Документооборот, деловой этикет

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………..……..….3 
         1. Понятие  «документооборот»…………………………..………….……5 
         2.Унифицированая система документации……………….………….…..10 
         3.Роль документов в деловом общении……….……………………..…..16 
         3.1. Этикет и его значение в деловых документах…………………..…..17 
        3.2. Особенности официально-делового стиля………………….……......18 
        Заключение………………………………………………………………….20 
       Литература…………………………………………………………...……...21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 
           Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. 
          Важнейшей из функций документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. 
           Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций коммуникативная функция документа. 
          Документ несет юридическую (правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.).    
          Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, формирует имидж организации. 
         Различные формы управленческой деятельности различаются по средствам определенной совокупности документов, например, учет в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль - путем сбора сведений с целью проверки соответствия наблюдаемого объекта необходимому состоянию и т.д. 
         Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называют унифицированной   системой документации. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        1.  Понятие документооборот                    

 
       Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются: 
- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; 
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); 
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. 
          Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.  
         Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении). 
          Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. 
Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. 
Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).  
Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы. 
         Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел. 
          Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает: 06 - индекс структурного подразделения; 10 - номер соответствующего дела по номенклатуре; 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации. Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа. На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение).  
         Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. 
          Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения). В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. 
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения).  
         2.Унифицированая система документации 
 
         Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. 
         Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. 
         Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации. 
           Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. 
          Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов. 
          Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД). 
          Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. 
          Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации. 
          Унификация документов предполагает: 
- установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; 
- разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; 
-   разработку структур документов; 
-   создание общих синтаксических правил построения документов. 
          При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. 
 
         Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации). 
        Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения: 
- безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей; 
-  технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции; 
-  экономии всех видов ресурсов; 
- безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций. 
        Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. 
         Стандарты могут быть следующих видов: 
- международные (региональные) стандарты; 
- государственные стандарты РФ (ГОСТ); 
- стандарты отраслей (ОСТ); 
- стандарты предприятий (СТП); 
- стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений. 
          Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов. 
         Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции. 
          Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации. 
         Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. 
         В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД: 
- унифицированная система организационно-распорядительной документации; 
- унифицированная система банковской документации; 
- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; 
- унифицированная система отчетно-статистической документации; 
- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; 
- унифицированная система документации по труду; ' унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; 
- унифицированная система внешнеторговой документации. 
          На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы. 
         Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД. 
         Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. 
         Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т.д. 
          Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа. 
         Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты». 
       Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе. 
        Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. 
        ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: 
·        федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления; 
·        предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности. 
        Настоящий стандарт устанавливает: 
·        состав реквизитов; 
·        требования к оформлению реквизитов; 
·        требования к бланкам и оформлению документов; 
·        требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

 

 

3. Роль документов в деловом общении 
 
         Общение – это целенаправленный обмен информацией, направленный на установление конструктивного взаимодействия и получение продуктивного результата. 
         Сейчас главным в деловом общении считается, что партнеры должны соблюдать равенство по отношению друг к другу во имя интересов общего дела. Выработан международный Кодекс деловых коммуникаций, созданный по следующим принципам: 
         1) интересы дела; 
         2) поступай по отношению к своему партнеру так, как хотел бы, чтобы он поступил с тобой, т.е. соблюдай принцип равенства и кооперативность; 
         3) изучай партнера, учитывай его индивидуальность, чтобы использовать его знания в интересах дела; 
         4) информация должна быть целенаправленной, отчетливо поданной партнеру и достаточной для интересов дела. Если информации больше, чем требуется, то партнер может получить преимущества и использовать ее в свою пользу, если меньше, то трудно найти оптимальный вариант; 
         5) партнеры не должны обманывать друг друга, информация должна быть качественная, проверенная по всем параметрам. 
         Таким образом, на деловое общение через документирование управленческой деятельности оказывает влияние, в первую очередь, этикет, затем официальный деловой стиль документов, психологическое воздействие на партнера через узнавание возможностей партнера и себя, исполнительская дисциплина через организацию работы с документами и знание правил при составлении тех или иных управленческих документов. 

3.1. Этикет и его значение в деловых документах 
 
         Особая роль в деловых взаимоотношениях с партнерами отводится этикету. Этикет - перевод с французского языка (etiquette) – ярлык, этикетка. Этикет в деловых документах проявляется в обращениях и приветствиях, манерах составления документа и т.д. Соблюдать этикет – означает следовать особым нравственным нормам поведения. 
         Для успешного установления деловых контактов с людьми крайне важно соблюдать некие нравственные нормы, которые регулировали бы взаимоотношения с окружающими. В числе таких норм можно выделить: вежливость, корректность, тактичность, благородство и точность. 
         Первая из этих норм – вежливость – является выражением уважительного отношения к человеческому достоинству. Суть вежливости - доброжелательность. Доброжелательность проявляется и в приветствиях, и в пожеланиях. 
         Антипод вежливости – грубость. Грубые взаимоотношения являются не только показателем низкой культуры, но и экономической категорией. Подсчитано, что в результате грубого обхождения с партнерами деловые люди не реализуют до 20% своего экономического интереса. Это проявляется в виде незаключенных контрактов, расторгнутых и неподписанных соглашений, невыполненных договоренностей и т.п. 
         Сродни вежливости нравственная норма – корректность. Она означает умение держать себя в рамках приличий в любых ситуациях и, в первую очередь, в конфликтных. Корректное отношение проявляется в умении понять позицию и возражения оппонента, предъявить претензию, четко обосновать свою позицию, ответить отказом в заключении какой-либо сделки, конкретно и четко сформулировать причины и т.п. 
         Элементом вежливости является тактичность. Чувство такта – это чувство меры, границы в общении. Быть тактичным – это не унижать достоинство партнеров, оппонентов, все свои чувства (восторг или недовольство) сдерживать. 
         Этическая культура проявляется также в скромности. Она проявляется в уважении вкусов и привязанностей других людей, в небравировании своим служебным положением, сдержанностью в оценке. 
         Благородство – это еще одна этическая норма. Оно предполагает совершение бескорыстных поступков, не допускает унижение других ради своих выгод. 
         Важным в деловых отношениях является также норма этикета - точность. Без точности нельзя выполнить условие договора, взятых обязательств и т.д. Кто не выполняет взятых на себя задач – не вызывает доверия и уважения. Неточность граничит с обманом и ложью. 
 
3.2. Особенности официально-делового стиля 
 
         Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают также функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистической, научной, официально-деловой, художественно-литературной и т.д. Официально-деловой стиль – это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. 
         Официально-деловой стиль – это стиль договоров, контрактов, постановлений, приказов, государственных актов, доверенностей, заявлений, уставов, инструкций, докладных и объяснительных записок, протоколов и т.д. 
         Этот стиль обслуживает сферы отношений, возникающие между государственными органами, организациями и внутри их, а также между организациями и гражданами. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         Заключение 
 
          В настоящее время роль документов и документооборота очень весом. Современной организации не может обойтись без правильно оформленных договоров, официальных писем и еще множества другой документации. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.  
        Так же правильность и стандарты оформления документации играет важную роль, унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. 
        Помимо унификации в документообороте играет так же весомую роль играет деловое общение при помощи документа. Общение таким образом исключает какие-либо недосказанности и не понимание между организациями. 

 

 

 

Литература 
         

1. Лысенко Н.А. и др. Документирование управленческой деятельности предприятия: делопроизводство и корреспонденция: Учебное пособие для студентов технических вузов. – Ростов н/Д, 2005- с.136. 
         2.Коробейникова Л.С. «Документационное обеспечение делового общения: учебно-методическое пособие»; Воронеж-2003-с.36. 
         3. ГОСТы по документационному обеспечению (в соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании»). М.: «Книга сервис», 2006 г-с. 190. 
        4. Замедлина Е.А. Этика и психология делового общения. М.: РИОР, 2006-с. 315. 
         5. Психология и этика делового общения/ Под ред. В.Н. Лавриненко. – М.: Юнити, 2004. – с.267.