Документирование управленческой деятельности

В сложных документах отражается несколько вопросов. Это влечет за собой значительные трудности в работе с ними и в делопроизводстве, и в архиве. Необходимо стремиться к сокращению числа сложных документов и замене их простыми. Практика показывает, что в большинстве случаев подготовка сложных документов не вызывается необходимостью;

По форме:

- документы индивидуальные, создаваемые по произвольной форме, например личного характера;

- документы типовые, представляющие собой текст-образец, на основе которого строятся тексты документов аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок (примером могут служить типовые номенклатуры дел для однородных предприятий);

- трафаретные, когда часть текста документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть текста вписывается при его составлении (переменная информация). Трафаретные тексты фиксируются, как правило, на бланках;

По средствам фиксации:

- документы рукописно-печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом);

- графические (чертежи, схемы, графики, рисунки); фотокинодокументы, позволяющие запечатлеть явления и процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной;

- звуковые, получающие все большее распространение в последнее время, особенно в целях документирования заседаний коллегиальных органов;

По стадиям создания: документы принято делить на оригиналы (подлинники) и копии.

Под оригиналом понимается документ, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором. Если оригинал составлен по определенной форме и подписан соответствующими должностными лицами, то его называют подлинником. Оригиналы, или подлинники, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. При этом каждый из экземпляров имеет одинаковую юридическую силу. Примером могут служить договоры, заключаемые несколькими сторонами.

Копия - это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала (подлинника), засвидетельствованное в установленном порядке.

Различают несколько видов копий. Наиболее распространенными являются выписки - копии, воспроизводящие часть текста документа, и отпуски - полные копии отосланных документов, подшиваемые в дела учреждения-отправителя. Как правило, отпуск создается одновременно с подлинным документом. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Правильность отпуска удостоверяется пометкой "верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

Особый вид копий представляет собой дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. Обычно дубликат выдается в случаях утери владельцем подлинного документа (паспорта, удостоверения и т.д.).

Список литературы

1)               Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2001.

2)               Бобылева М.П. Совершенствование документационного обеспечения управления. Методическое пособие, М. 1984

3)               ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

4)               Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

5)               Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. – М.:ИНФРА-М, 2001. – 185 с.

6)               Колесник Е.Н., Кузнецова Е.В. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления (в 3-х книгах). - УрАГС: Екатеринбург, 2002.

7)               Комышев А.Л. Основы документационного обеспечения управления. – М., 2004. - 224 с.

8)               Поздняков В.Я. Документационное обеспечение системы управления. – М.: МПСИ, 2002

9)               Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. – М.: Велби; Проспект, 2005. – 384 с.