Документирование деятельности акционерных обществ

2.2. Документирование  деятельности органов управления  акционерного общества

Российским  законодательством предусматривается трехзвенная структура органов управления акционерным обществом:

- Общее собрание  акционеров как высший орган акционерного общества;

- Совет директоров (Наблюдательный совет);

- исполнительный  орган (единоличный - директор, генеральный  директор; коллегиальный - правление,  дирекция).

Объем правомочий органов управления акционерным обществом устанавливается Законом "Об акционерных обществах", а порядок их деятельности, как правило, локальными нормативными актами.

Общее собрание акционеров

Основными локальными нормативными актами, регулирующими деятельность Общего собрания акционеров, являются Положение об Общем собрании акционеров и Регламент его проведения, а также ряд

вспомогательных унифицированных внутренних документов типа: Бюллетеня для голосования, Протокола общего собрания и т.д

При разработке Положения об Общем собрании акционеров следует исходить из следующих принципов (см.Приложение).

Во-первых, этот документ должен быть четко структурирован и содержать как нормы действующего законодательства, так и предписания, сформулированные на основе законодательных норм в их дополнение и развитие.

Во - вторых, в  Положении следует учесть степень  урегулированности Уставом общества тех вопросов Общего собрания, на которые  есть прямые ссылки в Законе.

В-третьих, в  Положении необходимо конкретизировать нормы, предусмотренные Законом (например, уточнить размеры крупных сделок, совершение которых относится к исключительной компетенции Общего собрания).

При разработке Положения необходимо также учитывать, что полномочия Общего собрания с течением времени могут быть пересмотрены в рамках, определенных Законом или Уставом. Так, например, если с течением времени выяснится, что решение тех или иных вопросов целесообразнее передать другому органу управления обществом, то следует внести изменения в документ, которым это распределение компетенций было закреплено, то есть внести изменения в Устав или Положение. При этом следует иметь ввиду, что изо всех локальных нормативных документов сложнее всего менять Устав общества.

Регламент Общего собрания.

Содержит, в  основном, процессуальные нормы, регламентирующие процессы его подготовки, созыва, проведения. Данный локальный нормативный акт должен соответствовать нормам, установленным Положением об Общем собрании акционеров, развивая, детализируя, но не дублируя их. Так, например, в разделе Положения об Общем собрании акционеров" Протокол Общего собрания" регламентируются вопросы, кто ведет Протокол, какие сведения должны быть включены в него, какие документы приобщены и др.

В аналогичном  же разделе Регламента устанавливается, кто и в скольких экземплярах подписывает Протокол, сроки оформления Протокола, условия его хранения и порядок ознакомления с ним и т.п.

Общим требованием  к обоим документам является обязательное включение в них норм, предусматривающих возможность и порядок внесения изменений и дополнений в указанные локальные нормативные акты, так как при их разработке предусмотреть все возникающие ситуации невозможно.

Совету директоров (Наблюдательному совету) акционерного общества уделяется значительное место, так как в его руках находятся основные рычаги управления обществом. Для предупреждения связанных с этим возможных злоупотреблений законодатель счел необходимым весьма жестко, императивно урегулировать порядок создания, созыва, принятие решений, компетенцию и кворум Совета директоров (Наблюдательного совета). Другие, менее значимые вопросы, регулируются локальными нормативными актами общества.

В Положении  о Совете директоров (Наблюдательном совете) целесообразно предусмотреть следующие вопросы процессуального характера: созыв и проведение заседаний, порядок голосования, принятия и оформления решений, возможность создания в Совете директоров (Наблюдательном совете) комиссий (рабочих групп) по отдельным направлениям и вопросам и ряд других. Кроме того, при определении порядка формирования Совета директоров (Наблюдательного совета) необходимо учитывать, что Закон допускает два варианта процедуры выборов его членов: кумулятивное (списком) и традиционное (по каждой кандидатуре отдельное) голосование. В этой связи в Положении следует четко определить процедуру выборов в Совет директоров (Наблюдательный совет).

Закон не устанавливает  орган, компетентный принять Положение  о Совете директоров (Наблюдательном совета), в связи, с чем этот документ может быть утвержден как Общим собранием акционеров, так и самим Советом директоров (Наблюдательным советом).

Высшие органы управления акционерного общества - коллегиальные, и протоколы, в которых находит  отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления.

Они входят в  состав унифицированной системы  организационно-распорядительной документации.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Не случайно Федеральный закон «Об акционерных  обществах» и иные правовые акты уделяют  специальное внимание составу информации этих документов, то есть их содержанию. Часть нормативных требований может быть отнесена и к тому, что мы называем оформлением документов. При оформлении протоколов органов управления акционерных обществ следует учитывать как типовые требования к данному виду документов (типовой формуляр протокола), так и те, что закреплены специальными нормами правовых актов и регламентируют документирование деятельности органов управления именно акционерных обществ.

В обобщенном виде порядок составления протокола  сводится к следующему.

При подготовке к заседанию или собранию:

· формулируются вопросы повестки дня, то есть те вопросы, по которым должны быть приняты решения;

· определяется состав основных докладчиков;

· подбираются  соответствующие материалы, например, проекты документов, которые требуют  обсуждения и утверждения, тексты докладов и т.п.

Во время  заседания секретарем ведется запись хода обсуждения вопросов повестки дня  и принимаемых по ним решений. Наиболее важные заседания могут  стенографироваться, доклады и выступления - записываться на диктофон. Все эти  материалы являются основой для последующего составления протокола.

Протокол  состоит из следующих частей:

1. Заголовочная  часть протокола.

Протокол  оформляется на общем бланке организации  или на чистом листе бумаги с реквизитами, которые соответствуют общему бланку. В их составе: фирменное наименование организации; название вида документа; дата; индекс; место составления документа.

При оформлении всех реквизитов, включая реквизиты  бланка, нужно учитывать определенные правила. Только это может обеспечить документу юридическую силу.

2. Текст. 

Самым главным  в любом документе является его  содержание (текст).

Текст протокола четко  структурирован. Это означает, что  независимо от вопросов, включенных в  повестку дня заседания или совещания, хода их обсуждения, принимаемых решений, текст документа будет состоять из определенных частей, расположенных в одинаковой последовательности.

Текст протокола делится  на две части:

· вводная часть, в которой указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря собрания; сведения о присутствующих на собрании и повестка дня (эти данные предваряют основную часть текста, как бы «вводят» в нее);

· основная часть, которая отражает ход обсуждения вопросов повестки дня и фиксирует принимаемые решения.

3. Оформляющая часть.

Протокол подписывается  после того, как его текст окончательно отредактирован, выверен и оформлены все разделы, соответствующие повестке дня собрания. Документ подписывают председатель и секретарь собрания. Подписи располагают от границы левого поля, отделив их от текста двумя- тремя межстрочными интервалами.

Юридическую силу протокол приобретает  только при наличии подписей председателя и секретаря собрания. Это общепризнанная практика, которая закреплена в ряде законодательных и нормативных  актов. В частности, по нормам ФЗ «Об  акционерных обществах» протокол общего собрания акционеров составляется в 2-х -экземплярах и оба они должны быть подписаны председателем и секретарем собрания.

Протокол является внутренним распорядительным документом, -поэтому  его удостоверения печатью обычно не требуется.

Акционерное законодательство предусматривает два варианта осуществления руководства оперативно-текущей деятельностью акционерного общества:

- единоличным исполнительным  органом (директором, генеральным  директором);

- единоличным и коллегиальным  (правлением, дирекцией) органами одновременно.

Назначение на должность  и освобождение от должности единоличного исполнительного органа общества (к примеру, Генерального директора) осуществляется на основании договора, который общество заключает с Генеральным директором. Этот договор по существу представляет собой трудовой договор или контракт и является фактически единственным локальным нормативным актом, прямо названным Законом в отношении единоличного исполнительного органа общества.

Общее собрание акционеров вправе в любой момент расторгнуть этот контракт, если Уставом решение данного вопроса не отнесено к компетенции Совета директоров (Наблюдательного совета). При этом на отношения между Генеральным директором и обществом действие трудового законодательства РФ распространяется в части, не противоречащей Закону.

Законодательством не предусмотрено  урегулирование вопросов единоличного исполнительного органа общества иными  локальными нормативными актами. Однако в ряде случаев может возникнуть потребность в принятии отдельного документа, регламентирующего порядок назначения Генерального директора, вопросы его полномочий и ответственности как одного из высших должностных лиц общества.

Таким документом может стать, например, Положение о Генеральном директоре общества, в котором как в локальном нормативном акте должны быть учтены все нормы действующего законодательства, а кроме того дополнительно регламентированы некоторые вопросы.

В Положении о Генеральном  директоре должна быть детально прописана  его компетенция, срок полномочий и основания для их досрочного прекращения.

Принятие Положения о  Генеральном директоре, не исключает обязательности заключения с ним контракта. При этом необходимо, чтобы нормы Положения о Генеральном директоре и контракта с ним не дублировали и не противоречили друг другу, а также действующему законодательству.

Согласно Закону «Об акционерных  обществах» (ч.1 ст.70) Правление (Дирекция) общества действует на основании Устава, а также утверждаемого Советом директоров (Наблюдательным советом) внутреннего документа общества (Положения, Регламента или иного документа).

Таким образом, Закон прямо устанавливает орган, утверждающий упомянутый локальный нормативный акт, и его примерное название. Также Закон определяет перечень минимально необходимых сведений, которые должны содержаться в данном нормативном акте, а именно: сроки и порядок созыва и проведения заседаний коллегиального исполнительного органа, порядок принятия его решений.

В Положении о Правлении  общества целесообразно предусмотреть следующие основные разделы:

- состав Правления и  порядок назначения его членов;

- права и обязанности  членов Правления;

- компетенция Правления  (и его председателя - Генерального  ди-ректора);

- порядок подготовки и  проведения заседаний Правления:

- ответственность членов Правления;

- отчетность Правления.

При разработке Положения  о Правлении акционерного общества особое внимания следует обратить на процессуальные вопросы его деятельности, так как четкость работы исполнительного  органа в значительной степени определяет эффективность работы акционерного общества в целом.

2.3. Документирование распорядительной  деятельности акционерного общества

К распорядительным документам акционерного общества, издаваемым генеральным директором относятся приказы Делопроизводство: Образцы, документы. Приказ - это распоряжение руководителя организации, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы могут издаваться устно и письменно.

Характеризуя данный вид  служебных документов, относящихся  большей частью к внутренней служебной  переписке, можно выделить среди  них: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу, приказы  по отпускам и командировкам.

Приказ по личному составу издается для регламентации повседневной деятельности АО, в том числе прием на работу и увольнение, перемещение сотрудников по службе, убытие сотрудников в длительные отпуска, на учёбу и т.п.

Приказы по основной деятельности издаются за подписью генерального директора Общества ежедневно или с меньшей периодичностью, по мере накопления сведений и разного рода распоряжений, которые необходимо "отдавать" именно приказом по организации.

Разновидностью приказа  по основной деятельности является ежегодный приказ, который служит для общей регламентации работы АО в течении года. В соответствии с содержанием таких приказов генеральный директор определяет (уточняет) распорядок дня, регламент рабочих служб, объявляет состав постоянно действующих комиссий, порядок организации охраны, пропускного режима и т.д. Годовой приказ дополняется большим количеством приложений к нему и издаётся в начале текущего года.