Документирование и делопроизводство

Федеральное агентство по образованию

федеральное государсТвенное  образовательное  учреждение 
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 
«СИБИРСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ» 

ИНСТИТУТ  ПЕРЕПОДГОТОВКИ СПЕЦИАЛИСТОВ

•              Государственного  и муниципального управления

(кафедра)

                   Документоведение  и делопроизводство

(дисциплина) 
 


Письменное  контрольное задание   
для студентов и слушателей дистанционного обучения 
 
 
 
 
 


	Студент:
	Группа:
	Дата:
	Преподаватель:


 
 
 
 
 
 


Новосибирск 2011г. 


Протокол  проверки:

Дата  проверки
Оценка
Комментарии   преподавателя


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


Тема 1. Делопроизводство, его законодательное  и нормативно-методическое регулирование.

2.Классификация управленческой документации.

   К организационно-распорядительным документам относятся: ¹

• организационные документы (положение о совете директоров акционерного общества, положение о службе (отделе) управления, должностные инструкции работников подразделений организации, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание);
• распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения совета директоров, и указания - распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности организации; приказы, распоряжения по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.);
• информационно-справочные документы (протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.).

   К документам по персоналу относятся:

• трудовые книжки, справки с места работы, типовой трудовой договор (контракт), характеристики или рекомендательные письма, резюме, автобиографии и др.

   Из  учетных документов следует выделить заявление о приеме на работу, личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней и т.д.

   Плановой  документацией являются плановые задания  по кадровым вопросам, заявки на молодых  специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.

   Отчетно-статистическая документация составляется по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.

   К информационно-справочным документам относятся:

• протокол;
• письмо;
• гарантийное письмо;
• факс;
• претензия и др.

   К управленческой документации относятся документы по организации защиты коммерческой тайны:²

• перечень сведений;
• памятка работнику;
• обязательство о неразглашении тайны;
• договоры о материальной ответственности;
• исковые заявления.

Тема 2. Общие правила  оформления документов.

2. Оформление отметки о наличии приложения.

   Нередко служебные документы имеют приложения, разъясняющие, детализирующие, уточняющие отдельные вопросы основного документа. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров, например:³

Приложение: план мероприятий на 3 л. в 2 экз.

   Если  приложение упоминается в тексте, то в отметке о приложении указывают  только количество листов и экземпляров, например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

   Если  приложений несколько, и они не упоминаются  в тексте, то они нумеруются арабскими цифрами с точкой, приводится название каждого приложения, количество листов и экземпляров. Если к документу прилагается еще документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложений оформляют по следующей форме:

Приложение: Письмо Главархива Республики Беларусь 
от 10.02.02 № 1–28/120 и приложение к нему, всего на 6 л.

   Если  приложение направляется не во все  указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз , во второй адрес.

   Если  приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. При наличии документов-приложений они оформляются на стандартных форматах бумаги и должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. На приложениях в верхнем правом углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом, например:

Приложение  к письму от 03.04.02 № 1–24/180

   На  приложении к распорядительному  документу также в правом верхнем  углу документа следует делать отметку  с указанием названия распорядительного документа, его номера, даты. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера арабскими цифрами, причем знак № не ставится:

Приложение 2 к приказу от 02.10.02 № 150

   Указание  о наличии приложения помещается под текстом перед реквизитом “подпись”. Слово “Приложение” пишут, не отступая от границы левого поля листа документа,  строчными буквами, кроме заглавной, а слова “листы” и “экземпляры” - сокращенно “л.” и “экз.”

   Метки: бланки документов, визы, внешнее согласование, внутреннее согласование, гриф ограничения доступа к документу, гриф согласования, гриф утверждения, дополнительные реквизиты, заголовок к тексту, заголовочная часть формуляра-образца, код документа по классификатору управленческой документ, код организации по классификатору предприятий и организаций, название вида документа, номенклатура реквизитов документов, обязательные реквизиты, ответственность составителя документа, отметка о заверении копии, отметка о контроле, отметка о наличии приложения, отметка о переносе данных на машинный носитель, отметка о поступлении, отметка об исполнении документа и направлении его в дел, оформляющая часть формуляра-образца, печать, подготовка документа, подпись, резолюция, реквизиты документа, содержательная часть формуляра-образца, стандартные положения табулятора, трафаретная часть текста, фамилия исполнителя и номер его телефона, юридическая сила документов, юридическое основание возникновения документов.⁴

Тема 3. Система организационно-правовой документации.

2. Основные разделы  положения о структурном  подразделении.

    Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) — это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов.⁵ Положения о структурных подразделениях и иных органах можно классифицировать следующим образом:

• положения о структурных подразделениях;
• положения о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);
• положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

   Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения  разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются конкретные положения. Цель разработки организационных документов — наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями

и работниками.

   Положение о подразделении имеет следующие  разделы:⁶

   1. Общие положения.

   2. Основные задачи.

   3. Функции.

   4. Права и обязанности.

   5. Ответственность.

   6. Взаимоотношения.

   В разделе "Общие положения " указываются  полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового  акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

   Раздел  "Основные задачи'' — это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности

подразделения.

   В разделе «Функции» перечисляются  действия или виды работ, которые  должно выполнять подразделение  для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

     В разделе "Права и обязанности"  перечисляются действия, которые  обязано осуществлять подразделение  в лице его руководителя для  выполнения возложенных на него  функций.

   Раздел "Ответственность " устанавливает  виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной  ответственности, которую может  нести руководитель подразделения  в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.⁷

   В разделе «Взаимоотношения» разделяются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, какими организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

   Положение о подразделении оформляется  на общем бланке организации. Обязательными  реквизитами документа являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем

организации.

Тема 4. Система распорядительной документации.

4.  Составьте формуляр-образец приказа по основной деятельности.

   Приказ  – это правовой акт, издаваемый руководителем  предприятия, действующим на основании  единоначалия.⁸ Приказ предназначен для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Они издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят на основании новых приказов.

   Приказ  существует в двух стадиях: сначала  составляется проект  приказа, затем  издается сам приказ. Подготовка приказа  включает следующие этапы:

изучение  существа вопроса; знакомство с законодательными актами; проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем); подготовка текста проекта документа; согласование проекта приказа; печать и проверка правильности оформления приказа; визирование, согласование, подписание приказа; регистрация приказа; доведение до сведения исполнителей. 
 
 
 


Открытое акционерное общество  «АБСОЛЮТ» П Р И К  А З  20.05.2001 № 23 __ Об образовании  юридической  службы В целях улучшения  организационно-правового обеспечения  деятельности фирмы, защиты ее интересов  и оказания специалистам фирмы соответствующей  консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Помощнику  генерального директора фирмы  по коммерческим вопросам Борисову  Е.И. образовать юридическую службу  к 01.06.2001 в составе: Главного юрисконсульта – 1 штатная единица Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы 2. Главному юрисконсульту  Степанову А.К. разработать и  представить на утверждение директору  фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001. Генеральный директор В.С.Семенов Визы: Главный бухгалтер Помощник генерального директора по коммерческим вопросам Главный юрисконсульт   Антонова 265 76 88


 


Тема 5. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации.

      4.  Классификация писем.

   Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Классификация официальной переписки⁹

Признак Группа  переписки Вид связи Деловое письмо (отправляемое по почте, факсу), телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное  письмо Территория Внутренние (внутри страны), международные письма Место в информационном обмене Инициативные  письма, письма-ответы Завершенность информационного обмена Письма, требующие  ответа; письма, не требующие ответа Положение в системе документооборота Поступающие, отправляемые письма Уровень типизации Типовые письма, письма в произвольной форме Композиция Простые, сложные  письма Отношение к действиям партнеров Благодарность, поздравление, одобрение, требование, пожелание и др. Отношение к полноте и точности информации Запросы, подтверждения, опровержения и др. Тематика По вопросам материально-технического обеспечения, финансов, строительства, транспорта, культурного обмена и т.д. Отношения в иерархии управления Письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций Правовой  статус корреспондента Письма юридическим  и физическим лицам, ряду организаций (информационные), одной организации, структурному подразделению, должностному лицу, письма  граждан (индивидуальные, коллективные), парламентские, депутатские запросы Число адресатов Письмо в  один адрес, письмо в несколько адресов Количество  писем от одного автора Первичное, повторное  письма Наличие информации об адресате Письма, содержащие сведения об авторе, анонимные обращения




   Перечень  признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя,  срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам.

   Информационное  письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.   Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа.¹⁰

   Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.¹¹

   Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

   Сопроводительное  письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

   Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

   Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос. 

   Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.

   Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.  

   Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.

   Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей. 

   Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. 

   Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре.  

   Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. 

   Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).  

   Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.  

   Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину  с выражением благодарности за совершенные действия.

   Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.¹²

Тема 6. Организация работы с документами.

1.Назначение  и виды номенклатуры  дел.

   Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации. Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при четкой классификации документов.

   Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных  документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура  дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.¹³ Номенклатура дел — это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам. Назначение номенклатуры дел:

• распределение исполненных документов в дела;
• систематизация и учет дел;
• закрепление индексов дел;
• установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

• служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• является основой для составления актов на уничтожение дел;
• может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы

   Существует  три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

   Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел, заводимых  в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

   Индивидуальная  номенклатура дел конкретной организации  — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

   Разработка  индивидуальных номенклатур дел  на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале так, чтобы она была завершена в декабре и с января следующего года номенклатуру можно было ввести в действие.

   Типовая инструкция конкретизирует эти сроки: номенклатуры дел структурных подразделений должны быть составлены не позднее 15 ноября, а сводная номенклатура дел должна быть утверждена руководителем не позднее конца текущего года.

   Каждое  структурное подразделение организации  составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и другие — это номенклатуры дел структурных подразделений, которые отражают документы этих подразделений.

     Сводная номенклатура дел отражает  документы всей организации и  состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел структурного подразделения:¹⁴

• составляется работниками этого подразделения;
• согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с архивом или лицом, ответственным за архив организации;
• подписывается руководителем этого структурного подразделения;
• направляется в службу ДОУ.

   Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. Объединяет эти номенклатуры дел в сводную службу ДОУ. Сводная номенклатура дел:¹⁵

• подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления;
• визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив;

   согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации;

• направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответствующего архивного учреждения (если документы поступают на I хранение в государственные архивы);
• утверждается руководителем организации.
 
 


Список  литературы.

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2002.
2. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности

в органах  государственной власти и местного самоуправления: В 3 кн.

– Кн. 1. Управленческое документоведение. –  УрАГС: Екатеринбург,

2002.

3.    Организация работы с документами:  Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 2002.

4.     Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: Изд-во «ПРИОР», 5-е изд., доп. и перераб. – 2000.

5.  ГОСТ  Р 6.30–2003. Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. – ИПК Изд-во стандартов, 2003. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


Протокол  проверки:

Дата  проверки
Оценка
Комментарии   преподавателя