Документы оперативной информации

Документы оперативной информации

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и  поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении  дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные  и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех  или иных фактов и событий. Справки  бывают двух видов: с информацией  о фактах и событиях служебного характера  и выдаваемые заинтересованным гражданам  и учреждениям для удостоверения  того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о  подтверждении места учебы и  работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии  иждивенцев и т.п. Например:

Новомосковское производственное

объединение «Азот» Детский сад № 2

СПРАВКА

10.08.2000 № 113

г. Новосибирск

Тов. ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна  работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения.

Оклад — 600 рублей в месяц.

Начальник отдела кадров Подпись А.В. Иванов

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного  или вышестоящего учреждения и информирующий  его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно  предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа  зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом  листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную  записку составитель. Внешняя докладная  записка, адресуемая в вышестоящие  инстанции, оформляется на общем  бланке учреждения и подписывается  его руководителем.

Пример оформления внутренней докладной  записки:

Общий отдел Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА объединения

10.05.2000 №36 Н.К. Иванову

г. Новосибирск

О замене пишущих машин

Довожу до Вашего сведения, что  машбюро в настоящее время  оснащено пишущими машинками устаревшего  образца, многие из которых имеют  ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.

Зав. машбюро Подпись Г.Н. Колбина

Пример оформления внешней докладной  записки:

Министерство образования РФ Новосибирское областное  управление народного образования Октябрьский отдел народного образования

Генеральному директору Завода точного машиностроения И.И. Петрову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.2000 № 15

г. Новосибирск

О проверке технического

состояния жилых помещений

базы, отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации  Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения  количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1998 г., мною 13 мая  с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается  в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. районо Подпись Н.И. Пирогова

Объяснительная записка — это  документ, поясняющий содержание отдельных  положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий  причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Приведем образцы оформления объяснительных записок:

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА  10.04.2000 №34

Директору центра «Кадры» Н.И. Иванову

О срыве занятий в группе

секретарей-референтов

09.04.2000 на занятия по делопроизводству  пришло только трое слушателей  из состава группы 19 человек.

В результате этого занятия пришлось отменить.

Преподаватель Подпись Г.И. Григорьева

Наименование организации Производственный отдел

Генеральному директору  объединения А.А.Зуеву

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

12.01.2000 №46

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 1999 г. не был представлен в указанный  срок в связи с отсутствием  подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела Подпись Ю.П. Елкин

Производственное объединение  по добыче железной руды «Крымчермет» шахта «Юзовская»

Начальнику шахты К.Е. Матвееву

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

24.01.2000 №87

О нарушении производственной дисциплины

11 января 2000 г. во второй смене  вовремя моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.

Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел  ее отрыв от несущей конструкции  и наезд на кабель, что привело  к разрыву. Ответственный за технику  безопасности при эксплуатации передвижной  установки — рабочий Егоров С.К.

Егоров С.К. ранее также нарушал  правила техники безопасности, за что имел взыскания.

Считаю необходимым принять  строгие меры дисциплинарного воздействия  к Егорову С.К.

Горный мастер Подпись П.Г. Потапов

Акт —документ, составленный несколькими  лицами и подтверждающий установленный  факт, событие, действие. Чаще всего  акты составляются комиссиями, как  постоянно действующими, так и  назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей  организации или руководителя. В  отдельных случаях акт может  быть составлен одним или несколькими  должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и  большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при  смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения  дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить  существо вопроса, подлежащего отражению  в акте, а также законодательные  и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями  граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении  делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных  органах, на предприятиях, в учреждениях  и организациях (других нормативных  документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого  документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые  точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся  черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые  в бланке акта, должны соответствовать  дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся  ситуаций имеются унифицированные  формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и  выводы. Текст введения во всех актах  формализован. В нем указывается  основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), Начинается эта часть  акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после  заголовка, с абзаца. После слова  «Основание» ставится двоеточие  и указываются наименование распорядительного  документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».

С новой строки прямо от полей  с прописной буквы пишется  слово «Составлен» и далее  перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:

Составлен:

Председатель_____________________________________________

Должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии:

Члены комиссии: 1. _____________________________________

Должность, фамилия, инициалы

2.

3.

Присутствовали: 1. _____________________________________

Должность, фамилия, инициалы

2. ….

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной  составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта  часть текста не обязательна —  акт может заканчиваться и  констатацией фактов.

После текста перед подписями при  необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и  их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. направлен в Минэкономики  России

2-й экз. направлен в МПС  России

3-й экз. — в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт  подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:

Председатель комиссии Подпись  К.Я. Лакин

Члены комиссии: ______________ В.Н. Кириллов

Подпись

______________ И.Н. Потапов

Подпись

______________ Н.Н. Ламшйна

Подпись

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об») и формулируемый с помощью  отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении  к уничтожению документов и дел  — руководителем учреждения. Утверждение  оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Приведем пример оформления акта:

Министерство культуры России Комитет по культуре Администрации ___________________________ Наименование области

УТВЕРЖДАЮ председатель комитета Подпись Н.И. Петров ___________________ Дата

АКТ

18.05.2000 № 12

г. Новосибирск

О проверке сохранности документов в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 № 102 «О проверке сохранности  управленческих документов».

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.

Члены комиссии:

Зав. общим отделом Григорьева Н.И.

Инспектор отдела кадров Михайлова  Г.Г.

Зам. главного бухгалтера Мышкина  С.И.

Референт Прокудина М.В.

В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила организацию и условия  хранения управленческих документов в  комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и  в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается  с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или  незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение  для архива комитета.

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й — в дело № 1—23

2-й — в областной архив.

Председатель комиссии Подпись  Г.В. Сидоров

Члены комиссии: Подпись Н.И. Григорьева

Подпись ГГ. Михайлова 

Подпись С.И. Мышкина 

Подпись М.В. Прокудина

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения  информации во многом зависят своевременность  и правильность принятия решения. Поэтому  чтобы обеспечить срочное получение  информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии  документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.