Документообіг в діяльності ОВС

Статути також становлять кодифіковані нормативні акти, які регламентують специфіку діяльності окремих підрозділів і служб МВС.

Наприклад, Статут Університету внутрішніх справ, Статут патрульно-постової служби, Дисциплінарний статут.

Директива міністра внутрішніх справ - нормативний документ, що встановлює цілі, завдання і актуальні проблеми всієї системи органів внутрішніх справ на певний період.

Вказівка також є розпорядчим документом. Вона відрізняється від наказу тим, що містить приписи тільки оперативного, одноразового характеру, не має назви органу (хоча остання входить, як складова частина, у назву посади особи, яка підписала вказівку). Замість слова «наказую» вживаються слова «зобов'язую», «пропоную» чи «вимагаю», які друкуються (пишуться), як і слово «наказую» в наказі, окремим рядком. Перед текстом вказівки, як правило, розміщується вступне речення про причини або мету її видання: «Відповідно до вимог Наказу МВС від,..», «З метою...» тощо. Якщо накази реєструються окремо, то вказівка одержує звичайний вихідний номер. Дата її видання розміщується під підписом. За формою текст вказівки подібний до тексту наказу.

Інструкція - управлінський документ нормативного характеру. Нею начальник органу, базуючись на законі і підзаконних актах, встановлює порядок діяльності певних категорій працівників щодо здійснення покладених на них завдань або виконання конкретних видів роботи (інструкція постового спеціального поста, або інструкція щодо дій особового складу відділу у випадку пожежі). Констатуючої частини інструкція не містить, дієслова в ній вживаються у третій особі теперішнього часу. Начальник органу може як підписувати, так і затверджувати інструкцію. Різновидом інструкції є правила.

Протокол як суто розпорядчий управлінський документ (значення цього слова значно ширше) існує для фіксації самого ходу обговорення питань на зборах, нарадах, засіданнях, а також прийнятих з цих питань рішень. Належним чином оформлений протокол має найменування, номер, назву наради або засідання, дату проведення. Вказується, хто був присутній і хто керував нарадою, порядок денний. Протокол підписує той, хто його склав, та керуючий нарадою (засіданням).

Щодо кожного питання, яке обговорювалося, в тексті протоколу повинні бути розділи «слухали» та «ухвалили» («постановили»). Наприклад: «Слухали про стан боротьби зі злочинністю неповнолітніх», після цього короткий виклад виступів учасників наради. У розділі «Постановили» рішення викладається таким же чином, як приписи у наказі.

Висновок готується за підсумками службового розслідування, перевірки скарг, заяв та ін. Він повинен мати заголовок, з якого було б зрозуміло, у зв'язку з чим він складений; преамбулу, в якій вказується посада, спеціальне звання, прізвище, ініціали, предмет розгляду у формі дієприслівникового звороту, наприклад: «розглянувши скаргу» (подання прокуратури, певні матеріали тощо) і присудок «встановив:...» Після слова «встановив», яке розміщується на окремому рядку, викладаються встановлені факти і висновки з них. Потім звичайно вживається фраза «виходячи з вищевикладеного, вважаю за доцільне:...» і перераховуються пропозиції щодо вирішення питання, у зв'язку з яким складено висновок. Висновок підписується особою, яка його склала, та затверджується керівником, який доручив цій особі проведення службового розслідування (перевірки).

Листи поділяються на запити, прохання, відповіді, інформації і супровідні листи. Текст перших чотирьох категорій листів складається з двох частин: констатуючої або мотивуючої, в якій описуються факти, що були підставою для написання листа, і основної, в якій викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення. Як і наказ або вказівка, лист повинен мати коротке формулювання змісту. Супровідний лист починається зі слів «надсилаю», «повертаю, далі вказується, що саме надсилається або повертається адресату. Лист-відповідь повинен містити посилання на номер, дату і зміст листа-запиту. Замість листа використовується також телеграма або телефонограма.

Доповідна записка - це різновид інформаційного листа. Відрізняється від останнього найменуванням («Доповідна записка про... ») і обов'язковою наявністю пропозицій.

Довідка відрізняється від листа тим, що не адресується і не містить висновків та пропозицій, а лише описує та підтверджує конкретні факти. Довідка має заголовок.

Рапорт є зверненням до вищої посадової особи. Його обов'язкові складові частини такі: адресування (наприклад, начальнику УМВС області генерал-лейтенанту міліції П.П. Петренку), найменування («Рапорт»), текст (аналогічно тексту листа), зліва під текстом - дата, справа - найменування посади, спеціальне звання, прізвище, ініціали та підпис особи, яка склала рапорт.

Припис видається керівником працівнику органу для підтвердження наданих останньому повноважень (наприклад, на перевірку об'єкта дозвільної системи або наряду, який охороняє спеціальний об'єкт тощо). Припис містить назву органу, яким він виданий («Припис»), дату видання, кому видано, обсяг повноважень цієї особи, строк дії припису, посада, звання, ініціали, прізвище та підпис начальника органу, завірений гербовою печаткою.

В управлінській діяльності використовується також акти, огляди, звіти, таблшр, пояснювальні записки тощо.

Документальне оформлення управлінських рішень набуває особливого значення в умовах комп'ютеризації. В основі сучасного управління лежить опанування інформаційними технологіями, що забезпечують процес розробки управлінських рішень. Комп'ютеризація органів внутрішніх справ охоплює головним чином функціональну діяльність і документаційне забезпечення управління - обробку, збереження і пошук інформації. Фактично управління в органах внутрішніх справ - це збір і оцінка інформації для прийняття управлінських рішень та організація їх виконань. Використання комп'ютерів, особливо персональних, дозволяє автоматизувати більшість технічних операцій, вивільнити працівників служб управління від рутинної роботи, створити умови для їх творчої діяльності, забезпечити зростання результативності праці при значному скороченні трудозатрат на збір, обробку, передачу і використання документаційної інформації, упорядкування документообігу.

За допомогою комп'ютера і програм типу «текстовий редактор» можливо виконувати наступні операції: набирати, редагувати і запам'ятовувати тексти, перевіряти правопис, вставляти в документ фрагмент іншого документа, графічне відображення фотографій, малюнків, таблиць, діаграм, аудіовізуальну інформацію, використовувати шаблони при підготовці документів.

Все більшого поширення набувають комп'ютерні мережі, розвивається електронна пошта. Користуючись комп'ютером, можна виконувати різні види робіт з документами, не тільки їх підготовку і редагування, але й внутрішнє узгодження, передачу, реєстрацію і контроль виконання, а також оперативне і довгострокове збереження.

Комп'ютер дозволяє значно скоротити чисельність персоналу, прискорити прийняття управлінських рішень. Підготовлений виконавцем документ передається на комп'ютери інших спеціалістів для правок, узгодження або виконання залежно від рішення суб'єкта управління. Практика органів внутрішніх справ по використанню комп'ютерів показує перспективність цього напрямку. Найбільший ефект досягається в тих випадках, коли автоматизація документального оформлення управління проводиться комплексно, охоплюючи всі його стадії, а також паралельно з автоматизацією інших управлінських органів внутрішніх справ.

З метою підвищення ефективності роботи апарату управління і відповідальності працівників органів внутрішніх справ за виконання службових обов'язків, поліпшення документаційного забезпечення процесу управління, керівник органу повинен здійснювати постійний контроль за документообігом, за результатами контролю приймати рішення, які в разі потреби оформлюються у вигляді відповідних розпорядчих документів.