Документоведение

Содержание

 

 

1. Сравнительная характеристика понятий «документ» «информация». Разница подходов к определению понятия «документ»…………………………. 3
2. Анализ современной нормативно-правовой базы по делопроизводству (законов, стандартов, инструкций)………………………………………………... 5
3. Сравнительная характеристика делопроизводительных систем Московского государства и Великого княжества литовского (нормативное регулирование, организация, формы документирования, состав документов, порядок хранения)…………………………………………………………………...8
4. Список используемой литературы и источников……………………….12

 

1. Сравнительная  характеристика понятий «документ»  «информация». Разница подходов  к определению понятия «документ»

 

 

В документоведческой науке  ключевым понятием является документ - основной объект её изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы информационно-документационной деятельности.

Сам термин «документ» (documentum) латинского происхождения, производный от слова "docere" - учить, извещать. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в начале XVIII века - и в русский язык. На разных этапах истории и в разных странах термину «документ» приписывалось разное содержание:

Документ – это  материальный объект с закрепленной в нем информацией ля передачи ее во времени и пространстве.

Документ - это зафиксированная  на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и  сохраняемая организацией или частным  лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности [9].

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К  сожалению, до настоящего времени среди  специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.

Например, так выглядит эволюция представляемого  документоведением понятия «документ»:

документ – материальный объект; документ – носитель информации; документ – документированная информация.

Таким образом, в последнее время  происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с  материальной составляющей на информационную.

Документ - это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени [5].

В любом случае понятие  «документ» тесно связано с понятием «информация», поскольку документ является ее основным носителем.

Слово «информация» происходит от  латинского «informatio» – разъяснение, изложение. Оно имеет множество  значений, из которых наиболее общее  и широкое – «отраженное многообразие».

Закон Республики Беларусь «Об информатизации» дает такое определение информации: сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

Обмен информацией является необходимым  условием жизни человеческого общества. Информация всегда помогала правильно  отражать происходящие события и воздействовать на них. Но лишь с появлением начертательного способа фиксации информации – письма – можно говорить о документе.

Информация может быть недокументной – не зафиксированной на материальном носителе – и документной – закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с документной информацией.

Всю информацию, которую можно получить от документа, допустимо называть информацией  документа. Условно она может  быть разделена на три составные  части: а) информация документная, б) на документе и в) о носителе и способе ее закрепления на нем.

Основу любого документа составляет документная информация, т.е. информация, содержащаяся в документе. Для ее хранения и передачи и был создан документ.

Сведения о носителе, способе  закрепления сообщения и т.п. –  это информация о документе как физическом объекте, физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для архивистов, книговедов, производителей магнитных лет, специалистов ЭВМ и т.д.

Информация на документе – это  автографы, различные пометки  авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели и т.п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве.

В связи с этим перед  документоведением, изучающим в  историческом развитии все типы, виды и разновидности документов, стоит важная задача— дать наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует имеющееся многообразие дефиниций и продолжающиеся дискуссии на эту тему.

Сопоставив и осмыслив различные дефиниции, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ — это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени [6].

 

2. Анализ современной нормативной базы по делопроизводству (стандарты, законы, инструкции).

 

 

Работа с  документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Современная правовая база по делопроизводству в Республике Беларусь включает в себя следующие нормативно-правовые документы:

1. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;
2. Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»;
3. Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»;
4. Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 года № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»;
5. Закон Республики Беларусь от 26 мая 2012 года № 384-З «Аб афіцыйных геральдычных сімвалах»;
6. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;
7. Собрание постановлений Правительства Республики Беларусь, 1993 г., № 6, ст. 89;
8. Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424 (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Совета Министров Республики Беларусь от 13 января 2007 г. № 38, от 14 апреля 2009 г. № 464);
9. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14.04.2009 № 464 «О некоторых вопросах изготовления государственных символов Республики Беларусь»;
10. Положение об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки (утверждено постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 1 марта 2002 г. № 29);
11. Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности (утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196);
12. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4);
13. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях;
14. Положение о порядке приема, рассмотрения документов, выдачи заключений и регистрации символики политических партий, профессиональных союзов и других общественных объединений;
15. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников;
16. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников;
17. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждена Постановлением Комитета  по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24.07.2003 №27);
18. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (стандарт введен в действие с 01.07.2005);
19. Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786);
20. Правила ведения книги учета проверок (утверждены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.03.2010 № 383);
21. Положение о порядке учета контролирующими (надзорными) органами выданных предписаний на проведение проверок [7].

Сегодня государственную  политику в области регулирования  делопроизводства и архивного дела ведёт комитет по архивам и  делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь.

Инструкция по делопроизводству служит руководством в государственных и других органах относительно документации. Закон “О государственных секретах” контролирует отношения связанные с государственными секретами.

В настоящее время в Республике Беларусь действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами. Начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов. Которые и составляют государственную нормативно-правовую базу делопроизводства.

 

3. Сравнительная  характеристика делопроизводительных  систем Московского государства  и Великого княжества литовского (нормативное регулирование, организация, формы документирования, состав документов, порядок хранения)

 

 

На новый уровень делопроизводство и документирование выходит в XV в., при образовании государства Великого княжества Литовского, и складывается законченная система делопроизводства, получившая в значительной степени законодательное оформление. В этот период утверждается система органов центрального и местного управления, определяется состав документов, регламентирующих все стороны государственной и частной жизни. Канцелярия, действовавшая при великом князе Витовте (1392-1430), приобретает характер государственной.

В связи с  осуществлением внутренней функции  государства усиливается документирование законодательной деятельности. Впервые создаются акты кодифицированного права.

Свое высшее выражение документирование законодательства нашло в издании трех Статутов ВКЛ – 1529, 1566, 1588 гг. Все три Статута ВКЛ отличает четкая организация текстов, разбитых на разделы и артикулы (статьи). Каждый Статут начинается с реестра (оглавления), облегчающего поиск необходимого артикула. В свою очередь, каждый артикул имеет заглавие, в котором указывается его краткое содержание.

Новым в организации делопроизводства явилось его законодательное оформление. Закон требовал обязательного письменного оформления и регистрации, определял порядок регистрации документов и их выдачи частным лицам, устанавливал процедуру рассмотрения «справ» в судах, определял состав документов, выдаваемых и регистрируемых в канцелярии великого князя и на местах.

В целях пресечения распространения подлогов закон предписывал все бумаги, выдаваемые в судах и канцеляриях, сопровождать подписью писаря. Законом вводилась ответственность и определялось наказание за фальсификацию печатей и подделку подписей, а также за сбор и хранение оттисков печатей. Законодательство определяло порядок применения государственных и поветовых печатей и правила их хранения.

С возникновением канцелярии при великом князе создается архив. С конца XV в. появляются копийные книги, составившие Литовскую Метрику - основу государственного архива ВКЛ. В копийные книги вносилась основная масса документов, изготавливавшихся в великокняжеской канцелярии – таким образом осуществлялось страхование документов на случай утери и при выдаче их частным лицам, и создавался архивный фонд.

В ХV-ХVI вв. складываются формуляры-образцы документов, по которым писались акты.

Особенность организации государственной власти и управления породила большое многообразие в формах документирования. Большинство документов, создававшихся в ВКЛ, имел общее название «лист», использовавшееся в то время для обе значения практически всех видов документов.

Длительное  время законы ВКЛ оформлялись  в виде великокняжеских привилеев (грамот). Привилеи готовились в государственной канцелярии, после чего редактировались великим князем, переписывались и утверждались приложением государственной печати, а позднее и подписи великого князя.

Документирование деятельности сеймов нашло отражение в сеймовых постановлениях. Наиболее распространенной название сеймовых постановлений с XVI в. – «ухвалы» («уфалы»), иногда «универсалы». С середины XVI в. встречается название «конституция», которое становится господствующим в ХVII-ХVIII вв. Постановления сеймов подразделялись на вечные и временные, а также на общие и для определенных сословий.

Земские привилеи, статуты, сеймовые постановления явились основными законодательными актами ВКЛ, однако документирование законодательной деятельности не ограничивалось только этими видами документов.

Подготовка всех документов, создававшихся в центральном аппарате управления ВКЛ, а также работа с документами, поступавшими  в центр, была  возложена на государственную канцелярию.

Во главе канцелярии стоял канцлер. Он был хранителем большой государственной печати, которой скреплял наиболее важные акты. В связи с расширением делопроизводства и необходимостью постоянного нахождения хранителя печати при дворе государя для утверждения документов, в 1566 г. была введена должность подканцлера (вице-канцлера) – заместителя канцлера, хранителя малой государственной печати, который должен был сопровождать великого князя (короля) во время его отъездов из столицы.