Документирование управленческой деятельности

 

Министерство образования  и науки РФ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

«Казанский национальный исследовательский технический  университет                      им.А.Н.Туполева-КАИ»

Лениногорский  филиал

Кафедра  Экономики и менеджмента

 

 

 

                       

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: Документирование управленческой деятельности

вариант №10

            

 

 

 

Исполнитель:                          Д.М. Гатиятуллина,

                                                                     студент группы 28172                          

                                                                               направление   080100      

                         

                              Проверил:                               Р. Ф. Кашапов,

                                                                              доц. кафедры ЭиМ

                                          к.э.н.  

 

Лениногорск  2013

Содержание

 

Введение………………………………………………………………….. 3

1.Понятие языка служебных  документов………………………………. 4

2.Особенности  языка  служебных документов………………………… 8

Заключение………………………………………………………………..17

Список использованной литературы и источников информации……..16

Приложение………………………………………………………………..19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Документирование управленческой деятельности - основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Правильно составленный и оформленный  документ упрощает и ускоряет процедуры  его обработки и позволяет  в дальнейшем лучше понять его  значение как исторического источника  и точнее установить срок хранения.

  Управленческая документация включает широкий круг разнородных документов, необходимых для выполнения функций управления в организации. Функциональная принадлежность документов - это первое, что следует учитывать при подготовке служебной документации. В современной практике используются унифицированные системы документации по таким направлениям деятельности, как бухгалтерский учет, отчетность и статистический учет, внешнеторговые и банковские операции, организационно-распорядительная деятельность, пенсионное обеспечение и др.

  Среди всех применяемых систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.

  Особое внимание уделяется языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками. 

 

1.Понятие языка служебных документов

       Слово "документ" происходит от латинского documentum, что означает "поучительный пример, способ доказательства". В русский язык слово "документ" вошло в обиход в петровскую эпоху; документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость.

       Как  носитель информации документ  выступает в качестве непременного  элемента внутренней организации  любого учреждения или предприятия,  обеспечивая взаимодействие их  частей. Документы используют для  передачи информации во времени  и на расстояние. Документная  информация является основанием  для принятия управленческих  решений, служит доказательством  их исполнения и источником  для обобщений, а также материалом  для справочно-поисковой работы.

    Язык  служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

    Понятие служебный  документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой деятельности общественной практики.

    В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Понятие "служебный документ" охватывает многие формы управленческой деятельности, которые выражаются с помощью соответствующих документов:

- планирование - посредством  подготовки различных планов;

- учет - в виде составления  и обработки статистической, бухгалтерской  и оперативно-технической документации;

- инструктирование - в виде  издания инструкций, методических  указаний;

- контроль - путем сбора  сведений в письменном виде  и дачи указаний и т.д.

     Документация, будучи тесно связанной со  всеми формами управленческой  деятельности, используется управленческим  аппаратом в качестве способа  и средства реализации возложенных  на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается  законом и актами государственного  управления, поэтому оно является  одним из средств укрепления  законности, контроля исполнения, трудовой  дисциплины. Юридическое значение  документов  чрезвычайно важно  для управленческой деятельности, так как служат способом доказательства  заключенной в них информации  и представляют одну из форм  выражения права.

    Одни документы,  например правовые акты представительных  и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные  акты, договорная документация, изначально  обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя  правовые нормы и правоотношения  или прекращая их действия. Другие - а к ним можно отнести практически  любой документ - наделяются юридической  функцией в случаях использования  их в качестве доказательства  в суде, органах следствия и  прокуратуры, нотариате, арбитраже  и др.

    Современный служебный  документ -  это  прежде всего письменный текст, зафиксированный средствами графики языка слов. Языковой материал, содержащийся в элементах оформления документа или во внетекстовых формах передачи информации - чертежах, схемах, диаграммах и т. д., выполняет вторичную, ориентирующую функцию.

По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие виды текстов:

- Традиционная линейная запись связной речи

Тексты документов c линейной записью речи представляют собой  последовательность полностью синтаксически  оформленных предложений, соответствующих по стилю изложения традиции служебной переписки. Примерами могут служить доклады, отчеты, служебные письма и т.д.

- Трафарет - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов - бланки справок, командировочных удостоверений.

Процесс создания трафаретных  документов - это выделение для  группы однородных документов постоянных частей текста или реквизитов и определение  объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Применение трафаретных  бланков значительно сокращает  время, затрачиваемое на составление  документов. При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст  трафарета не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

Пример текста-трафарета:

 

Справка N________

 

Выдана ____________________________в том, что _________________

 

Справка дана для представления ______________________

 

- Анкета - способ пространственной организации текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы и т.д. Тексты анкеты можно рассматривать как регламентированную диалогическую речь.У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия, например: неодинакова синтаксическая организация речи; анкета - это перечень заранее подготовленных вопросов (вопрос - ответ, два связанных по смыслу самостоятельных предложения). Кроме того, содержание анкеты, как правило, оказывается более  дробным, чем в трафарете. Текст ее располагается по вертикали.

Пример:

 

Фамилия________________

 

Имя____________________

 

Отчество_______________

 

Год и место рождения____ и т.д.

 

- Таблица - способ пространственной организации текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие графы: по горизонтали - общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали - конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном выражении. Фраза в документе, выполненном в виде таблицы, по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого - их числовые или текстовые соответствия. В таблице количественная информация передается словами, цифрами или смешанным способом.

Следует отметить, что в  одном документе допускается  сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.

    По функциональному признаку выделяют следующие основные группы служебных документов: деловые письма, информационно-справочные, личные документы.

     Составление текста служебного документа - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо не было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.

2.Особенности языка служебных  документов

Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

  Текст документа  по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или  приказ по личному составу, письмо-предложение  или гарантийное письмо, акт ревизии  кассы или акт о выделении  к уничтожению документов с истекшими  сроками хранения и др.).

Вместе с тем  можно  выделить общие требования к текстам  служебных документов:

- краткость и  точность  изложения информации, исключение  двоякого толкования;

- объективность  и достоверность  информации;

- составление,  по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов  для облегчения и ускорения  работы с ними;

- структурирование  текста  документа, деление его  на  такие смысловые части, как   введение, доказательство, заключение;

- широкое использование   трафаретных и типовых текстов   при описании повторяющихся управленческих  ситуаций.

    При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

- полнота и своевременность  информации. Основная задача составителя документа предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.

- нейтральный (без эмоциональной  окраски) тон изложения, который  предусматривает изложение текста  от 3-го лица («компания направляет»,  «банк не возражает»); отсутствие  эмоциональной окраски фактов, событий;  отсутствие личностного подхода  к оценке информации, т.к. автор  действует от имени организации.

- точность и ясность  изложения (исключение образных  слов и выражений, использование  уточнений и дополнений и т.  д.). Точность и ясность документов  достигается тщательным подбором  слов; использованием слов и терминов  в традиционных для норм общелитературного  языка значениях, не допускающих  иного, чем задумано автором,  толкования написанного; прямым  порядком слов в предложении  (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым  словом).

- лаконичность, краткость  текста и четкость изложения,  исключение второстепенных деталей  и повторов, излишних подробностей  немногословность и т. д.). Тексты  писем, докладных и служебных  записок, других документов, как  правило, не превышают одной страницы.

- убедительность служебных  документов достигается:

- наличием достоверной  информации;

- наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа  к совершению определенных действий;

- логикой изложения;

- безупречностью формулировок  в юридическом отношении;

-обоснованностью предложений  автора (со ссылками на нормативные  акты).

-употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных  оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства  слов в служебных документах  только с одним или ограниченной  группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность: