Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Апреля 2013 в 20:43, контрольная работа
В российских организациях ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов.
1.Делопроизводство
Документирование
Документационное обеспечение управления
Документ
Документооборот
Документоведение
2.Основные функции документов
3.Объяснительная записка
При внедрении СЭД на предприятии проводятся следующие мероприятия:
- проводится
сбор информации с целью
- оцениваются
существующие системы
- формулируется, и документально оформляются требования к документам
- подбирается оптимальная структура документов, соответствующая каждой операции
- проектируется новая система документооборота
- происходит
внедрение системы
Документооборот, как видно из определения, это, прежде всего, движение. И если уделять оптимизации документооборота недостаточно внимания, то вектор движения будет направлен назад. Напротив, при оптимальной организации документооборота всё предприятие – организованно, упорядоченно и планомерно – уверенно движется вперёд.
Документооборот организации -это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми
документами, созданными данной организацией и полученными из других
организаций:
− прием;
− распоряжения;
− регистрация;
− контроль исполнения;
− справочная работа;
− формирование дел;
− хранение и использование документации;
− движение документальной информации по инстанциям
1.5 Документоведение.
Документоведение – это наука, которая занимается классификацией документов, изучением способов построения различных систем документирования и организации документооборота. Иначе - это дисциплина, которая изучает правила создания и функционирования различных документов и документно-коммуникационную деятельность. Т.е. это изучение документа, созданного для хранения и передачи информации. Документоведение позволяет изучить документ на историческом, теоретическом и практическом, т.е. методическом, уровнях. Особенное документоведение занимается изучением особенностей, что характерны для некоторых видов и типов документов, таких как ноты, патенты, книги, кинофильмы, карты. И подразделяется данное направление на специальное документоведение, которое изучает особенности являющихся объектами архивного, библиотечного, музейного дела и т.п. документов, и частное, предметом изучения которого являются карты, патенты и т.д.
Можно сказать, что документоведение - это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.
2.Основные функции документов.
Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".
Документ-это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.
3.Объяснительная записка.
Объяснительная записка-документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.
Объяснительная записка
Можно выделить две группы объяснительных
записок:
-документы, сопровождающие
основной документ и поясняющие его содержание;
-документы, составляемые в связи с какими-либо
происшествиями, поступками, поведением
отдельных работников.
Текст объяснительной записки
состоит из двух частей: в первой отражаются
факты, события, явившиеся поводом для
составления документа, во второй — причины,
объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительную записку подписывает составитель.
Образец объяснительной записки.
Отдел рекламы
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
07.10.2011 № 18
Об опоздании на работу
07.10.2011 я ,Тренина Татьяна Сергеевна, опоздала на работу на 2 часа по причине транспортной аварии. Выданную транспортным предприятием справку прилагаю.
Менеджер
Наименование
министерства
или
ведомства
НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
Наименование структурного
подразделения
ОБЬЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Дата
Заголовок начинается
с предлога "О чем..."
Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые
доказательства, четкие разъяснения.
Наименование должности лица,
подписавшего документ подпись И.О.Фамилия
В дело 00-00
Дата
Подпись