировок, выявления проблем, связанных с оформлением служебных командировок.

Цель данной работы - комплексно исследовать оформление служебных командировок.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть документы необходимые  для оформление служебных командировок.

 2. Проанализировать особенности командирования служащих.

3.  Изложить порядок оформления служебных командировок.

5. Раскрыть содержание и исполнение  оформленных служебных командировок.

6. Сделать выводы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

Документальное оформление служебных командировок.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Для оформления служебных командировок применяются унифицированные формы:

- служебное задание;

- приказ о направлении работника  в командировку;

- командировочное удостоверение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5

Служебное задание.

Руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится командируемый работник, составляет и подписывает служебное задание на командировку.

При составлении служебного задания необходимо сформулировать основные вопросы, которые предстоит решить работнику в ходе служебной командировки, дать конкретные поручения по основным вопросам.

 При направлении работника в служебную командировку с целью проведения переговоров целесообразно в служебном задании перечислить основные вопросы, подлежащие обсуждению в ходе переговоров, а также документы, которые должны быть выработаны или подписаны сторонами во время переговоров.

Подписанная руководителем структурного подразделения служебное задание утверждается руководителем организации и передается в кадровую службу или иное уполномоченное структурное подразделение для оформления приказа о направлении работника в командировку.

По возвращении из командировки работник заполняет краткий отчет о выполнении задания, поле для которого содержится в служебном задании.

Отчет утверждается руководителем структурного подразделения, после чего служебное задание передается в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением  и авансовым отчетом о командировке.

 

6

Приказ о направлении работника в командировку.

На основании служебного задания, составленного руководителем структурного подразделения и утвержденного руководителем организации, оформляется приказ о направлении работника в командировку.

Фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и наименование должности (профессии) работника указываются в соответствии со служебным заданием.

Место командировки указывается в следующей последовательности: сначала указываются страна и город, затем - организация, в которой работник будет выполнять задание. При указании наименований городов, не являющихся центрами или столицами субъектов Российской Федерации, городами федерального значения, указывается административно-территориальная принадлежность к району, республике, области, краю, автономному округу (области).

Срок командировки переносится из служебного задания, при этом учитываются следующие правила:

днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

 

 

 

7

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

В случаях, когда работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с работодателем. Срок командировки исчисляется в календарных днях и включает в себя не только время нахождения работника в месте командирования, но и время нахождения в пути.

Цель командировки переносится из служебного задания.

В поле "Командировка за счет средств" указываются источники оплаты сумм командировочных расходов.

В графе "Основание" приказа указываются реквизиты служебного задания. В случае, когда служебное задание не составлялось, указываются реквизиты иного документа, на основании которого издан приказ, - договора, письма, вызова руководителя вышестоящей организации и т.д.

Подпись работника на документе подтверждает факт его ознакомления с приказом.

Трудовое законодательство предусматривает, что направление в служебные командировки определенных категорий работников допускается только с их письменного согласия. При этом работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

8

 К таким категориям относятся:

- женщины, имеющие детей в возрасте  до 3 лет;

- матери и отцы, воспитывающие  без супруга (супруги) детей в  возрасте до 5 лет;

- отцы, воспитывающие детей без матери;

- работники, имеющие детей-инвалидов;

- работники, осуществляющие уход  за больными членами семьи  в соответствии с медицинским  заключением;

- опекуны (попечители) несовершеннолетних.

При направлении в командировку работников перечисленных категорий необходимо получить их письменное согласие в форме заявления, на реквизиты которого необходимо дать ссылку в поле "Основание". Можно также дополнить формуляр приказа соответствующим реквизитом:

Для некоторых категорий работников законодательство устанавливает запрет на направление в командировки:

- беременных женщин;

- работников в возрасте до 18 лет;

работников, с которыми заключен ученический договор, если командировка не связана с ученичеством.

 

 

 

 

 

 

 

9

Командировочное удостоверение.

Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных организацией расходов, а для работника - подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов. Оформлять данный документ нужно очень тщательно. Личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения. Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным и приведет к спору с налоговым инспектором при выплате суточных работнику.

Согласно Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", действующей в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ, направление работника в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Командировочное удостоверение составляется кадровой службой (или иным уполномоченным подразделением) в одном экземпляре на основании приказа о направлении работника в командировку,

10

подписывается руководителем организации и выдается работнику на руки под подпись в журнале учета работников, выбывающих в командировки (ведение журнала предусмотрено Инструкцией "О служебных командировках в пределах СССР" и является обязательным).

Заполнение командировочного удостоверения имеет ряд особенностей.

Фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и наименование должности (профессии) работника, а также место назначения и цель командировки указываются в соответствии с приказом о направлении работника в командировку.

Срок командировки переносится из служебного задания, исчисляется в календарных днях и включает в себя только время нахождения работника в месте командирования.

При заполнении командировочного удостоверения необходимо указывать реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность командированного работника.

Командировочное удостоверение с незаполненным полем "Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его документа" является недействительным.

На оборотной стороне командировочного удостоверения в каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

При оформлении командировки следует учитывать, что ее продолжительность не должна превышать 40 дней (п. 4 Инструкции N

11

62).

После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и вместе с командировочным удостоверением и отчетом о командировке передается в бухгалтерию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12

Командирования военнослужащих.

Особенности командирования военнослужащих установлены Федеральным законом от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих" (далее - Закон N 76-ФЗ) и рядом подзаконных актов.

К военнослужащим относятся:

- офицеры, прапорщики и  мичманы, курсанты военных образовательных  учреждений профессионального образования, сержанты и старшины, солдаты и матросы, проходящие военную службу по контракту (далее - военнослужащие, проходящие военную службу по контракту);

- офицеры, призванные на  военную службу в соответствии  с указом Президента Российской Федерации;

- сержанты, старшины, солдаты  и матросы, проходящие военную  службу по призыву, курсанты военных  образовательных учреждений профессионального  образования до заключения с  ними контракта о прохождении  военной службы.

Статья 10 Закона N 76-ФЗ определяет, что военнослужащие не вправе выезжать в служебные командировки за границу за счет физических и юридических лиц, за исключением служебных командировок, осуществляемых в соответствии с международными договорами Российской Федерации или на взаимной основе по договоренности органов государственной власти с соответствующими органами государственной власти иностранных государств либо международными организациями.

Военнослужащим, направляемым в командировку, производятся

13

выплаты на командировочные расходы в порядке и размерах, которые определяются Постановлением Правительства РФ N 729.

При этом военнослужащие имеют право на проезд в служебные командировки на безвозмездной основе железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным (за исключением такси) транспортом. Военнослужащий имеет право на приобретение проездных документов на все виды транспорта вне очереди при следовании в служебную командировку и обратно.

Военнослужащий, проходящий военную службу по контракту, направляемый в служебную командировку, пользуется правом на бронирование и получение вне очереди места в гостинице по командировочному удостоверению (п. 8 ст. 13, п. п. 1, 6 ст. 20 Закона N 76-ФЗ).

Приказом Федеральной пограничной службы РФ от 12.10.2001 N 613 утверждена Инструкция "О порядке направления военнослужащих пограничной службы Российской Федерации в служебные командировки".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14

Заключение

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. На практике к таковым принято относить проводников пассажирских поездов, работников почтовых вагонов, стюардесс, членов экипажа морских и речных судов и т.п. Поскольку перечень работ, профессий, должностей этих работников также законодательно не предусмотрен, его также определяет работодатель. Так, в Письме Минфина России от 29.08.2006 N 03-03-04/1/642 сообщено, что размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанные в ст. 168.1 ТК РФ, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Кроме того, размеры и порядок возмещения таких расходов могут устанавливаться трудовым договором.