Документирование управленческой деятельности

– фотодокументы (изобразительные  документы, содержание которых передано фотографическим способом);

– аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);

– электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.

2. По месту составления:

– внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;

– входящие документы, поступившие  в организации;

– исходящие документы, отправляемые из организации.

3. По содержанию:

– простые документы, в  которых рассматривается один вопрос;

– сложные документы, охватывающие несколько вопросов.

4. По степени гласности:

– обычные (открытые, несекретные);

– секретные документы  с грифом ограничения доступа;

Секретные документы могут  иметь следующие грифы:

– для служебного пользования (ДСП) – служебная информация, предназначенная  только для работников конкретной организации  или отрасли;

– конфиденциально –  информация, доступ к которой ограничен  законодательством РФ;

– коммерческая тайна (КТ) –  информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может  нанести ущерб обладателю информации.

5. По форме изложения:

– индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;

– трафаретные – структура, часть документа, стандартные фразы

заранее подготовлены, а  другая часть заполняется при  составлении (например, справка с  места работы);

– типовые, созданные для  документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

6. По стадиям создания:

– черновик – предварительная  редакция документа;

– беловик – чистовик;

– отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

– автограф – документ, написанный рукой автора.

7. По юридической значимости:

– подлинник или оригинал – документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;

– копия документа –  точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все  реквизиты документа и отражает особенности их изготовления – ксерокс, факс, фотокопия);

– дубликат – копия, которая  выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической  силой, что и подлинник.

8. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт,  протокол, договор и другие виды документов;

9. По срокам хранения:

– документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения  и др.);

– документы, имеющие длительные сроки хранения – свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая  документация и др.);

– документы временного хранения – до 10 лет;

10. По происхождению:

– служебные документы (затрагивают  интересы организации, предприятия);

– личные документы (касаются интересов конкретного лица и  являются именными).

11. По срокам исполнения:

– срочные документы, требующие  исполнения в определенный срок;

– несрочные документы, для  которых срок исполнения не установлен.

 

Глава 2. Виды документальных источников

2.1 Документальные источники  информации

Под «источником научной  информации» понимается документ, содержащий какое-то сообщение, а отнюдь не библиотека или информационный орган, откуда он получен. Это часто путают. Документальные источники содержат в себе основной объем сведений, используемых в научной, преподавательской и практической деятельности, и поэтому в этом разделе речь идет именно о них.

Характеризуя документальные источники научной информации, необходимо, прежде всего, подчеркнуть их многообразие. Все документальные источники научной  информации делятся, прежде всего, на первичные и вторичные. В первичных документах и изданиях содержатся, как правило, новые научные и специальные сведения, во вторичных – результаты аналитико-синтетической и логической переработки первичных документов. Оценка документальных источников информации включает в себя такие критерии, как полнота и достоверность данных, сроки их опубликования, наличие теоретических обобщений и критических материалов, реальность их получения.

Применительно к задачам  конкретного поиска каждый источник имеет свои достоинства и недостатки. Не являются здесь исключением даже такие основные их виды, как книги и журнальные статьи. В большинстве случаев любая книга имеет, например, тот недостаток, что за три-четыре года, которые пошли на ее подготовку и издание, содержащиеся в ней данные могли в какой-то степени устареть.

Далеко не идеальным источником информации может считаться и  научный журнал. Каким бы узкоспециальным  он ни был, тематика его значительно  шире, чем конкретные интересы того или иного специалиста, материалы  по теме любого произведения всегда рассеяны по громадному количеству журналов.

Такой же неоднозначной будет  оценка и всех других документальных источников информации. Важно здесь, однако, видеть не только недостатки, но и те возможности, которые открываются  при использовании каждого их вида. Так, в дополнение к широко распространенным журналам необходимо обращаться к различного рода продолжающимся изданиям, в которых часто находятся материалы, интересующие самый узкий круг специалистов и отражающие направление деятельности отдельных учреждений.

Нужно помнить о своеобразии  такого источника, как труды различных  конференций, содержащие сведения о  ведущихся исследовательских и  опытно-конструкторских работах  и их предварительных результатах.

Нужные материалы могут  содержаться в специальных технических  изданиях, причем некоторые из них, например описания изобретений и  авторских свидетельств, содержат не только сведения по определенным техническим  устройствам, но могут помочь проследить историю того или иного изобретения  или открытия и получить представление  о современном направлении научно-технической  мысли в какой-то конкретной области.

Информация, содержащаяся в  непубликуемых документах, как правило, новее, чем в любых публикациях, и, что очень важно, всегда значительно  полнее, так как она еще не подверглась  «сжатию», неизбежному при подготовке к печати.

Характеризуя отдельные  виды вторичных документов и изданий, также следует подчеркнуть, что  все они различны по своему содержанию и назначению.

Из сказанного нетрудно сделать  вывод: насколько важно знать  все документальные источники информации в своей области и уметь  выбрать те из них, в которых содержатся необходимые для работы данные.

 

2.2 Организация справочно-информационной  деятельности

Приступая к поиску необходимых  сведений, следует четко представлять, где их можно найти и какие  возможности в этом отношении  имеют те организации, которые существуют для этой цели, – библиотеки и органы научно-технической информации.

Библиотеки. В первую очередь это библиотеки научные и специальные, т.е. предназначенные для обслуживания ученых, преподавателей и специалистов различного профиля. По своим возможностям они не равны, но, тем не менее, формы обслуживания читателей у них в основном одни и те же:

Ø справочно-библиографическое;

Ø читальный зал;

Ø абонемент;

Ø межбиблиотечный обмен;

Ø заочный абонемент;

Ø изготовление фото- и ксерокопий;

Ø микрофильмирование.

Для справочно-библиографического обслуживания каждая библиотека имеет  специальный отдел (бюро), в котором  в дополнение к системе каталогов  и картотек собраны все имеющиеся  в библиотеке справочные издания, позволяющие  ответить на вопросы, связанные с  подбором литературы по определенной теме, уточнением фамилий авторов, названия произведения и т.д.

Задачей библиографических  отделов является также обучение читателей правилам пользования  библиотечными каталогами и библиографическими указателями. Научная и специальная  литература издается, как правило, сравнительно ограниченными тиражами. Поэтому  в большинстве научных и специальных  библиотек основной формой обслуживания является не абонемент, а читальный  зал.

Пользуясь им и абонементом, каждый обязан помнить, что в больших  книгохранилищах, имеющих сотни  тысяч томов, подбор книг – сложный  и трудоемкий процесс. Он значительно  облегчается и ускоряется, если в  заявке точно указаны все данные книги и ее шифр, особенно важен шифр, показывающий место ее хранения.

Для ускорения подбора  литературы в большинстве библиотек  практикуется система открытого  доступа к полкам, при этом экономится время, появляется возможность ознакомиться с широким кругом литературы по интересующему  вопросу. Во многих библиотеках отдельные  материалы находятся в виде микрофильмов или микроафиш, для чтения их используется специальная аппаратура.

Межбиблиотечный абонемент (МБА) представляет собой территориально-отраслевую систему взаимного использования фондов всех научных и специальных библиотек страны. Зная о существовании той или иной книги, но не найдя ее в доступной библиотеке, можно заказать ее по МБА. Присланные на определенный срок книги выдаются для работы в читальном зале.

Многие научные и специальные  библиотеки практикуют и такую форму  обслуживания, как заочный абонемент. Иногородние читатели зачисляются на него по заполнению гарантийного обязательства, заверенного руководителем учреждения. По заявкам требуемые книги высылаются по почте.

Все большее развитие получает изготовление фото- и ксерокопий материалов из книг, журналов, газет и их микрофильмов. Это дает огромную экономию времени и возможность иметь нужные для работы источники в их подлинном виде. В тех крупных библиотеках, где это налажено, заказы на все виды копирования могут быть сделаны при непосредственном обращении или по почте.

Органы научно-технической  информации. Исходя из задач развития науки и практики, в соответствии с социально-экономической структурой нашего общества создана единая государственная система научно-технической информации (ГСНТИ), включающая в себя сеть специальных учреждений, предназначенных для ее сбора, обобщения и распространения. Предназначена она для обслуживания как коллективных потребителей информации – предприятий, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организаций, – так и индивидуальных.

В основу информационной деятельности в нашей стране положен принцип  централизованной обработки научных  документов, позволяющий с наименьшими  затратами достигнуть полного охвата мировых источников информации и  наиболее квалифицированно их обобщить и систематизировать. В результате этой обработки подготавливаются различные  формы информационных изданий.

Ø Реферативные журналы (РЖ) – основное информационное издание, содержащее преимущественно рефераты, иногда аннотации и библиографические описания литературы, представляющей наибольший интерес для науки и практики.

Ø Бюллетени сигнальной информации (БСИ) – включают в себя библиографические описания литературы, выходящей по определенным отраслям знаний. Основная их задача – оперативное информирование обо всех научных и технических новинках.

Ø Экспресс-информация (ЭИ) – информационные издания, содержащие расширенные рефераты статей, описаний изобретений и других публикаций, позволяющих не обращаться к первоисточнику.

Ø Аналитические обзоры (АО) – информационные издания, дающие представление о состоянии и тенденциях развития определенной области (раздела, проблемы) науки или техники.

Ø Реферативные обзоры (РО) – в целом преследуют ту же цель, что и аналитические, но в отличие от них носят более описательный характер, без оценки содержащихся в обзоре сведений.

Ø Печатные библиографические карточки – содержат полное библиографическое описание источника информации.

Ø Аннотированные печатные библиографические карточки.

Ø Рефераты на картах (в том числе на перфокартах).

Ø Фактографическая информация на картах.

Ø Копии оглавлений текущих (иностранных) журналов, позволяющих составить представление о содержании номера.

Большая часть этих изданий  распространяется по индивидуальной подписке. Просмотрев информационные материалы, каждый специалист может заказать ксеро-, фото- и микрофотокопии заинтересовавших его публикаций.

Непосредственную помощь специалистам в поиске информации оказывают  отделы (бюро) научно-технической информации в научно-исследовательских и  проектных институтах и на предприятиях. Работа каждого из них строится с  учетом информационных потребностей учреждения в целом и отдельных категорий специалистов.