Документооборота в ЗАО «Компания Северная»

На полученном письме, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы, проставляется регистрационный штамп установленной формы. Наряду с регистрационным штампом на письме, в левой верхней части лицевой стороны первой страницы, проставляется штамп «РЕЗОЛЮЦИЯ» установленной формы.

II. Подготовка и регистрация  отправляемых документов.

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам.

Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:   составление проекта документа, согласование проекта,    проверка правильности оформления документа, печать,   подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати),    регистрация,      тиражирование,    отправка первого экземпляра документа адресату,    подшивка второго экземпляра в дело.

Составленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию.

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер.

Документы, отправляемые ЗАО «Компания Северная», передаются почтовой и электронной связью, а также силами курьерского отдела.

Документы для курьерской доставки передаются в курьерский отдел полностью оформленными, зарегистрированными (по необходимости), с приложением заполненной заявки на доставку.

При передаче отправляемого письма адресату на его копии проставляется отметка о вручении. Копию письма с отметкой о вручении работник курьерского отдела передает для хранения.

Важный момент в делопроизводственном процессе — текущее хранение и использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящей документации. Документы хранятся в шкафах по номенклатуре дел. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению.

 III. Прохождение внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

Проекты приказов и распоряжений генерального директора, а также протоколов совещаний, проводимых генеральным директором, подготавливает секретарь. По необходимости проекты указанных протоколов согласовываются с участниками совещаний на бумажном носителе.

Проекты иных ОРД после подготовки в соответствующих структурных подразделениях и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются секретарю, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

После подписания (утверждения) генеральным директором ОРД регистрируются секретарём в соответствующем журнале регистрации (в зависимости от вида документа) в соответствии с номенклатурой дел ЗАО «Компания Северная».

Размноженные экземпляры подписанных (утвержденных) генеральным директором и зарегистрированных ОРД в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся соответствующие вопросы.

Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном подразделении. Внутренние документы передаются и принимаются с соответствующей отметкой в журналах регистрации внутренней переписки (входящей и исходящей), которые ведутся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел компании.

IV. Учет объема документооборота.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

  Количество входящей документации за год составляет 582 документов, исходящих 453. Внутренних 360. Итого за год документопоток составляет 1385 документов.

V. Контроль за исполнением документов.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой – за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – секретари структурных подразделений.

Основные задачи секретарей – контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документооборота, укреплению исполнительской дисциплины.

Контроль исполнения документов в ЗАО «Компания Северная» включает: постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование генерального директора и руководителей структурных подразделений о состоянии исполнения документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорная документация.

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.

Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

 

Анализ документооборота ЗАО «Компания Северная» показал, что документирование ведётся на среднем уровне. Так же были выявлены существенные недостатки:

1.Отсутствует четкий порядок регистрации документов. Приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности.        

2.Встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов.

3.Отсутствует Инструкция по делопроизводству Компании, что является существенным недостатком.

4. Отсутствует номенклатура дел  Компании.

5. Отсутствие электронного документооборота. Из автоматизированной системы в компании присутствует только программа "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", в которой находится вся кадровая документация.

Для того, что бы решить некоторые проблемы, перечисленные выше, компании необходимо ввести электронный документооборот, что позволит вести раздельно регистрацию документов личного состава и приказов по основной деятельности, при этом у каждого вида документов будет присваиваться своя нумерация. Кроме того, оформление и подготовка документов будет проходить без ошибок и гораздо быстрее.

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

 1. Устав ЗАО «Компания Северная» от 18 февраля 2005 г. №1.

 2.Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). М., 2007. – 134 с.

3. Быкова, Т.Д. Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина.- 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.- 560 с.

4. Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2008. – 240с.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., 2002. – 165 с.

6.Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23 декабря 2009, №76

7. Методические рекомендации по практическому применению основных положений единой государственной системы делопроизводства

8. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е издание – М.: ООО «НИТАРАЛЬЯНС», 2003.- 895с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2008. – 240с.

2 Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е издание – М.: ООО «НИТАРАЛЬЯНС», 2003.- 895с.

3 Быкова, Т.Д. Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина.- 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.- 560 с.

 

4 Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е издание – М.: ООО «НИТАРАЛЬЯНС», 2003.- 895с. С. 57.

 

5 Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2008. – С. 67

 6 Быкова, Т.Д. Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина.- 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.- С. 95

7 Быкова, Т.Д. Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина.- 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.- С. 98

8 Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2008. – С. 57

9 Баласанян, В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. - 2002.- №2. - С. 46-48

10 Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). М., 2007. – С. 84.

11 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., 2002. – С.46-48.

12 Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2008. – С. 51-70.

13 Устав ЗАО «Компания Северная» от 18 февраля 2005 г. №1.

14 Устав ЗАО «Компания Северная» от 18 февраля 2005 г. №1.