Документирование информации как функция современного менеджмента

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Кафедра физикохимии материалов и производственных технологий

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

 

по дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства

на тему: Документирование информации как функция современного менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

 

Студентка

ФФБД,2-й курс,ДФФ-3 К.В.Михальчик

 

Проверил

ассистент                                С.В. Некраха

 

 

 

 

 

 

Минск 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ 3

1.  Детальный  разбор понятий “документирование”, “информация”, “менеджмент” 4

2. Роль документирования  информации в менеджменте 6

3. Юридическая  сила документа 8

4. Основные  документы управления, их виды  и значения документов 10

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 12

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 13

 

ВВЕДЕНИЕ

   Сегодня современное общество характеризуют как информационное, т.к. всё большую роль в нём играет информация. Основу любого предприятия или организации составляет работа с ней – её получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнение.

   Важнейшим носителем информации, особенно в делопроизводственной сфере, являются многочисленные виды документов. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования. С ним связана деятельность всех сотрудников – от исполнителей до руководителей.

 

Целью моего реферата является:

• Раскрыть важность роли документирования информации в менеджменте.

В связи с этим в реферате предлагается решить следующие задачи:

• Дать детальную расшифровку некоторых интересующих нас понятий.
• Рассмотреть документирование с точки зрения основной функции управленческой деятельности.
• Обратить внимание на важный элемент документа такой, как юридическая сила.
• Рассмотреть некоторые управленческие документы и их назначение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.  Детальный разбор понятий “документирование”, “информация”, “менеджмент”

На территории Беларуси понятие  “делопроизводство” стали использовать в конце XVIII–нач.XIX в. одновременно с введением русского языка в учреждения государственного управления и внедрением в них российских принципов работы с документами. Данный термин возник ещё в XVI – XVIIвв. в центральных органах управления Российского государства – приказах. Процесс рассмотрения решения тех или иных вопросов (дел) в приказах назывался “производством дел”.

В белорусском языке понятию  “делопроизводство” соответствует  термин “справаводства”. Он происходит от слова “справа” – так в  XV- XVIII вв. в Великом Княжестве Литовском (ВКЛ), государственным делопроизводственным языком которого до 1696 г. Являлся белорусский, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и его документирование.

Термин “справаводства”  появился в белорусском языке  лишь в 20-х гг. XX в., когда в связи с образованием БССР и проведением политики белорусизации в государственные учреждения был возвращен белорусский язык и началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии. Исторически документирование развивается по двум направлениям: документирование по общим вопросам управления и документирование специальных сторон управленческой деятельности. Первое направление охватывает основную, оперативную деятельности учреждений. Комплекс документов, возникший при документальном оформлении этой деятельности, получил название общей документации. Отдельные стороны деятельности учреждений находят отражение в системах специальной документации.

Таким образом, задачи делопроизводства охватывают документирование и организацию  работы с документами.  Рассмотрим более детально понятие “документирование”. [1]

Документирование – это  создание документа с использованием различных методов, способов и средств  закрепления информации на материальном носителе. Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человечества количество этих способов постоянно увеличивалось, используемые на сегодняшний день способы документирования условно можно разделить на две группы:

• традиционные (начертание, выжигание, тиснение и др.);
• технические (осуществляемые с помощью техники и определяемые её развитием);

В зависимости от выбранного способа документирования используются

соответствующие орудия, инструменты, приспособления, т.е. средства

документирования. В свою очередь способы и средства документирования обусловлены физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков (методов документирования). Все это вместе определяет характер той или иной системы документирования.

Выделяются четыре основных способа документирования, с которыми также тесно связаны методы и  средства документирования :

• текстовое документирование;
• техническое документирование;
• кинофотофонодокументирование;
• электронное документирование;

Из определения понятия  “документирование” так же вытекает необходимость разъяснения термина “документ”. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Документ является результатом  отображения фактов, событий, предметов, явлений объектной действительности и мыслительной деятельности.

Понятие “документ” нельзя смешивать с понятие “информация  ”.         Законодательно закреплено следующее определение “Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.” Из этого определения следует, что понятие “информация”  много шире чем “документ”.

В управленческой практике информация создаётся и используется для целенаправленного управления каким-либо объектом, производством, структурой. К управленческой информации предъявляют  ряд требований – полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком. Кроме того, существенны требования своевременности и достаточности  информации. [4]

Понятие “информация” и  “документирование” в совокупности дают новое понятие “документирование  информации”.  Документирование информации – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В настоящее время трудно назвать более важную и многогранную сферу деятельности, чем управление или менеджмент, от которого в значительной мере зависят и эффективность производства, и качество обслуживания населения. Менеджмент – область управленческой и хозяйственной деятельности, обеспечивающей рациональное управление экономическими процессами, организации систем управления и его совершенствования в соответствии задачам социально-экономического развития.[5]

 

2. Роль документирования информации в менеджменте

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность  управления зависит от объема, оперативности  и достоверности информации, большая  часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых  документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается  множество различных видов документов.

Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Коммуникативная функция  документа – это его свойство служить средством связи, коммуникации между различными должностными лицами, структурными подразделениями, между государственными организациями, управляющей и управляемой системой и т.д. Документ обладает этой функцией, т.к. служит средством передачи информации во времени, и в пространстве. [3]

Сегодня всё чаще употребляется  понятие “документационное обеспечение  управления” (ДОУ), заменяющее устоявшийся  термин “делопроизводство”. Документационное обеспечение управления можно рассматривать как промежуточную стадию при переходе от традиционного делопроизводства к управлению документацией, которое следует понимать как полноценную управленческую функцию организации. Как видим, налицо перспектива слияния функции ДОУ и менеджмента.

Понятие ДОУ охватывает не только организационно- распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но и всю документацию, которая так или иначе используется в организации – научно-техническую, проектную, конструкторскую, финансовую и т.д. В современных условиях порядок обращения со всеми видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступной руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы.

Как и любая другая деятельность, документационное обеспечение управления требует внимания руководителя (менеджера) и понимания важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны,- организатором  производства и управления и поэтому  обязан уделять внимание документационному  обеспечениию управления, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством;а с другой стороны, - руководитель сам является субъектом делопроизводствыа, работающим с документами и определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них разрешениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому руководителю необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами.

В соответствии с темой  с данной темой, рассмотрим роли, которые  обязаны выполнять менеджеры.

В своих работах Генри  Минцберг выделяет 10 ролей, которые принимают на себя руководители в различные периоды и в различной степени.

Эти роли классифицированы в рамках трех крупных категорий:

• межличностные роли;
• информационные роли;
• децизиональные роли.

Опираясь на проведенные  многочисленные исследования, Минцберг указывает, что роли взаимозависимы и взаимодействуют для создания единого целого. [6] Но нам будет интересна роль, которая тесно связана с документированием информации – информационная. Исполняя эту роль, менеджеры контролируют информационный поток, передают информацию другим людям, а также выступают в роли информатора по отношению к высшему руководству и внешним объектам.

Поддерживая сеть межличностных контактов, менеджеры  являются как бы нервными центрами в своих подразделениях. Находясь в центре информационной системы, они  имеют возможность собирать и  контролировать информацию больше, чем  кто-либо другой из персонала.

Поскольку менеджерам нужна информация для принятия решений  и другие зависят от них как  от источников полезной информации, то они должны быть её распространителями, обеспечивая работников необходимыми данными. Для этого менеджеры  используют докладные записки, приказы, письма, а также личные контакты.

Как представитель  подразделения, любой менеджер должен держать высшее руководство в  курсе того, что происходит в подразделении, обмениваться информацией с другими  организациями – всё это он делает посредствам документации. [2]

Таким образом, необходимость в делопроизводстве возникает только тогда, когда имеет место процесс управления, но последний может существовать лишь в том случае, если в нём поставлено делопроизводство, т.е. определён порядок документирования и работы с документами. Следовательно, делопроизводство и управление – это две стороны одного процесса, они взаимообусловлены и взаимоувязаны. Без управленческого аппарата нет делопроизводства, без делопроизводства не может работать управленческий аппарат. Можно утверждать, что делопроизводство представляет собой технологию управления.

 

  3. Юридическая сила документа

Чрезвычайно важна  для любой, в том числе для  управленческой деятельности, юридическая  значимость документа. Документ служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтверждает факт их исполнения. Правовая функция документа также его необходимое свойство. Им обладают, прежде всего, документы, фиксирующие правовые норма. Но любой управленческий документ несёт в себе эту информацию, т.к. обладает определённой юридической силой.