Документооборот. Принципы электронного документооборота

Важно подчеркнуть, что управленческий документооборот не является чисто  механическим процессом, сводимым только к движению документов, так как  многие процессы работы с документами  связаны с восприятием информации человеком, ее оценкой, принятием решений. Заметим также, что в условиях применения современных информационных технологий может не происходить  движения (перемещения) документа в  традиционном понимании, поскольку  сам электронный документ может  находиться на сервере, в базе данных, а пользователи системы электронного документооборота будут обращаться к нему в процессе своей работы.

В условиях применения современных  информационных технологий происходит изменение взглядов на систему управленческого документооборота. Если раньше управленческий документооборот рассматривался как одна из основных делопроизводственных функций по обеспечению процессов работы с документами в организации, то теперь управленческий документооборот представляет собой управляемую документальную коммуникацию, осуществляемую с применением современных информационных технологий, внутри организации и во взаимодействии с внешней средой. В состав непосредственных участников электронного документооборота в организации, в конечном счете, входят все подразделения и должностные лица, задействованные в документируемых процессах управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Сопоставление принципов традиционного бумажного и электронного документооборота

Принципы традиционного бумажного   документооборота	Принципы электронного документооборота
Понятие документооборота ограничивается движением документов в конкретной организации	Понятие электронного документооборота включает как внутренний, так и  внешний документооборот
Разграничение технических  и содержательных операций при работе с документами, отделение их в  процессе работы	Стирание грани между  техническими и содержательными  операциями при подготовке документов и в процессе документооборота при  использовании современных информационных технологий
Сосредоточение большей  части формальных и технических  операций с документами в делопроизводственной службе, а содержательных — в  других подразделениях организации	Сотрудники организации (включая специалистов   и руководителей) становятся непосредственными участниками электронного документооборота в рамках деловых и управленческих процессов
Прямоточность, т. е. сокращение возвратных перемещений документов   в организации	Оптимизация деловых и  управленческих процессов, маршрутизация  документов в организации на основе корпоративных информационных технологий, возможность одновременной работы над электронным документом несколькими  участниками документооборота
Отказ от регистрации большинства  внутренних документов	Регистрация в СЭД всех основных категорий документов организации, в том числе внутренних, а также  учет проектов документов и применение процедур электронного согласования
Однократная регистрация  документов   в организации	Однократная регистрация  документов в СЭД (включая те случаи, когда к ней подключены подведомственные данной организации объекты или  другие участники, объединенные корпоративным  соглашением)
Централизация операций по регистрации, приему и отправке документов	Ведение единой регистрационной  базы поступающих и отправляемых (входящих, исходящих и внутренних) документов с возможностью децентрализации  приема документов, их регистрации  и отправки
Делопроизводственная служба выполняет техническую работу и  обслуживает руководство и другие подразделения организации	Документационная служба организует управление документацией  и документооборотом в организации, выполняя при этом те задачи и виды работ с документами, которые  требуют централизации

 

 

 

Заключение

Необходимость в автоматизации  управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности  организационно-распорядительного  документооборота (ОРД), другие - в повышении  эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы  и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют  внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью  самих документов в деятельности организации, что зависит от размера  организации, стиля управления, отрасли  производства, общего уровня технологической  зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может  быть базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом  производства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Используемая литература

1. Кузнецова Т. В. Документооборот — отражение системы управления // Делопроизводство, 2009, № 4, с. 11–14.

2. Ермолаева А. В. Организация документооборота в органах исполнительной власти: теория и практика // Делопроизводство, 2012, № 1, с.15.

3. Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 296 с.

4. Бобылева М. П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации // Делопроизводство, 2003, № 2, с. 14–18