Документооборот: теория, история, современная практика

      Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

      Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

       Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

       Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

      Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

       Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

       При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

       Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

       Службой контроля осуществляются следующие операции:

> формирование картотеки  контролируемых документов;

> направление карточки  контролируемого документа (пункта  задания) в подразделение-исполнитель;

> выяснение в структурном  подразделении фамилии, имени,  отчества и телефона исполнителя;

> напоминание подразделению-исполнителю  о сроке исполнения;

> получение информации  о ходе и результатах исполнения;

> запись хода и результатов  исполнения в карточке контролируемого  документа;

> регулярное информирование  руководителей о состоянии и  результатах исполнения;

> сообщение о ходе  и результатах исполнения документов  на оперативных совещаниях, заседаниях  коллегиальных органов;

> снятие документов  с контроля по указанию руководителей;

> формирование картотеки  исполненных документов.

       Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

• заданий последующих лет - не реже одного раза в год;
• заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
• заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

      Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

       Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

      Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

4.4.Передача документов в архив.

      Подлежащие сдаче в архив документы предварительно располагаются в удобном для отыскивания порядке и подшиваются или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

      Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков:

• по предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);
• по корреспондентскому признаку (по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);
• по хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяца - по дням);
• по номерам документов.

      Сдача дел в архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет , а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

      Дела принимаются работником ведомственного архива  в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей на против каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих её. Сверенные с описью подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

      Дела временного хранения передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

      Архивы в зависимости от объёма и характера хранимого в них материала подразделяются на центральные (общие) и местные (текущие).

      В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (прошлых лет). В местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года).

      Порядок пользования документами из архива:

1. Для получения документов для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предприятия.
2. Категорически запрещается делать на документах пометки, загибать листы, снимать копии без разрешения руководителя, переводить чертежи через кальку.
3. Сотрудникам, работающим в данной организации, документы выдаются под расписку без права выноса за пределы учреждения.
4. При снятии копии с документа, который находится в архиве, на подлиннике проставляется когда и кому была выдана копия.
5. Документы по письменным запросам выдаются доверительным лицам по доверенности.
6. Лица, работающие с документами архива, несут полную ответственность за сохранение документов. В случае нарушения – привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

4.5. План работ  по совершенствованию делопроизводства.

      Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.

       Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

      Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:

1. Документирование

1.1. Определение основных  видов документов предприятия,  необходимых и достаточных для  его работы. Сокращение и выведение  из оборота устаревших видов  документов.

1.2. Изучение и анализ  составления и оформления документов  предприятия (правила оформления, стиль изложения, логическое построение  текстов).

1.3. Доработка основных  видов документов по рекомендациям  ГОСТ 6.38-96.

1.4. Разработка фирменных  бланков двух видов (бланка  для писем, факсов и внутренних  документов).

1.5. Составление файла  образцов основных видов документов  предприятия с трафаретными текстами.

1.6. Обучение сотрудников  предприятия правилам оформления  документов с использованием  файла образцов.

2. Организация работы  с документами

2.1. Изучение и анализ  технологии работы с документами.

2.2. Изучение практики  формирования и оформления дел,  порядка их использования. 2.3. Составление  номенклатуры дел.

2.4. Назначение ответственных  за формирование и ведение  дел в структурных подразделениях.

2.5. Изучение порядка регистрации  документов и подготовка предложений  по его совершенствованию с  использованием ПК.

2.6. Введение ежегодной  обработки документов предприятия  для последующей передачи части  их в архив, а другой - на  уничтожение.

2.7. Внедрение средств  оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов  и т. п.).

2.8. Внедрение современных  информационных технологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).

2.9. Составление инструкции  по документационному обеспечению  предприятия.

2.10. Обучение сотрудников  предприятия навыкам рациональной  работы с документами и современным  информационным технологиям.

      Секретарь-референт может внести посильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамки своей работы и карьеры одновременно. Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей.        Руководители могут спросить у секретаря что угодно, исходя из укоренившегося представления, что секретарь "должен знать все!". Естественно, что подобное невозможно. Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие информационные рамки для секретаря.

       Секретарю необходимо:

• знать основные направления работы руководителя и фирмы;
• знать, где можно найти информацию и хранить информационные источники;
• предвидеть потребность руководителя в той или иной информации;
• выработать у руководителя уверенность в вашей способности найти необходимые данные.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. История и  современная практика документооборота.

      Сейчас XXI век, и мы передаем информацию в виде электронных импульсов, звуковых волн, радиосигналов и бумажных документов.

      В России, первыми официальными документами считаются приказы, ведающие управлением, сборами налогов и судами, которые начали появляться в конце XV века. Производство дела в приказах начиналось с момента поступления входящего документа, а также по указанию барина или царя. На входящем документе указывались дата и автор. Документы этого периода имели форму свитка. Таким образом, если документ относился к определенному делу, он приклеивался к концу свитка, и с обратной стороны место склейки заверялось подписью дьяка на всю ширину приказа. Чтобы прочитать дело нужно было развернуть свиток, а читая – сворачивать его. (При чтении дело волочилось, отсюда пошло понятие «Волокита».) Длинна таких дел достигала огромных размеров (Соборное уложение 1649 г. имело общую длину столпа 309м.).

      В настоящее время документы, конечно, не подклеиваются в столпы, но от огромнейших папок, с подшитыми в них бумагами мы далеко не ушли. При подшивке документов в папки, концы ниток, которыми сшито дело, приклеиваются к задней корке папки маленьким листочком бумаги, на котором пишется сколько листов в папке и ставится подпись и печать уже не дьяка, а руководителя организации.

      Вернемся снова к истории: как и следовало ожидать, сильнейшие преобразования ввел Петр I. Он создал 12 коллегий, каждая из которых курировала определенную отрасль или сферу управления. В это же время появляются первые секретари (обер-секретарь, кабинет-секретарь, секретарь коллегии), к которым применялись требования: приветливость, смирение и учтивость. В конце XVIII в. уже существовали пособия по составлению документов. Например, служебная переписка велась на «Угловых» бланках. Появились упорядоченные системы регистрации. Документы каждой инстанции должны были регистрироваться в журналах (общих - в канцелярии и департаментах, частных – в отделениях канцелярий и департаментов). Журналы состояли из трех частей: для документов верховной власти, для «обыкновенных документов» и для секретных документов. Представьте, что с 1884г. в России издавались 8 специализированных журналов о конторском и канцелярском деле.    

      Регистрация документов и сейчас, в некоторых организациях, ведется в журналах, только стало их на порядок больше – отдельные для входящих документов, для исходящих, для приказов высшего руководства, внутренние приказы и т.д.

      Во время октябрьского переворота 1917г. была необходимость «Выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей–машинисток, посыльных служащих в революционных организациях». Секретари руководящих работников были личными помощниками и помогали в приеме посетителей, следили за качеством подготовки служебных документов, были консультантами директоров и т.д. Однако, в 1925г. секретарей сравняли с машинистками, рассыльными, архивариусами. И только в 1932г. было принято решение разделить секретарей на 2 неравноправные группы: первая группа - помощники и референты, вторая – машинистки–секретари 1-й и 2-й категории. В 60-х годах появилась новая должность секретарь–стенографистка.